Unternehmen schaffen Briefpost ab

Unternehmen schaffen Briefpost ab

Immer weniger Briefpost landet tagtäglich auf dem Büroschreibtisch. Diese Beobachtung machten in den letzten Monaten viele Unternehmer. Was bisher ausschließlich als persönliche Wahrnehmung galt, bestätigt eine aktuelle Umfrage im Auftrag des Digitalverbandes Bitkom.

Papierstapel, Briefe und Aktenordner haben ausgedient
Die Coronakrise hat in vielen deutschen Unternehmen zum Umdenken geführt und die Digitalisierung vorangetrieben. „Papierstapel, Briefe und Aktenordner haben ausgedient: Die deutsche Wirtschaft macht bei der Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse in diesem Jahr kräftig Druck. So sagen fast 9 von 10 Geschäftsführern und Vorständen in Deutschland (86 Prozent), ihr Unternehmen habe das Ziel, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Das ist doppelt so viel wie [Weiterlesen…]

Life Hack: Eingangsrechnungen digitalisieren – so einfach geht’s

Neben digitalen Lieferantenrechnungen per E-Mail erreichen Malerbetriebe noch täglich viele Rechnungen in Papierform. Eine Mischablage ist in vielen Betrieben die Folge und das Chaos damit perfekt. Der einfachste Weg aus dem Chaos ist, ein einheitliches Ablagesystem zu schaffen. Das digitale Rechnungseingangsjournal der betriebswirtschaftlichen Malersoftware C.A.T.S.-WARICUM Professional SQL ist dafür wie geschaffen. Nicht nur digitale Belege finden dort schnell Eingang, auch für eingehende Papierrechnungen ist das Eingangsjournal das perfekte Ablagesystem. Anwender der Maler-Software fotografieren mit der App DokuScan einfach den Papierbeleg ab. Dieser wird dann automatisch dem Rechnungseingangsjournal der Maler-Software zugefügt. So steht die Eingangsrechnung in nur wenigen Sekunden in der Maler-Software zur weiteren Bearbeitung bereit.

In dem neuen Life Hack zeigt MM Bianca Wege von C.A.T.S.-Soft wie spielend leicht sich Papierrechnungen digitalisieren und in der ERP-Software C.A.T.S.-WARICUM SQL Prof. ablegen lassen. 

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So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute. 

Komfortsuche Plus: Die schnelle Dokumentenanalyse fürs Malerbüro

Komfortsuche Plus: Die schnelle Dokumentenanalyse fürs Malerbüro

Die angebotene Abdeckfolie erscheint teurer als üblich. Was hat der Betrieb das letzte Mal dafür bezahlt? Die für einen Fassadenanstrich benötigte Farbe hat der Betrieb vor zwei Jahren schon einmal gestrichen. Die Farbe ließ sich hervorragend verarbeiten. Aber von wem wurde sie damals geliefert? Im Büro streikt der Kaffeeautomat. Er produziert nur noch Dampf statt Kaffee. Wann wurde die Maschine gekauft? Ist darauf noch Garantie?

Fragen über Fragen, mit denen jeder Malerunternehmer fast täglich konfrontiert wird. Um eine Antwort zu finden, [Weiterlesen…]

DokuScan: Schnelle Digitalisierung von Papierbelegen mit dem Smartphone

DokuScan: Die Scan-App für die schnelle Digitalisierung von Belegen im Malerbüro

Viele Dokumente erreichen noch heute in Papierform das Malerbüro. Das kann der Mietvertrag mit dem Vermieter sein, der Kaufvertrag über den neuen Firmenwagen, die Tankquittung, ein Einkaufsbeleg für den Bürokaffee, ein technisches Merkblatt, eine Bedienungsanleitung, aber natürlich auch ein Lieferschein oder eine Rechnung vom Großhandel. Derlei Beispiele gibt es viele. Damit diese Dokumente immer griffbereit sind und nicht im Aktenschrank vor sich hindümpeln, werden in einem effizient arbeitenden Büro diese Dokumente digitalisiert, sprich gescannt, und in der Unternehmenssoftware abgelegt.

