Klimaschutz: 9 Tipps zur Senkung des Papierverbrauchs im Malerbetrieb

Klimaschutz: 9 Tipps zur Senkung des Papierverbrauchs im Malerbetrieb

Fridays for Future! Unter diesem Motto gehen seit Wochen tausende Schüler für mehr Klimaschutz auf die Straße. Zum „Schulschwänzen“ mag jeder seine eigene Meinung haben, aber über das Anliegen, das die Schüler lautstark auf die Straße tragen, dürfte Einigkeit bestehen. Denn: Klimaschutz geht uns alle an. Die globale Erderwärmung schreitet voran. Nur eine drastische Reduktion der Kohlendioxid-Emissionen kann diese Entwicklung noch aufhalten.  

Es reicht nicht, sich nur mit Forderungen an die Politik zu wenden. Nicht alles kann und muss in Gesetze gegossen werden. Jeder kann bei sich selbst anfangen und sein eigenes Verhalten hinterfragen. Jeder kann privat und beruflich eine Menge für den Klimaschutz tun. Das gilt auch für Malerbetriebe. Vom Chef bis zum Mitarbeiter kann jeder seinen Teil dazu beitragen. Klima- und Umweltschutz sind auch eine Frage der Unternehmensphilosophie.

Digital statt Papier
Beim Papierverbrauch liegt Deutschland mit an der Weltspitze. Im Jahr verbraucht jeder Deutsche circa 250 kg Papier. Das sind fünf Zentner Papier. Ein unglaublicher Wert. Die Franzosen liegen gerade einmal bei drei Zentner. Deutschland hingegen verbraucht so viel Papier wie die Kontinente Afrika und Südamerika zusammen. Im Jahr 1950 kamen die Deutschen noch mit knapp 32 kg pro Jahr aus. Jeder kann dafür Sorge tragen, den Papierverbrauch zu senken. Auch die Bundesregierung hat sich die Reduzierung des Papierverbrauchs auf die Fahnen geschrieben. Ab 27. November 2019 werden Bundesstellen nur noch Rechnungen in elektronischer Form akzeptieren. Durch die elektronische Rechnungsform rechnet die Bundesregierung pro Rechnung mit einem um circa 50 Prozent verringerten CO2-Ausstoß. In Malerbetrieben lässt sich mit wenigen Maßnahmen der Papierverbrauch schnell reduzieren. Der digitale Malerbetrieb arbeitet fast papierlos und das sorgt nicht nur für eine bessere CO2-Bilanz, sondern bringt ihm noch weitere, grandiose Vorteile.

Tipp 1: E-Rechnung statt Papier-Rechnung
Vom Angebot über die Auftragsbestätigung bis zur Rechnung lässt sich mit der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM alles digital abbilden und schnell per E-Mail und damit papierlos an den Kunden versenden. Im Gegensatz zu einfachen PDF-Rechnungen erstellen und verarbeiten C.A.T.S.-Kunden elektronische Rechnungen im neuen ZUGFeRD-Format. Das bringt ihnen nicht nur eine Papierersparnis, sondern weitere enorme Vorteile. Eine digitale ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF-Beleg mit eingebetteter XML-Struktur. So ist die Rechnung für Menschen lesbar (PDF) und für Maschinen auslesbar (XML). Aus einer Lieferantenrechnung werden die einzelnen Rechnungs- und Materialdaten völlig automatisch in die Maler-Software eingelesen und weiterverarbeitet. Das spart jede Menge Tipparbeit. Über Ein- und Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format freut sich auch das Steuerbüro, denn auch hier muss keine Rechnung mehr manuell erfasst werden. Zudem müssen keine Pendelordner mit Papierbelegen mehr zwischen Maler- und Steuerbüro hin- und hergefahren werden. Diese Arbeitsweise spart nicht nur Papier und Autofahrten, sondern auch jede Menge Zeit und vermeidet leidige Tippfehler. 

Tipp 2: Die papierlose Akte
Was früher im Aktenschrank zu finden war, ist heute in digitaler Form in elektronischen Akten der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM abgelegt. Die e-Akten für Kunden, Lieferanten oder sonstige Dienstleister sind Dreh- und Angelpunkt der Maler-Software und dienen ebenso wie elektronische Projektakten als perfektes Ablagesystem. Durch intelligente Suchfunktionen wird das gesuchte Dokument zudem wesentlich schneller gefunden als im analogen Aktenschrank. Aber natürlich werden hier auch E-Mails, Notizen, Fotos, Baupläne und viele andere Dinge digital abgelegt – eben alles, was in eine Akte gehört. Und muss der Malerunternehmer zum Kundentermin oder zu einer Baubesprechung hat er mit der mobilen App VerA die entsprechende e-Akte sogar auf dem Smartphone oder Tablet mit dabei.

Tipp 3: Digitale Notizen, Aufgaben, Termine
Gelbe Klebezettel am Büro-Bildschirm. Handgeschriebene Notizen unterwegs. Papier-Taschenkalender. Das alles ist im IT-Zeitalter Schnee von gestern. Das moderne Termin- und Aufgabenmanagement übernimmt im Büro die Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM und unterwegs die mobile App VerA. Termine, Aufgaben, Sprachnachrichten, Notizen, Fotos, Checklisten, Kunden- und Lieferantenakten –  das mobile Büro ist auf dem Smartphone längst Realität und sorgt für jede Menge Papierfreiheit. Zugleich wird alles was der Chef unterwegs erfasst, in Echtzeit mit der Maler-Software im Büro abgeglichen. So wissen auch die Büromitarbeiter immer über alles Bescheid. Und natürlich erhält der Chef unterwegs aus der Maler-Software auch wichtige Infos auf sein Smartphone geschickt. Das ist der perfekte, digitale und vollkommen papierfreie Workflow.   

