Ärger mit dem Finanzamt vermeiden: GoBD regelt die elektronische Archivierung

Mit Maler-Software die GoBD-Anforderungen erfüllenDer Trend zu digitalem Schriftverkehr und nicht zuletzt zur digitalen Rechnung ist nicht aufzuhalten. Viele Privatpersonen und Unternehmen erhalten schon heute ihre Strom- und Telefonrechnungen auf digitalem Weg per E-Mail. Auch der Maler-Großhandel versendet schon vielfach Rechnungen im PDF-Format. Der elektronische Rechnungsversand wird unaufhörlich weitergehen. Nicht zuletzt Politik und Gesetzgeber forcieren diesen Trend. Rechnungen in Papierform werden bald der Vergangenheit angehören. Da müssen Malerbetriebe gerüstet sein, wenn sie Ärger mit dem Finanzamt vermeiden wollen.

GoBD bestimmt das Wie
Der Malerunternehmer als Steuerpflichtiger hat bei der Ablage von elektronischen Dokumenten Vorgaben des Gesetzgebers und der Finanzverwaltung zu beachten. Unterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt und dem Finanzamt ein Prüfzugriff gewährt werden. Das war bereits früher bei Papierdokumenten der Fall und gilt natürlich auch für die elektronische Geschäftspost.

Konkrete Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung stellt die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form zum Datenzugriff). Die GoBD Bestimmungen gelten bereits seit dem 1. Januar 2015 und sie regeln seither sehr deutlich wie sich die Finanzverwaltung eine IT-gestützte Buchhaltung und elektronische Aufbewahrung von Geschäftspost und Belegen vorstellt.

GoBD-konforme Archivierung
Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege, die den Malerbetrieb in elektronischer Form erreichen, müssen in dem Format, in dem sie gesendet wurden, aufbewahrt werden. Das bedeutet konkret: Die Aufbewahrung von Papierausdrucken ist nicht zulässig. Wer eine Rechnung als PDF-Datei erhält, muss diese PDF-Datei aufbewahren. Wer eine Rechnung als Text in einer E-Mail erhält, ist verpflichtet diese E-Mail mit dem Rechnungstext im Ursprungsformat aufzubewahren und für den digitalen Prüfzugriff des Finanzprüfers vorzuhalten. Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch erfasst (scannen), ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Originalbild bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird.
Gleiches gilt natürlich auch für die vom Malerbetrieb erzeugten elektronischen Dokumente wie beispielsweise Ausgangsrechnungen.

Perfekte Archivierung mit C.A.T.S.-WARICUM
Mit der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM ist die digitale Archivierung der Eingangspost mehr als einfach. Dank des integrierten FileConnectors© finden Eingangsbriefe und –rechnungen schnell den Weg in die elektronischen Akten und ins Archiv.

Perfekt archiviert werden auch die mit C.A.T.S.-WARICUM erstellten Ausgangsbelege. So werden Ausgangsrechnungen automatisch und ohne weiteres Zutun im schreibgeschützten PDF-Format in der Maler-Software abgelegt und sind damit auf Dauer lesbar archiviert und können jederzeit nochmals eingesehen, ausgedruckt oder gemailt werden. Zudem wird der gesamte Schriftverkehr, der über das integrierte Office-Center oder Mailing-Center erstellt wird, automatisch in den elektronischen Akten abgelegt. Ob Terminvereinbarung, Behinderungsanzeige, Werbebriefe oder sonstige Schreiben – alles ist auf Knopfdruck zu jeder Zeit einsehbar.

ZUGFeRD: Das Archivierungsformat für Rechnungen
Bei der Erstellung von Rechnungen geht die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM von C.A.T.S.-Soft sogar noch einen Schritt weiter. Die Rechnungen werden nicht nur im einfachen PDF-Format, sondern im ZUGFeRD-Format ausgegeben und archiviert. Was heißt das?

Eine ZUGFeRD-Datei enthält einen menschenlesbaren PDF/A3-Beleg und einen XML-Container, der die Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form bereitstellt. Dieses Hybrid-Format wurde seitens des Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) als allgemeingültiges Standardformat für elektronische Rechnungen entwickelt. Damit ist ein Format geschaffen worden, das zum einen für die geforderte Langzeitarchivierung geeignet ist und zum anderen die Kriterien der maschinellen Auswertbarkeit erfüllt. Mit diesem elektronischen Rechnungsformat ermöglicht C.A.T.S.-Soft seinen Kunden nicht nur eine GoBD-konforme Archivierung ihrer Rechnungen, sondern erfüllt auch bereits jetzt die künftigen Marktanforderungen. Durch den vermehrten Rechnungsaustausch auf elektronischem Weg werden in absehbarer Zeit sowohl die öffentliche Hand als auch Geschäftskunden als Auftraggeber von den Malerbetrieben Rechnungen im ZUGFeRD-Format fordern. Diesen Wunsch können Anwender der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.-A.T.S.-WARICUM ihren Kunden schon heute einfach erfüllen. Das ist Service am Kunden.

Die Digitalisierung verändert althergebrachte Arbeitsweisen. Das papierlose Büro wird sukzessive Realität und damit ist die elektronische Dokumentenarchivierung nur eine logische Folge und Teil des Malerbetriebs 4.0.