Malerbetriebe, die die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM einsetzen, können dies zügig, ohne Zeitaufwand und ohne Zusatzhardware erledigen. Die Büromitarbeiter müssen dafür nicht einmal ihren Büroschreibtisch verlassen. Mit der App DokuScan aus dem Hause C.A.T.S.-Soft wird der Beleg einfach mit dem [Weiterlesen…]

Ärger mit dem Finanzamt vermeiden: GoBD regelt die elektronische Archivierung

Mit Maler-Software die GoBD-Anforderungen erfüllenDer Trend zu digitalem Schriftverkehr und nicht zuletzt zur digitalen Rechnung ist nicht aufzuhalten. Viele Privatpersonen und Unternehmen erhalten schon heute ihre Strom- und Telefonrechnungen auf digitalem Weg per E-Mail. Auch der Maler-Großhandel versendet schon vielfach Rechnungen im PDF-Format. Der elektronische Rechnungsversand wird unaufhörlich weitergehen. Nicht zuletzt Politik und Gesetzgeber forcieren diesen Trend. Rechnungen in Papierform werden bald der Vergangenheit angehören. Da müssen Malerbetriebe gerüstet sein, wenn sie Ärger mit dem Finanzamt vermeiden wollen.

GoBD bestimmt das Wie
Der Malerunternehmer als Steuerpflichtiger hat bei der Ablage von elektronischen Dokumenten Vorgaben des Gesetzgebers und der Finanzverwaltung zu beachten. Unterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt und dem Finanzamt ein Prüfzugriff gewährt werden. Das war bereits früher bei Papierdokumenten der Fall und gilt natürlich auch für [Weiterlesen…]

BusinessDay 2017: Malerbetrieb 4.0

BusinessDay 2017

Alljährlich treffen sich Inhaber und Führungskräfte der Top-Betriebe des Maler- und Stuckateurhandwerks bei C.A.T.S-Soft in Gladenbach zum BusinessDay. Hier stehen neue Trends und auch der Erfahrungsaustausch auf der Tagesordnung. In spannenden Vorträgen und offenen Diskussionsrunden werden die Zukunftsthemen der Branche behandelt. Für 2017 sieht C.A.T.S.-Geschäftsführer Thomas Scheld einen klaren Trend: Den Malerbetrieb 4.0. [Weiterlesen…]

Automatisch, elektronisch, sicher – Aktenordner haben im Malerbüro endlich ausgedient

Dokumentenmanagement im Maler- und Stuckateurbetrieb 4.0
Die Digitalisierung verändert althergebrachte Arbeitsweisen auch in Handwerksunternehmen. Das gilt nicht nur für die Baustelle, sondern auch fürs Büro. Der Trend geht schon lange hin zum papierlosen Büro und so ist die elektronische Dokumentenarchivierung nur eine logische Folge und Teil des Malerbetriebs 4.0.

digitale Verwaltung spart Zeit
Aktenschränke platzen aus allen Nähten, Archivschränke ebenso. Langwieriges Suchen kostet eine Menge Arbeitszeit. Der digitale Malerbetrieb spart diese Zeit und setzt auf ein elektronisches Dokumentenmanagement. In diesem werden alle Dokumente wie Ausgangs- und Eingangsbelege, Geschäftsbriefe, Verträge, Fotos, Baupläne und so weiter digital verwaltet. So gehen wichtige Schriftstück nicht verloren, sondern sind mit wenigen Mausklicks auffindbar, können jederzeit eingesehen, ausgedruckt oder [Weiterlesen…]

Ein Ass im Ärmel: Die digitale Projektakte im Malerbetrieb

Mit der elektronischen Projektakte hat der Maler ein Ass im Ärmel„Ich sende Ihnen den Bauzeitenplan sofort per E-Mail zu“, kaum vom Architekten ausgesprochen, kommt die angekündigte E-Mail auch im Malerbüro an. Die E-Mail wird gelesen und dann auf Papier ausgeduckt. Der Ausdruck verschwindet irgendwo im Ordner. Die E-Mail wird gelöscht.

