Künstliche Intelligenz kann die geschäftliche Korrespondenz deutlich erleichtern und im Büro wertvolle Zeit sparen. Besonders bei Routineaufgaben liefert sie schnell brauchbare Entwürfe. Blind übernehmen sollten Betriebe die Texte allerdings nicht. Wichtig ist: Inhalte prüfen, sensible Daten schützen und die eigene Handschrift bewahren – erst dann wird KI vom technischen Spielzeug zu einer praktischen Unterstützung im Büroalltag.
Alternativen zu ChatGPT
ChatGPT ist als KI-Tool in aller Munde. Was viele nicht wissen. ChatGPT ist nicht alternativlos, wenn es um das Schreiben von Texten geht. So haben sich mittlerweile auch Claude oder Google Gemini als feste Größen etabliert. Wenn ein KI-Chatbot nur zur Textformulierung genutzt werden sollen, ergeben sich bei der Nutzung dieser drei Tools keine signifikanten Unterschiede. Bei einem darüber hinausgehenden Nutzungsbedarf sollte sich eingehender mit den Vor- und Nachteilen der einzelnen KI-Chatbots beschäftigt werden.
Geschäftsbrief: KI hilft bei Routinekorrespondenz
Ein KI-Chatbot kann bei der Formulierung von Texten unterstützen – das gilt auch fürs Malerbüro. Besonders hilfreich erweist er sich bei Routinekorrespondenz oder wenn eine professionelle Formulierung gesucht wird, denn nicht jeder Handwerker ist ein Meister in professionellem Schriftdeutsch. Muss er auch nicht, denn er hat ja andere handwerkliche Fähigkeiten. Besonders nützlich erweist sich ein KI-Tool als Formulierungshilfe für Anschreiben zu Angeboten oder Auftragsbestätigungen, eine allgemeine Terminbestätigung, freundliche Zahlungserinnerungen, ein Geburtstagsgruß, Glückwünsche zum Firmenjubiläum und vieles mehr. Solche Schreiben lassen sich standardisiert als Mustertext in der eigenen Unternehmenssoftware als Musterbrief oder Muster-E-Mail hinterlegen und bei Bedarf abarbeiten.
Gute Ergebnisse dank eines guten Prompts
Für die Qualität des Formulierungsvorschlags, den die KI liefert, ist der Prompt entscheidend.
Ein Prompt ist die Arbeitsanweisung für die KI – also die genau Beschreibung dessen, was die KI liefern soll. Und hier ist es so wie auf der Baustelle: Je genauer und detaillierter der Arbeitsauftrag lautet, desto besser wird das Ergebnis.
Soll das KI-Tool also Erste Hilfe bei der Formulierung einer Terminverschiebung helfen, dann ist es nicht ratsam eine allgemeine Eingabe wie „Schreibe eine E-Mail. Grund: Terminverschiebung.“ zu machen. Das Ergebnis wird vermutlich nicht zufriedenstellend ausfallen.
Wichtig ist es, stets konkrete Angaben zu Anlass, Empfänger, gewünschtem Ton und Inhalt zu machen. Hinsichtlich eines Schreibens für eine erforderlich gewordene Terminverschiebung, könnte der Prompt beispielsweise lauten: Formuliere eine freundliche, aber verbindliche E-Mail an einen Kunden wegen einer Terminverschiebung. Der neue Termin ist am … Um kurzfristige Rückmeldung per E-Mail oder telefonisch wird gebeten, falls der Termin nicht passen sollte.“
Je klarer und genauer die Vorgaben, desto besser kann die KI das gewünschte Ergebnis liefern.
Geschäftliche und vertrauliche Daten gehören nicht ungeprüft in den KI-Chat
Datenschutz und Künstliche Intelligenz sind ein Thema für sich. Die bekanntesten KI-Chatbots sind keine europäischen, sondern US-amerikanischer Herkunft. Wer diese geschäftlich nutzen möchte, sollte vorab intensiv klären, wie der jeweilige Dienst mit eingegebenen Daten umgeht. Personenbezogene Daten sollten hierbei stets anonymisiert oder Platzhalter verwendet werden. Auf die namentliche Nennung von Kunden, Adressen, Telefonnummern, Bankdaten, Vertragsinhalte oder sensible Informationen sollte tunlichst komplett verzichtet werden.
Falls Bürobeschäftigte auf KI-Tools bei ihrer täglichen Arbeit zurückgreifen dürfen, muss es im Handwerksbetrieb feste Nutzungsregeln geben. Welche Informationen dürfen in KI-Anwendungen eingegeben werden und welche nicht. Das hat der Chef festzulegen. Mitarbeiter sind zudem in der Nutzung Künstlicher Intelligenz zu schulen.
Persönlicher Ton statt KI-Standarddeutsch
Jeder von KI gelieferte Textentwurf ist auf Herz und Nieren zu prüfen. KI wurde nicht in Deutschland trainiert. Das macht sich oft auch im Ergebnis bemerkbar. Jeder hat sicher schon einmal eine E-Mail geöffnet und sich gewundert, dass es direkt nach der freundlichen Anrede hieß „ich hoffe, Sie sind bei bester Gesundheit.“ In Deutschland klingen solch standardisierte Floskeln „strange“ und ungewohnt – hier weiß gleich jeder: Dieser Text wurde von KI geschrieben.
KI-Texte sollten daher stets an die eigene Sprache und kulturellen Gegebenheiten angepasst und auf unnötige Floskeln – wie soeben beschrieben – verzichtet werden. Von einem Handwerker erwartet der Kunde vor allem eins: einen persönlichen, glaubwürdigen und verbindlichen Ton. Die Verwendung von allgemeinen, standardisierten und nicht auf die Gegebenheiten des Einzelfalls eingehenden Formulierungen beispielsweise bei Reklamationen oder Konflikten können die Situation schnell verschärfen. Das gilt es unbedingt zu vermeiden.
Umgekehrt kann KI sehr hilfreich sein und aus stark emotionalen Texten, wenn man sich beispielsweise über einen Kunden geärgert hat und dies auch wortstark zu Papier bringt, sachliche Formulierungen werden lassen. Wer also ein emotionsgeladenes Schreiben verfasst hat, kann diesen Text durch die KI sprachlich entschärfen und sachlich verfassen lassen. Auf diese Weise genutzt, könnte die KI-Nutzung konflikt-entschärfend wirken.
Vorsicht: KI kann überzeugend formulieren – und trotzdem falsch liegen
Wie bereits ausgeführt, dominieren aktuell KI-Chatbots den Markt, die fast alle aus US-amerikanischen Softwareschmieden stammen. Hier ist nicht nur mangelnder Datenschutz ein Thema. Wer KI-Chatbots über die reine Textformulierung hinaus, zum Beispiel zu Recherchen nutzen will, sollte wissen: Auch wenn KI auf den ersten Blick beeindruckt, so fehlt es beispielsweise bei ChatGPT doch oft an Aktualität. Und nicht zu vergessen: KI steckt noch in den Kinderschuhen. Das Risiko von Halluzinationen ist allgegenwärtig bei der Nutzung von KI – dessen sollte sich jeder Nutzer bewusst sein. Nicht alles ist wahr, was von KI geliefert wird. KI erfindet gerne Inhalte, verwechselt Angaben oder schlägt rechtlich problematisch Formulierungen vor.
Nur weil die von KI gemachte Aussage professionell klingt, muss sie nicht wahr sein. Auf den Output einer KI darf man sich nie verlassen und kein Text sollte blindlings übernommen werden. Für jeden KI-Nutzer muss klar sein: Die fachliche und rechtliche Verantwortung bleibt stets beim ihm.