Achtung: Wie sind elektronische Rechnungen zu archivieren?

Elektronische-Rechnung-9710Die Zeiten sind vorbei als den Maler- und Stuckateurbetrieben Rechnungen in Papierform ins Haus flatterten. Immer mehr Großhändler versenden mittlerweile ihre Rechnungen per E-Mail als digitalen Beleg. Das spart Zeit, Papier und Porto.

Wichtig: Elektronische Rechnung elektronisch archivieren
Den Maler und Stuckateur stellt dies vor ein ernstes Problem. Die Rechnung einfach ausdrucken, die E-Mail löschen und so tun als sei die Rechnung ein Papierbeleg, darf er nicht. Der Gesetzgeber spricht hier klare Worte. Elektronische Rechnungen müssen nämlich in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Und sie müssen während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren auch jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Das heißt im Klartext: Die elektronische Rechnung muss zwingend elektronisch archiviert werden.

Lösung: Maler-Software mit Dokumentenmanagement
In der betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM ist die Verwaltung und Archivierung von Eingangsrechnungen Teil des umfassenden Dokumentenmanagements. Die elektronische Rechnung, die im E-Mail-Anhang als pdf-Datei den Maler und Stuckateur erreicht, wird ganz einfach im Rechnungseingangsjournal der Maler-Software hinterlegt. Mit dem in der Maler-Software integrierten FileConnector© wird die Archivierung zu einem Kinderspiel. Zudem ist der Beleg nicht nur im Rechnungseingangsjorunal, sondern ganz automatisch auch in der elektronischen Lieferantenakte des Großhändlers vorhanden. So ist der Originalbeleg auf Dauer archiviert und kann jederzeit wieder mit einem einfachen Klick aufgerufen werden. 

Soll die Lieferantenrechnung auch bezahlt werden? Dann einfach den Zahlbetrag an den Zahlungsverkehr übergeben. Keine doppelte Erfassung - alles im Handumdrehen erledigt.

Das RE-Journal:  Die Lieferantenrechnung immer gut sichtbar. TIPP: Um den Großhändler zu bezahlen, einfach den Zahlbetrag an den Zahlungsverkehr übergeben. Keine doppelte Erfassung und im Handumdrehen erledigt.

Die Zeiten, in denen Maler und Stuckateure umständlich und langwierig in irgendwelchen Aktenordnern nach Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und mehr gesucht haben, sind vorbei. In dem digitalen Malerbetrieb von heute sind alle Informationen und Belege sofort und schnell griffbereit. Das spart Zeit und Nerven.

Tipp: Papierrechnungen digitalisieren
Versendet der Großhändler noch Papierrechnungen, können diese ebenso unkompliziert und schnell in der Maler-Software verwaltet werden. Einfach mit einem herkömmlichen Scanner den Beleg scannen, den Rest erledigt der FileConnector© – schnell, einfach und unkompliziert. Oder der Maler und Stuckateur nutzt den DokuScan© aus dem Hause C.A.T.S.-Soft. Mithilfe dieser App wird der Papierbeleg einfach mit dem Smartphone fotografiert. Die App sorgt dafür, dass der digitale Beleg automatisch seinen Weg in das Rechnungseingangsjournal der Maler-Software findet. Genial einfach.

Mit der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM hat der Maler und Stuckateur sein Dokumentenmanagement voll im Griff.