Die E-Rechnung vom Großhandel: PDF statt Papier

Die E-Rechnung vom Großhandel: PDF statt Papier

Das Briefporto soll im Sommer beträchtlich steigen. Diese Meldung machte in den letzten Wochen in den Medien die Runde. Die deutsche Wirtschaft zeigt sich jedoch von dieser Ankündigung wenig beeindruckt. Das verwundert nicht, denn die Rechnung in elektronischer Form, die sogenannte E-Rechnung, ist zunehmend auf dem Vormarsch. Vermehrt stellt auch der Großhandel seinen Malerkunden elektronische Rechnungen zur Verfügung. Auf lange Postlaufzeiten und teures Porto wird verzichtet. Die Rechnung geht sofort nach Rechnungslegung auf Reisen und kommt schon wenige Minuten später beim Empfänger an. Das Malerbüro erhält den Rechnungsbeleg in der Regel als PDF-Datei per E-Mail. 

E-Rechnungen im PDF-Format vereinfacht Büroarbeit
Schnell und unkompliziert landet die PDF-Rechnung im elektronischen Postfach des Malerbüros. Der Verzicht auf Papier schont nicht nur die Umwelt, sondern bringt auch dem Malerbetrieb Vorteile. Statt wie früher den Papierbeleg umständlich zu scannen und in der Bürosoftware zu hinterlegen, entfällt dieser Vorgang bei einem PDF-Beleg vollständig. Über den intelligenten Fileconnector© der betriebswirtschaftlichen [Weiterlesen…]

Keine Vorsteuer verschenken – Eingangsrechnungen optimal bearbeiten

Keiner mag sie. Doch sie kommen täglich ins Haus geflattert. Die Rede ist von „Rechnungen“. Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem ein Entgelt für eine Leistung gefordert wird. Das weiß jeder. Im unternehmerischen Bereich ist eine Rechnung zudem Voraussetzung für den Vorsteuerabzug (§15 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Um diesen Vorsteuerabzug bei der nächsten Steuerprüfung nicht zu gefährden, muss [Weiterlesen…]

Ärger mit dem Finanzamt vermeiden: GoBD regelt die elektronische Archivierung

Mit Maler-Software die GoBD-Anforderungen erfüllenDer Trend zu digitalem Schriftverkehr und nicht zuletzt zur digitalen Rechnung ist nicht aufzuhalten. Viele Privatpersonen und Unternehmen erhalten schon heute ihre Strom- und Telefonrechnungen auf digitalem Weg per E-Mail. Auch der Maler-Großhandel versendet schon vielfach Rechnungen im PDF-Format. Der elektronische Rechnungsversand wird unaufhörlich weitergehen. Nicht zuletzt Politik und Gesetzgeber forcieren diesen Trend. Rechnungen in Papierform werden bald der Vergangenheit angehören. Da müssen Malerbetriebe gerüstet sein, wenn sie Ärger mit dem Finanzamt vermeiden wollen.

GoBD bestimmt das Wie
Der Malerunternehmer als Steuerpflichtiger hat bei der Ablage von elektronischen Dokumenten Vorgaben des Gesetzgebers und der Finanzverwaltung zu beachten. Unterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt und dem Finanzamt ein Prüfzugriff gewährt werden. Das war bereits früher bei Papierdokumenten der Fall und gilt natürlich auch für [Weiterlesen…]

Ein Ass im Ärmel: Die digitale Projektakte im Malerbetrieb

Mit der elektronischen Projektakte hat der Maler ein Ass im Ärmel„Ich sende Ihnen den Bauzeitenplan sofort per E-Mail zu“, kaum vom Architekten ausgesprochen, kommt die angekündigte E-Mail auch im Malerbüro an. Die E-Mail wird gelesen und dann auf Papier ausgeduckt. Der Ausdruck verschwindet irgendwo im Ordner. Die E-Mail wird gelöscht.

Gleiche Baustelle andere Szene: Der Maler macht Fotos von Untergründen, die aufgearbeitet werden müssen und Regiearbeiten erforderlich machen. Es sind Digitalfotos – das versteht sich von selbst. Im Büro legt der Maler diese in irgendeinem Dateiordner auf seinem Büro-PC ab. Der Projektordner im Schrank enthält keine Informationen darüber.

Zur gleichen Zeit im Malerbüro: Der Postbote kommt. Zwei Großhandelsrechnungen hat er im Gepäck. Die Originalrechnung wandert zum Steuerberater, eine Kopie in die Lieferantenakte. Sowohl im Projektordner als auch im Büro-PC ist zu dem ganzen Vorgang nichts zu finden.

In allen drei Fällen ist ein und dieselbe [Weiterlesen…]

Achtung: Wie sind elektronische Rechnungen zu archivieren?

Elektronische-Rechnung-9710Die Zeiten sind vorbei als den Maler- und Stuckateurbetrieben Rechnungen in Papierform ins Haus flatterten. Immer mehr Großhändler versenden mittlerweile ihre Rechnungen per E-Mail als digitalen Beleg. Das spart Zeit, Papier und Porto.

Wichtig: Elektronische Rechnung elektronisch archivieren
Den Maler und Stuckateur stellt dies vor ein ernstes Problem. Die Rechnung einfach ausdrucken, die E-Mail löschen und so tun als sei die Rechnung ein Papierbeleg, darf er nicht. Der Gesetzgeber spricht hier klare Worte. Elektronische Rechnungen müssen nämlich in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Und sie müssen während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren auch jederzeit [Weiterlesen…]