Wenn sich der Kunde per WhatsApp meldet

Wenn sich der Kunde per WhatsApp meldet

Die digitale Kommunikation ist heutzutage vielfältig. Das Smartphone macht es möglich. Auf Platz 1 der beliebtesten sozialen Netzwerke und Messenger lag im Jahr 2020 der Kurznachrichten-Dienst WhatsApp. Der Anteil der WhatsApp-Nutzer liegt bei 79,6 Prozent*. Bei den 18-29-Jährigen liegt der Anteil sogar bei 97 Prozent*. Damit ist der US-Chatdienst der Platzhirsch unter den Messenger-Diensten und das nicht nur in Deutschland. Weltweit nutzen sogar zwei Milliarden* Menschen WhatsApp. Aus dem Alltag der Menschen ist dieser Dienst fast nicht mehr wegzudenken und führt zwangsläufig dazu, dass auch Malerunternehmer von Privatkunden via WhatsApp kontaktiert werden. Über die Fragen, ob überhaupt und wenn ja, wie WhatsApp in Unternehmen datenschutzkonform eingesetzt werden kann, ist bereits viel geschrieben, diskutiert und gestritten worden. Doch Fakt ist, dass Kunden genau diesen Kommunikationsweg zu dem Handwerker ihres Vertrauens suchen und nutzen.

Es ist üblich, dass bei Auftragsgesprächen die Handy-Nummern zwischen dem Malerunternehmer und dem Kunden ausgetauscht werden. Dies signalisiert dem Kunden eine schnelle Erreichbarkeit, schafft Vertrauen und gibt Sicherheit. Oft nutzt der Kunde die bekannte Rufnummer aber nicht, um einen Anruf zu tätigen. Er chattet lieber. Und so erreicht den Malerunternehmer abends um 18 Uhr eine Message via WhatsApp, indem der Kunde den avisierten Arbeitsstart für den nächsten Morgen krankheitsbedingt absagt. Kurz darauf erhält der Malerunternehmer eine weitere Nachricht – eine Mängelanzeige – von einem anderen Kunden. Dieser sendet zudem ein Foto, auf dem sich eine stark wellende Tapete zeigt. Ganz klar: Ein Gewährleistungsfall. Zwei Beispiele von vielen wie sie in Malerbetrieben vorkommen.

Beide Nachrichten sind wichtig und sollten daher zu Dokumentationszwecken unbedingt abgelegt werden und zwar so, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt ohne lange Sucherei schnell wieder auffindbar sind. Was früher auf Papier den Weg in die Kundenakte im Aktenschrank fand, sollte heute in der digitalen Kunden- oder Projektakte Eingang finden. Denn nur, wenn die Terminabsage oder die Mängelanzeige inklusive Foto an einem zentralen Ort mit all den anderen Auftragsinformationen zur Verfügung steht, ist ein schnelles Auffinden nach Wochen oder Monaten garantiert. 

Wie das geht? Einfacher als gedacht, zumindest für Anwender der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM SQL Professional. So lassen sich Daten oder Informationen aus dem Chat-Dienst WhatsApp nach C.A.T.S.-WARICUM SQL Professional ganz einfach übernehmen. Hierzu bietet WhatsApp die Möglichkeit einen Büro-PC unter Windows über die Webadresse https://web.whatsapp.com/ mit der App auf dem Smartphone durch das Scannen eines QR-Codes zu verbinden. Danach steht die WhatsApp-Oberfläche in einem unterstützten Browser auf dem Büro-PC zur Verfügung und es können Daten von dort nach C.A.T.S.-WARICUM SQL Professional übernommen werden. Durch den in der Maler-Software integrierten FileConnector© lassen sich sowohl Textnachrichten als auch Fotos oder Videos in die jeweilige Kundenakte oder Projektakte abspeichern. Ein weiterer Benefit: Ein Blick in die Kunden- oder Projektakte genügt und alle Bürobeschäftigten haben auf dieselben Dokumente Zugriff und verfügen über den gleichen Wissensstand.

Mit dieser Arbeitsweise stehen alle zu einem Auftrag über unterschiedliche Kommunikationskanäle eintreffenden Daten in nur einer Unternehmenslösung zur Verfügung. Statt digitalem Chaos, herrscht im Büro perfekte Organisation.

*Quelle: Statista.com