Automatisch, elektronisch, sicher – Aktenordner haben im Malerbüro endlich ausgedient

Dokumentenmanagement im Maler- und Stuckateurbetrieb 4.0
Die Digitalisierung verändert althergebrachte Arbeitsweisen auch in Handwerksunternehmen. Das gilt nicht nur für die Baustelle, sondern auch fürs Büro. Der Trend geht schon lange hin zum papierlosen Büro und so ist die elektronische Dokumentenarchivierung nur eine logische Folge und Teil des Malerbetriebs 4.0.

digitale Verwaltung spart Zeit
Aktenschränke platzen aus allen Nähten, Archivschränke ebenso. Langwieriges Suchen kostet eine Menge Arbeitszeit. Der digitale Malerbetrieb spart diese Zeit und setzt auf ein elektronisches Dokumentenmanagement. In diesem werden alle Dokumente wie Ausgangs- und Eingangsbelege, Geschäftsbriefe, Verträge, Fotos, Baupläne und so weiter digital verwaltet. So gehen wichtige Schriftstück nicht verloren, sondern sind mit wenigen Mausklicks auffindbar, können jederzeit eingesehen, ausgedruckt oder elektronisch versendet werden.

Dokumentenmanagement ersetzt den Aktenordner
C.A.T.S.-Soft hat daher schon vor einiger Zeit in seine betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM ein elektronisches Dokumentenmanagement integriert und dieses stetig neuen Marktgegebenheiten angepasst. Die herkömmliche Aktenführung in Papierform wird mit der Maler-Software schnell überflüssig. Auch der Wildwuchs an digitalen Dokumenten, die mal hier und mal dort auf dem Büro-PC abgelegt wurden, hat so ein Ende. Die Maler-Software archiviert Dokumente aus allen Bereichen des Handwerksbetriebes.

eigene Dokumente automatisch archivieren
Elektronische Akte in der Maler-SoftwareEs versteht sich von selbst, dass eine Maler-Software alle ausgehenden und mit ihr erstellten Ausgangsbelege vom Angebot bis zur Rechnung automatisch archiviert. Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM geht noch einen Schritt weiter. Alle erstellten Ausgangsbelege werden automatisch ohne weiteres Zutun im schreibgeschützten PDF-Format archiviert. So wird der Beleg auf Dauer lesbar archiviert und kann jederzeit nochmals eingesehen, ausgedruckt oder gemailt werden. Zudem wird der gesamte Schriftverkehr, der über das integrierte Office-Center oder Mailing-Center geführt wird, automatisch in der elektronischen Akte abgelegt. Ob Terminvereinbarung, Behinderungsanzeige, Bedenkenanmeldung, Werbebriefe oder sonstige Schreiben – alles ist auf Knopfdruck in der elektronischen Kundenakte einsehbar.

elektronische Post auf Knopfdruck archivieren
Doch auch eingehende Dokumente finden ihren Weg schnell und einfach in die elektronischen Akten der Maler-Software. Täglich erreichen Malerbetriebe Dokumente sowohl in analoger als auch in digitaler Form. Da bringt der Postbote Geschäftsbriefe und Lieferantenrechnungen in Papierform und zu gleicher Zeit gehen Rechnungen und Geschäftsbriefe per E-Mail ein. Auch Baustellenfotos, CAD-Zeichnungen oder Baupläne liegen oft schon in digitaler Form vor. All diese Dokumente wandern heutzutage nicht mehr in Aktenschränke, sondern in die elektronischen Akten der Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM. Und das geht ganz einfach. Digitale Dokumente werden einfach per Mausklick in das Cockpit der Maler-Software gezogen und automatisch in der gewählten Akte abgelegt. Für dieses einfache Ablagesystem sorgt der integrierte FileConnector©

analoge Dokumente digitalisieren
Und was passiert mit Dokumenten in Papierform? Sie werden einfach gescannt und dann in der Software archiviert. Fast jeder Malerbetrieb verfügt heutzutage über einen handelsüblichen Scanner. Damit eine nachträgliche Manipulation der Dokumente ausgeschlossen werden kann, empfiehlt sich der Scan im PDF-Format. Das PDF-Format lässt sich bei den meisten Scannern auswählen. So ist auch hier nicht nur eine dauerhaft lesbare Archivierung garantiert, sondern das Dokument kann bei Bedarf ausgedruckt oder versendet werden.

Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM bietet ein perfektes Ablage- und Archivsystem, mit dem jedes Dokument schnell gefunden wird. Der klassische Aktenschrank hat ausgedient. So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.

Das könnte Sie auch interessieren:
Achtung: Wie sind elektronische Rechnungen zu archivieren?
Bei den Buchhaltungskosten schnell und einfach Geld sparen