Tipp 4: E-Mails digital ablegen und nicht ausdrucken
E-Mails sind aus dem Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Sie enthalten oft wichtige Informationen, die in die Kunden- oder Lieferantenakte abgelegt gehören. Eine E-Mail ausdrucken und in Papierform ablegen, ist widersinnig und absolut nicht zeitgemäß. Da das elektronische Postfach kein geeigneter, dauerhafter Ablageort ist, wird über den integrierten FileConnector© der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM die E-Mail in der entsprechenden e-Akte im Original abgelegt. Hier kann die komplette E-Mail jederzeit wieder aufgerufen und eingesehen werden.

Tipp 5: Ausschreibungen – ganz ohne Papier
Um an einer Ausschreibung teilnehmen zu können, benötigt der Malerbetrieb vom Ausschreibenden das entsprechende Leistungsverzeichnis (LV). Betriebe, die sich das LV noch in Papierform aushändigen lassen oder eine PDF-Datei auf Papier ausdrucken, um das LV dann mühsam abzutippen, sind nicht auf der Höhe der Zeit. Das Dateiaustauschverfahren GAEB DA XML ermöglicht den digitalen Datenaustausch. Mit GAEB DA XML kommt die Ausschreibung nicht mehr als Papier oder PDF-Datei ins Malerbüro, sondern als unmittelbar einspielbare GAEB-Datei. Das digitale Leistungsverzeichnis wird einfach in die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM zur Angebotsbearbeitung übernommen. Ist das Ausschreibungsprojekt fertig bearbeitet, wird es ebenfalls wieder digital an den Ausschreibenden gesendet – alles ganz ohne Papierkram und Abtipperei.

Tipp 6: Aufmaße digital erfassen
Ein Handaufmaß ist mühsam und fehleranfällig. Lange Maßketten werden vom Chef auf Papier notiert und von einem Büromitarbeiter abgetippt. Das digitale Zeitalter hat auch hier neue Arbeitsweisen geschaffen, die dem Chef und seinen Büroangestellten wertvolle Stunden sparen. Im Außenbereich wird einfach mit der Aufmaßlösung BILDaufmaß aus einem Foto ein Aufmaß erstellt und im Innenbereich erfasst der Maler mit der Aufmaßlösung CATSmobil sein Aufmaß in ein Smartphone. Schon sind die Daten da, wo sie hingehören – ohne Abtippen und ohne Papier.

Tipp 7: Stundenzettel digital statt Papier
Papier-Stundenzettel gehören der Vergangenheit an. Kein Mitarbeiter schreibt gerne Stundenzettel mit der Hand. Heutzutage werden Arbeitszeiten einfach per Smartphone erfasst und automatisch ins Büro übertragen. Die Arbeit mit der Zeiterfassungslösung CATSbauzeit entlastet die Gesellen auf der Baustelle von lästiger Schreibarbeit und im Büro muss niemand mehr schwer entzifferbare, handgeschriebene Stundenzettel stundenlang abtippen. Der digitale Stundenzettel spart Papier und so manche Arbeitsstunde, die sinnvoller genutzt werden kann.

Tipp 8: Der digitale Urlaubsantrag
Papiergebundene Urlaubsformulare sind in Unternehmen noch immer gelebte Praxis. Für Baustellen-Mitarbeiter ist dies immer eine besondere Herausforderung, da sie für die Beantragung von Urlaub das Malerbüro aufsuchen müssen. Anwender der Zeiterfassungslösung CATSbauzeit können von der Baustelle aus ihren Urlaub digital beantragen. So liegt der Urlaubswunsch direkt im Büro vor, kann geprüft und genehmigt werden. Natürlich erfolgt die Rückinfo an den Mitarbeiter digital. Auf der digitalen Baustelle ist eben alles papierlos digital.

Tipp 9: Zielgerichtete Werbung
Nach WWF-Analysen landen rund 30 Kilo Werbeflyer jährlich in deutschen Briefkästen. Werbung, die die Empfänger häufig nicht interessiert. Jedes Unternehmen ist auf Werbung angewiesen. Doch im digitalen Zeitalter muss kein Unternehmen mehr Werbung an jedermann senden und damit (potenzielle) Kunden verärgern. Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM unterstützt mit dem integrierten Mailing-Center den Betrieb dabei, am Bedarf des Kunden orientierte Werbung zu versenden. So erhält der Kunde nur das, was ihn interessiert und der Malerbetrieb zahlt keine unnötigen Werbe-und Portokosten.

Die Digitalisierung hilft Malerbetrieben ihren Papierverbrauch dramatisch zu reduzieren. Auf diese Weise können auch Handwerksbetriebe zur CO2-Reduktion beitragen. Durch die digitale Arbeitsweise sparen Betriebe aber auch jede Menge Zeit und Kosten. Da aber auf Papier noch nicht komplett verzichtet werden kann, sollte beim Papierkauf auf das Umweltzeichen „Blauer Engel“ geachtet werden. Recyclingpapier wird mittlerweile allgemein geschätzt und akzeptiert.