Keiner mag sie. Doch sie kommen täglich ins Haus geflattert. Die Rede ist von „Rechnungen“. Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem ein Entgelt für eine Leistung gefordert wird. Das weiß jeder. Im unternehmerischen Bereich ist eine Rechnung zudem Voraussetzung für den Vorsteuerabzug (§15 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Um diesen Vorsteuerabzug bei der nächsten Steuerprüfung nicht zu gefährden, muss der Rechnungsempfänger einiges beachten. So muss eine Rechnung alle Pflichtangaben enthalten, die das Umsatzsteuergesetz vorschreibt. Das ist nichts Neues und sollte in jedem Unternehmen Bestandteil der sachlichen Rechnungsprüfung sein.
Papierrechnung – Digitale Rechnung
Die fortschreitende Digitalisierung stellt die Unternehmer aber vor ein weitaus größeres Problem, das in vielen Betrieben weithin unterschätzt wird. Das ist der allzu lässige Umgang mit elektronischen Rechnungen. Sogenannte e-Rechnungen haben längst Einzug in Malerbüros gehalten. Wer heutzutage beim Online-Versandhändler Amazon eine neue Digitalkamera oder eine Kaffeemaschine bestellt, erhält die Rechnung per E-Mail. Aber auch Branchenhändler übersenden mittlerweile e-Rechnungen an ihre Kunden. Im elektronischen Postfach finden sich zunehmend digitale Rechnungen und man muss kein Prophet sein, um zu erkennen, dass den digitalen Rechnungen die Zukunft gehört.
10jährige Aufbewahrungsfrist im Ursprungsformat
Doch jetzt kommt das Problem: Ebenso wie Rechnungen in Papierform müssen digitale Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden. Doch elektronischen Rechnungen dürfen nicht ausgedruckt und als Papierrechnung abgeheftet werden. Die Finanzverwaltung fordert, dass sie im Ursprungsformat, so wie sie empfangen wurden, aufbewahrt werden müssen. Das heißt eine Rechnung, die als Word-Datei empfangen wurde muss als Word-Datei und darf nicht als PDF-Datei abgelegt werden. Wird eine Rechnung hingegen als PDF-Datei empfangen, so hat die Aufbewahrung zwingend als PDF-Datei zu erfolgen. Ist die Rechnung in Textform in der E-Mail selbst enthalten, muss sogar die E-Mail als solche aufbewahrt werden. Das ergibt sich aus den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Wer sich nicht daran hält, riskiert die Vorsteuer zu verlieren. Bei einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren ist jedem Unternehmer schnell klar, dass das Vorhalten im elektronischen Postfach oder in irgendeinem Verzeichnis auf dem PC wahrlich keine Lösung darstellt.
Digitales Eingangsjournal: perfekte Archivierung, perfekter Überblick, perfekter Datenfluss
C.A.T.S.-Soft bietet ihren Kunden die optimale und schnelle Lösung. Rechnungen gehören in ein Rechnungseingangsjournal erfasst und verwaltet. Was früher handschriftlich erledigt wurde, macht heute die Unternehmenssoftware. Das digitale Rechnungseingangsjournal der Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM verwaltet Belege jeden Formats. Doch das ist nicht das einzige Highlight, das das Eingangsjournal der betriebswirtschaftlichen Maler-Software zu bieten hat.
Highlight 1: Blitzschnelles Archivieren im Ursprungsformat
Das Ablegen einer digitalen Rechnung in die Malersoftware dauert nur wenige Sekunden. Über den intelligenten FileConnector© der Malersoftware lassen sich elektronische Rechnungen, gleich welchen Formats, im Eingangsjournal automatisch hinterlegen. Ob PDF-Dokument, Word-Datei, Bilddateien im JPEG- oder TIF-Format, sogar eine E-Mail kann im Eingangsjournal im Originalformat abgespeichert werden. Um nicht nur e-Rechnungen, sondern alle Eingangsrechnungen – auch solche in Papierform – im digitalen Zugriff zu haben, empfiehlt es sich, Papierrechnungen zu scannen und die Scan-Datei ebenfalls über den FileConnector© dem Eingangsjournal hinzuzufügen. Das garantiert zu jeder Zeit einen perfekten Überblick über alle eingegangenen Rechnungen.
Highlight 2: Blitzschnelle Datenweiterverarbeitung
Die Zeiten, in denen Rechnungsdaten manuell erfasst wurden, sind vorbei. Malerbüros, die e-Rechnungen im digitalen ZUGFeRD-Format von ihren Lieferanten erhalten, haben einen großen Zusatzvorteil. Hier wird nicht nur das PDF-Rechnungsdokument automatisch im Eingangsjournal hinterlegt. Alle Rechnungsdaten werden zudem automatisch ausgelesen. Das garantiert den perfekten Datenfluss – ganz ohne Tipperei. Rechnungsdetails wie Lieferant, Datum, Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag werden automatisch gespeichert. Auch die in Rechnung gestellten Materialien finden automatisch ihren Weg in die Begleit- und Nachkalkulation der Maler-Software. Das garantiert nicht nur einen perfekten Datenfluss, sondern ist Projektüberwachung vom Feinsten.
Highlight 3: Blitzschnell Zahlungsauftrag generieren
Die in der Maler-Software gespeicherten Rechnungsdaten können elektronisch einfach weiterverarbeitet werden. Nur ein Klick und schon werden die relevanten Daten an den Zahlungsverkehr der Malersoftware übergeben. Ein prüfender Blick genügt und schon kann der Zahlungsauftrag an das Onlinebanking-System übergeben werden. Natürlich bietet das Eingangsjournal auch einen perfekten Überblick über alle bereits bezahlten und noch offenen Lieferantenrechnungen. Diese Informationen fließen sogleich, ganz automatisch in die Liquiditätsplanung der Maler-Software – ein wichtiger Baustein zur Unternehmenssicherung.
Highlight 4: Blitzschnelle Belegübergabe an Steuerberater
Was früher der Schuhkarton oder Pendelordner war, wird heute digital erledigt. Arbeitet der Steuerberater mit dem IT-Dienstleister DATEV zusammen, kann der Malerbetrieb seine digitalen Belege aus dem Rechnungseingangsjournal einfach elektronisch an den Steuerberater übermitteln. Weil die Belege im Eingangsjournal bereits vorkontiert werden, erledigt der Steuerberater die Buchhaltung ohne manuellen Aufwand und sorgt auf Wunsch dafür, dass die Belege revisionssicher archiviert werden. Da durch diesen perfekten Datenfluss im Steuerbüro ein enormer manueller Aufwand entfällt, reduzieren sich in vielen Fällen sogar noch die Buchhaltungskosten.
So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.