E-Mails sind aus dem Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Im elektronischen Postfach eines Malerbetriebs finden sich täglich E-Mails von Kunden, Lieferanten, Architekten, Bauleiter oder Handwerkskollegen. Viele dieser Mails enthalten wichtige Informationen, die nicht einfach gelöscht werden sollten.
Ein Architekt übersendet einen PDF-Bauplan und ein Bauherr ein von ihm unterzeichnetes Abnahmeprotokoll. Ein Neukunde erteilt den angebotenen Sanierungsauftrag, ein Großhändler übersendet seine Monatsrechnung und ein weiterer Kunde schickt eine Reklamation, da die erst kürzlich verputze Wand Risse ausbildet. Nur fünf Mail-Eingänge, die beispielhaft für die täglich eintreffende E-Mail-Flut im Malerbüro stehen.
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von geschäftlichen E-Mails
All diese E-Mails enthalten wichtige Informationen, die im Malerbüro nicht verlorengehen dürfen. Sie sollten auch Jahre später noch im Zugriff sein. Denn, was viele Unternehmer nicht wissen, ist, dass viele E-Mails nicht nur wichtige Nachrichten enthalten, sondern auch gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von bis zu zehn Jahren unterliegen. Dies gilt nicht nur für Buchungsbelege wie beispielsweise Rechnungen, sondern auch für Handels- und Geschäftsbriefe. Als Handels- und Geschäftsbrief gilt jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäfts dient. Auftragserteilungen, Reklamationen und vieles mehr müssen also aufbewahrt werden, und zwar egal, ob sie als analoge oder digitale Post daherkommen.
Was konkret aufbewahrungspflichtig ist und was nicht, kann mitunter recht knifflig sein. Versendet der Lieferant beispielsweise seine PDF-Rechnung per E-Mail, nutzt die E-Mail aber lediglich als Transportmittel, quasi als „Briefumschlag“, so ist von dem Empfänger nur die PDF-Rechnung elektronisch und im Original zu archivieren. Dies sieht aber anders aus, sobald sich aus der E-Mail ergänzende Angaben zur Rechnung, zum Beispiel eine abweichende Zahlungskondition, ergibt. Dann gelten auch für die E-Mail die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Wer auf Nummer sicher gehen will oder sich nicht sicher ist, ob eine Aufbewahrungspflicht besteht, sollte im Zweifel lieber eine E-Mail mehr als weniger abspeichern und aufbewahren.
Das elektronische Postfach ist kein dauerhafter Ablageort für E-Mails mit geschäftlich wichtigem Inhalt.
Doch wo ist der richtige Speicher- und Ablageort? Solche E-Mails müssen stets im Zugriff und bei Bedarf ohne Aufwand abrufbar sein. Verbleiben die E-Mails im Postfach des E-Mail-Systems, ist das Chaos oft vorprogrammiert. Durch die tägliche E-Mail-Flut wird das Postfach schnell unübersichtlich und wird eine wichtige Information dann dringend benötigt, ist die E-Mail nicht zur Hand.
Die E-Akten der ERP-Lösung C.A.T.S.-WARICUM sind das perfekte Ablagesystem – auch für E-Mails.
Früher im Papierzeitalter wurden wichtige ausgehende und eingehende Geschäftsbriefe in Handakten oder Ordnern abgelegt. Durch dieses Ablagesystem, wusste jeder Bürobeschäftigte, wo er nach der Information suchen musste. Sie war schnell auffindbar. Nicht anders verhält es sich im digitalen Zeitalter. Nur statt Handakten gibt’s E-Akten. Ein solches elektronisches Aktensystem ist Teil der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM Professional SQL. Anwender dieser ERP-Lösung legen wichtige E-Mail-Nachrichten einfach in der digitalen Kunden- oder Lieferantenakte ab. Sie können dort jederzeit aufgerufen und angezeigt werden.
Der FileConnector© sorgt für eine smarte und schnelle Ablage in der richtigen E-Akte.
Der in der Maler-Software integrierte FileConnector© ermöglicht eine smarte und schnelle Ablage der E-Mail in der digitalen Kunden- oder Lieferantenakte. Die E-Mail wird einfach per Drag und Drop auf das Cockpit der Software gezogen, die gewünschte Kunden- oder Lieferantenakte gewählt und schwuppdiwupp ist die E-Mail in der E-Akte auch schon abgelegt. Wer so arbeitet, hat alles im Griff und Zugriff. Keine E-Mail, keine Information geht verloren und kann bei Bedarf jederzeit über die digitale Akte wieder aufgerufen werden.
Sie wollen sehen, wie das geht? In nur 1 Minute und 50 Sekunden zeigt Ihnen MM Bianca Wege in einem Video-Podcast wie in nur wenigen Sekunden die empfangene E-Mail in der digitalen Kunden- oder Lieferantenakte von C.A.T.S.-WARICUM Professional SQL abgelegt wird und hier jederzeit auf Knopfdruck wieder einsehbar ist.