Gleiche Baustelle andere Szene: Der Maler macht Fotos von Untergründen, die aufgearbeitet werden müssen und Regiearbeiten erforderlich machen. Es sind Digitalfotos – das versteht sich von selbst. Im Büro legt der Maler diese in irgendeinem Dateiordner auf seinem Büro-PC ab. Der Projektordner im Schrank enthält keine Informationen darüber.

Zur gleichen Zeit im Malerbüro: Der Postbote kommt. Zwei Großhandelsrechnungen hat er im Gepäck. Die Originalrechnung wandert zum Steuerberater, eine Kopie in die Lieferantenakte. Sowohl im Projektordner als auch im Büro-PC ist zu dem ganzen Vorgang nichts zu finden.

In allen drei Fällen ist ein und dieselbe [Weiterlesen…]

Achtung: Wie sind elektronische Rechnungen zu archivieren?

Elektronische-Rechnung-9710Die Zeiten sind vorbei als den Maler- und Stuckateurbetrieben Rechnungen in Papierform ins Haus flatterten. Immer mehr Großhändler versenden mittlerweile ihre Rechnungen per E-Mail als digitalen Beleg. Das spart Zeit, Papier und Porto.

Wichtig: Elektronische Rechnung elektronisch archivieren
Den Maler und Stuckateur stellt dies vor ein ernstes Problem. Die Rechnung einfach ausdrucken, die E-Mail löschen und so tun als sei die Rechnung ein Papierbeleg, darf er nicht. Der Gesetzgeber spricht hier klare Worte. Elektronische Rechnungen müssen nämlich in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Und sie müssen während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren auch jederzeit [Weiterlesen…]

Malerbüro 4.0 – digital gewinnen oder analog verlieren?!

Malerbüro 4.0 – digital gewinnen oder analog verlieren?!Industrie 4.0 ist in aller Munde. Es vergeht kaum ein Tag, an dem nicht in den Medien von Industrie 4.0 die Rede ist. Industrie 4.0 ist auch ein zentrales Thema der digitalen Agenda der Bundesregierung, die sich die Förderung des digitalen Wandels in der Wirtschaft auf die Fahnen geschrieben hat. Und das zu Recht, denn in der Gestaltung dieses Wandels liegt zweifelsohne die wirtschaftliche Zukunft Deutschlands.

Intelligente Vernetzung
Wer von oder über Industrie 4.0 spricht, meint damit die intelligente Vernetzung von Menschen, Maschinen und industriellen Prozessen. Eine solche Vernetzung ist natürlich nicht nur auf die Industrie beschränkt. So kommt es auch im Handwerksbetrieb darauf an, dass Menschen, Maschinen und die Abläufe optimal aufeinander abgestimmt werden. Nur, wer die zur [Weiterlesen…]

Der FileConnector: Perfekte Archivierung ohne Zeitaufwand.

Der FileConnector der Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM.Das Büro der Zukunft ist auch im Maler- und Stuckateurhandwerk das digitale Büro. Das digitale Malerbüro verschafft dem Betrieb klare Wettbewerbsvorteile. So wird nicht nur jede Menge [Weiterlesen…]

Schluß mit dem Chaos im Büro! Der 8-Punkte-Plan für das moderne Malerbüro.

Büroorganisation für Maler und Stuckateure

Im Handwerksbüro laufen alle Fäden zusammen. Hier werden Kunden empfangen, Angebote und Aufträge geschrieben, Baustellen vorbereitet, gesteuert und abgerechnet, Reklamationen bearbeitet, Mahnungen geschrieben, Werbeaktionen gestartet, Mitarbeiter eingestellt und so weiter. Die Liste ließe sich natürlich noch weiter fortsetzen. Doch eins wird schon jetzt klar: Das Herzstück eines jeden Betriebs ist [Weiterlesen…]

Das papierlose Malerbüro. Sinn oder Unsinn?

Das papierlose Malerbüro? Papierlose Aufmaßerstellung (aus Fotos und einer Skizze) , digitale Stundenzettel zur Zeiterfassung, elektronische Akten einer modernen Maler-Software machen's möglich.  246 Kilogramm Papier hat ein Deutscher im Jahr 2011 im Durchschnitt verbraucht. Nur Österreich lag mit einem Papierverbrauch von [Weiterlesen…]

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