Aktuell ist vielfach die Rede vom „E-Invoicing“. Doch was hat es damit auf sich, für wen ist das interessant und was bringt es für Vorteile für Maler- und Stuckateurbetriebe? Das haben wir Carsten Andrä, geschäftsführender Gesellschafter der C.A.T.S.-Soft GmbH in Gladenbach gefragt. Hier seine Antworten dazu:
Als E-Invoicing (engl. für elektronische Rechnungsstellung) bezeichnet man die Abwicklung des Rechnungs- oder Zahlungsvorganges auf digitalem Weg. Damit ist insbesondere gemeint, dass Rechnungen nicht mehr auf Papier, sondern in digitaler Form erstellt und übermittelt werden.
PDF-Datei ist keine elektronische Rechnung
Nun könnte man natürlich meinen, „Drucke ich meine Rechnung als PDF, dann ist ja alles erledigt.“, aber weit gefehlt. E-Invoicing oder elektronische Rechnung bedeutet, dass diese auf elektronischem, maschinellem Weg, automatisiert verarbeitet werden kann. Es ist also nicht gemeint, eine PDF-Datei einfach nur zu öffnen, ggf. sogar auszudrucken und dann die Rechnungsbestandteile manuell zu erfassen!
Vielmehr sind in diesem Sinne elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) Belege in Dateiform, die direkt von einem EDV-System verarbeitet werden können, also maschinenlesbar sind. Dabei werden beispielsweise Lieferantenrechnungen automatisch dem Lieferantenkonto zugeordnet, die enthaltenen Leistungen automatisch auf Projekte zugeordnet und somit in die Projektkostenerfassung gebucht und aus den ausgelesenen Zahlungsbedingungen automatisch Zahlungsvorgänge gebildet. Die eingegangenen elektronischen Belege werden weiterhin chronologisch für die Buchhaltung mit den entsprechenden Daten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungssumme, Mehrwertsteuersatz usw. als Rechnungsjournale bereitgestellt, daraus Buchungsvorschläge für die Kontierung vorgenommen und außerdem archiviert.
Vorteile Kosten- und Zeitersparnisse sowie Erhöhung der Sicherheit
Man sieht eine elektronische Rechnung bringt erhebliche Vereinfachungen für den Rechnungsdurchlauf im Unternehmen mit sich, was am Ende eine erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen ergibt. Außerdem erhöhen elektronische Rechnungen die Sicherheit der Datenübertragung erheblich (zum Beispiel gibt es keine Fehleingaben durch Tippfehler wie bei der manuellen Erfassung) und machen es damit einfacher für Unternehmen gesetzliche Vorgaben zum Beispiel die GoBD für die Buchhaltung einzuhalten (Compliance).
XRechnung und ZUGFeRD als aktuell angesagteste Dateiformate
Derzeit werden XRechnung und ZUGFeRD als präferierte Dateiformate für elektronische Rechnungen in Deutschland genannt. Bei beiden handelt es sich um vollwertige elektronische Rechnungen, die strukturierte Daten in Form eines XML-Containers (https://www.malerblog.net/was-ist-xml/) enthalten, die von einer Rechnungssoftware bzw. einem ERP-System weiterverarbeitet werden können. Während XRechnung nur die maschinenlesbaren Daten enthält, handelt es sich bei ZUGFeRD um ein sogenanntes hybrides Format, welches neben den strukturierten, maschinenlesbaren Daten zusätzlich auch eine menschenlesbare PDF/A-Datei enthält.
Obwohl es noch weitere Dateiformate für elektronische Rechnungen wie zum Beispiel Edifact gibt, ist davon auszugehen, dass XRechnung und ZUGFeRD in den nächsten Jahren die dominierenden Formate sein werden, insbesondere vor dem Hintergrund der verpflichtenden Annahme und Darstellmöglichkeit von elektronischen Rechnungen im B2B (business-to-business) Bereich zum 1. Januar 2025 und die weiteren Planungen auf europäischer Ebene.
Der Datenaustausch: Wie kommen elektronische Rechnungen zum Empfänger?
Ein weiterer, wesentlicher Punkt, den es hinsichtlich elektronischer Rechnungen zu betrachten gilt, ist, wie der Austausch der Rechnungen erfolgt, also auf welchem Weg die elektronische Rechnung den Empfänger erreicht.
Derzeit erfolgt der Rechnungsaustausch häufig per E-Mail. Hierfür sollten, sofern nicht bereits umgesetzt, schon jetzt organisatorische Maßnahmen, wie das Anlegen eines Sammelpostfachs für eingehende E-Rechnungen, vorgenommen werden, um den Ablauf zu optimieren. Entsprechende Funktionen in den im Unternehmen verwendeten ERP-Programmen sollten hier die Verarbeitung erleichtern.
Mittelfristig, spätestens wenn E-Rechnungen auch im B2C-Bereich (business-to-customer) Einzug halten, ist davon auszugehen, dass sich entsprechende Portale auch in Deutschland durchsetzen werden, so wie es bereits in anderen europäischen Ländern (bspw. Italien) der Fall ist. Über diese können dann E-Rechnungen direkt zwischen angemeldeten Akteuren ausgetauscht werden, ohne dass es zum Beispiel des Versandes einer E-Mail bedarf.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die E-Rechnung (E-Invoicing) erhebliches Potential haben und die Verarbeitung von Rechnungen und Zahlungen erheblich vereinfachen werden. Mit dem entsprechenden Software- bzw. IT-Partner sind die Herausforderungen für Maler- und Stuckateurbetriebe zu bewältigen.
Zum aktuellen Stand der Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland, empfehle ich den Malerblog-Artikel: Jetzt offiziell: Die E-Rechnung wird für Unternehmen ab 2025 Pflicht