Ein Ass im Ärmel: Die digitale Projektakte im Malerbetrieb

Mit der elektronischen Projektakte hat der Maler ein Ass im Ärmel„Ich sende Ihnen den Bauzeitenplan sofort per E-Mail zu“, kaum vom Architekten ausgesprochen, kommt die angekündigte E-Mail auch im Malerbüro an. Die E-Mail wird gelesen und dann auf Papier ausgeduckt. Der Ausdruck verschwindet irgendwo im Ordner. Die E-Mail wird gelöscht.

Gleiche Baustelle andere Szene: Der Maler macht Fotos von Untergründen, die aufgearbeitet werden müssen und Regiearbeiten erforderlich machen. Es sind Digitalfotos – das versteht sich von selbst. Im Büro legt der Maler diese in irgendeinem Dateiordner auf seinem Büro-PC ab. Der Projektordner im Schrank enthält keine Informationen darüber.

Zur gleichen Zeit im Malerbüro: Der Postbote kommt. Zwei Großhandelsrechnungen hat er im Gepäck. Die Originalrechnung wandert zum Steuerberater, eine Kopie in die Lieferantenakte. Sowohl im Projektordner als auch im Büro-PC ist zu dem ganzen Vorgang nichts zu finden.

In allen drei Fällen ist ein und dieselbe Baustelle betroffen. Doch die Belege und Dokumentationen befinden sich entweder im Aktenschrank, im Büro-PC oder beim Steuerberater.

Chaos vorprogrammiert: Papier und digital – die doppelte Aktenführung
Unsere Kommunikation erfolgt heutzutage sowohl digital als auch in Papierformat. Das führt zu doppelten Aktenführungen – zur digitalen Akte und zur Papierakte. Doch beide sind unvollständig geführt, denn nicht alle Digitalbelege finden sich in der Papierakte und nicht alle Papierbelege werden digitalisiert. Chaos ist vorprogrammiert. Für Chef und Mitarbeiter heißt es dann oft: Suchen, suchen, suchen. Das kostet jede Menge Zeit. Und davon haben Chef und Mitarbeiter eh zu wenig.

Zukunftsorientiert arbeiten: Die digitale Aktenführung
Effizientes Arbeiten sieht anders aus. „Ordnung ist das halbe Leben“ ist nicht nur so ein alter Spruch, sondern er sagt etwas Wahres aus. Wenn in einer Projektakte alle Fäden geordnet zusammenlaufen, dann werden Informationen rund um das Projekt schneller gefunden. Da immer mehr Informationen digital auf uns einströmen, sollten Maler- und Stuckateurbetriebe der digitalen Aktenführung der Vorzug geben. Mit einer digitalen und gut strukturierten Projektakte wird das Auffinden einer Information zum Kinderspiel.

Lösung: Die elektronische Projektakte in C.A.T.S.-WARICUM
Eine gut strukturierte, digitale Projektakte findet sich zu jedem Projekt in der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM. Medienbrüche werden vermieden. E-Mails finden darin ebenso ihren Platz wie Beschwerdeanmeldungen, Baustellenfotos, Lieferantenrechnungen und so weiter. Natürlich sind auch die mit der Maler-Software erstellten Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Aufmaßlisten, Massenzusammenstellungen, Materialbestellungen und vieles mehr in der elektronischen Projektakte enthalten. So hat der Maler und Stuckateur alle relevanten Projektinformationen auf einen Blick. 

Projektakte_kurz
Auch die eingangs geschilderten drei Fallbeispiele werden mit der digitalen Projektakte verwaltet. So unterstützt die Maler-Software den Anwender tatkräftig bei einer schnellen Ablage der externen Dokumente. Die digitale Bauzeitenplan findet über den in der Software integrierten FileConnector© automatisch den Weg in die elektronische Projektakte. Die digitalen Baustellenfotos wandern ebenso schnell dorthin. Und Rechnung und Lieferschein des Großhändlers werden einfach mit einem Scanner digitalisiert und ebenfalls in der elektronischen Projektakte abgelegt. So weiß jeder, welches Material in welcher Menge wann vom Großhändler geliefert wurde. So haben Chef und Mitarbeiter die erforderlichen Informationen immer schnell im Zugriff.

Die elektronische Projektakte ist Teil des in der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM integrierten Dokumentenmanagements. Damit gehören langwierige Suchvorgängen der Vergangenheit an. So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.   


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