Die E-Rechnung vom Großhandel: PDF statt Papier

Die E-Rechnung vom Großhandel: PDF statt Papier

Das Briefporto soll im Sommer beträchtlich steigen. Diese Meldung machte in den letzten Wochen in den Medien die Runde. Die deutsche Wirtschaft zeigt sich jedoch von dieser Ankündigung wenig beeindruckt. Das verwundert nicht, denn die Rechnung in elektronischer Form, die sogenannte E-Rechnung, ist zunehmend auf dem Vormarsch. Vermehrt stellt auch der Großhandel seinen Malerkunden elektronische Rechnungen zur Verfügung. Auf lange Postlaufzeiten und teures Porto wird verzichtet. Die Rechnung geht sofort nach Rechnungslegung auf Reisen und kommt schon wenige Minuten später beim Empfänger an. Das Malerbüro erhält den Rechnungsbeleg in der Regel als PDF-Datei per E-Mail. 

E-Rechnungen im PDF-Format vereinfacht Büroarbeit
Schnell und unkompliziert landet die PDF-Rechnung im elektronischen Postfach des Malerbüros. Der Verzicht auf Papier schont nicht nur die Umwelt, sondern bringt auch dem Malerbetrieb Vorteile. Statt wie früher den Papierbeleg umständlich zu scannen und in der Bürosoftware zu hinterlegen, entfällt dieser Vorgang bei einem PDF-Beleg vollständig. Über den intelligenten Fileconnector© der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM wird dieser digitale Beleg im Rechnungseingangsjournal, dem Dreh- und Angelpunkt aller Lieferantenrechnungen, abgelegt und kann jederzeit wieder aufgerufen und eingesehen werden. Ganz automatisch findet der PDF-Beleg auch seinen Weg in die elektronische Lieferantenakte. Für die Ablage in der Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM ist kein Zwischenspeichern oder eine sonstige umständliche Zwischenablage erforderlich.

Wird die E-Mail nicht nur als „Briefumschlag“ zur PDF-Rechnung genutzt, sondern enthält sie ergänzende, wichtige Infos zur Rechnung, so muss die gesamte E-Mail ebenfalls digital archiviert werden. Auch dies erledigt der Fileconnector© im Handumdrehen. Die E-Mail wird in der Lieferantenakte abgelegt und kann dort jederzeit wieder aufgerufen und eingesehen werden.   

Tipp für E-Rechnungen per E-Mail
Werden die elektronischen Rechnungen vom Großhandel per E-Mail übermittelt, so empfiehlt sich für den Malerbetrieb eine eigene Mailadresse, zum Beispiel rechnung(at)malerbetrieb-mustermann.de, zu nutzen. Schließlich erreichen einen Malerbetrieb täglich unzählige E-Mails. Mit einer eigenen Mailadresse speziell für Rechnungen wird so schnell keine Rechnung übersehen und es flattert später keine unangenehme Mahnung ins Haus.

E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format – besser geht’s nimmer
Doch es geht noch besser. Einige Großhändler stellen ihren Malerkunden auf Wunsch die Rechnungen im modernen ZUGFeRD-Format zur Verfügung. Während eine Rechnung im einfachen PDF-Format lediglich den Papierkrieg beendet, hat eine ZUGFeRD-Rechnung phantastische Vorteile für den Betrieb. Sie sind eine echte Arbeitserleichterung im Büro. Das ZUGFeRD-Format zeichnet sich dadurch aus, dass es eine PDF-Rechnung mit einer Rechnungsdatei im XML-Format kombiniert. Letztere ist maschinenlesbar und sorgt daher für eine immense Zeitersparnis im Büro. Voraussetzung ist jedoch, dass die eingesetzte Malersoftware das ZUGFeRD-Format verarbeiten kann. Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM kann genau das. Die vom Großhandel zur Verfügung gestellten Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden völlig automatisiert in die Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM eingelesen und dort automatisch weiterverarbeitet. So finden die einzelnen Rechnungs- und Materialdaten nicht nur völlig automatisch ihren Weg in das Rechnungseingangsjournal, den Bankverkehr, die Begleit- und Nachkalkulation und die elektronische Lieferantenakte, was eine Menge Tipparbeit spart. Es erfolgt auch eine automatisierte Preisprüfung, so dass Abweichungen von der Bestellung schnell sichtbar werden und sofort reklamiert werden können. Und da die Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM nicht nur ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten, sondern auch selbst schreiben kann, freut sich das Steuerbüro über die digitale Datenweitergabe von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.

Mehr über die Erfahrungen eines Malerbetriebs mit ZUGFeRD-Rechnungen lesen Sie hier:
Mit ZUGFeRD doppelt Zeit sparen – ein Beispiel aus der Praxis