Mit ZUGFeRD doppelt Zeit sparen – ein Beispiel aus der Praxis

Handwerk 4.0: ZUGFeRD im Maler- und Stuckateur-Betrieb
Digitalisierung steht für Zeitersparnis. Welche enorme Zeitersparnis elektronische Rechnungen für einen Malerbetrieb bedeuten, zeigt das folgende Praxis-Beispiel:

Der Malerbetrieb Müller aus Oberlungwitz in Sachsen kann als digitaler Vorreiter im Malerhandwerk bezeichnet werden. Die Müllers sind immer am Ball der Zeit und vorbildlich digital organisiert. Ihr neuester digitaler Coup: Sie setzen auf elektronische Rechnungen im neuen ZUGFeRD-Format. Diese E-Rechnungen erhalten sie von ihrem Lieferanten Brillux. Der Vorteil von ZUGFeRD-Rechnungen ist, dass sie sowohl vom Menschen als auch von Maschinen, sprich dem Computer, gelesen werden können. Im elektronischen Postfach der Müllers landet nur eine E-Mail mit einer PDF-Rechnung. Dieses Dokument besteht aus einer PDF-Datei im Format PDF/A3 und einer integrierten XML-Datei. Letztere enthält sämtliche Rechnungsdaten in strukturierter Form. Diese Daten können daher ganz einfach ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Juniorchef Markus Müller ist von diesem neuartigen Format und der neuen Arbeitsweise begeistert: „Ich kann diese Rechnung ja nach wie vor ganz normal lesen, aber die Weiterverarbeitung, die ist anders. Das ist absolut angenehm, dauert vielleicht 20 Sekunden und macht ehrlich gesagt sogar richtig Spaß.“

Markus Müller

Markus Müller, Foto: Privat

Früher mussten viele Arbeitsschritte erledigt werden, damit die Informationen einer Eingangsrechnung überhaupt in die Unternehmenssoftware gelangten. Das funktioniert jetzt alles völlig automatisiert mit wenigen Klicks. Dadurch wird wertvolle Arbeitszeit eingespart.

Seit vielen Jahren organisieren die Müllers ihren Malerbetrieb mit der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM. Diese kann sowohl ZUGFeRD-Rechnungen schreiben als auch eingehende ZUGFeRD-Rechnungen von Lieferanten verarbeiten. Erhält ein Betrieb also eine Lieferantenrechnung im ZUGFeRD-Format, bietet die Maler-Software durch verschiedene Automatismen große Einsparpotenziale im Malerbüro.


Schnelle Rechnungsprüfung garantiert – digital einfach

Beim Rechnungsimport erkennt die Maler-Software das ZUGFeRD-Format automatisch, legt das Rechnungsdokument als PDF-Beleg im Rechnungseingangsjournal ab und liest die relevanten Rechnungsdaten aus. Früher musste die Rechnung eingescannt, händisch der Betrag eingetragen und die weiteren Informationen, die Rechnung betreffend, zugefügt werden. Das war mit Aufwand verbunden, der jetzt entfällt. Doch nicht nur das. Markus Müller zeigt sich begeistert von einer weiteren, immensen Arbeitserleichterung. „Jetzt haben wir es vor allem extrem einfach bei der Rechnungsprüfung“, freut sich Markus Müller und erzählt weiter: „Wir sehen nämlich sofort, ob Preise aus unserer Bestellung abweichen. Früher lief das einfach unbemerkt durch. Oder es erforderte einen extra Aufwand, der darin bestand, dass sich jemand jede einzelne Rechnung ansah und sie mit der Bestellung verglich. Dafür hatte natürlich keiner Zeit und Lust.“

Gezielte Überwachung der Baustellen – doppelt Zeit gespart
Durch die automatisierte Verarbeitung der ZUGFeRD-Rechnung in die Maler-Software haben die Müllers auch ihre Begleit- und Nachkalkulation im Griff. Das auf der Rechnung ausgewiesene Material bucht die Software auf die dazugehörige Baustelle. „Dadurch habe ich eine wirklich perfekte Begleitkalkulation, für die ich keinen Finger krumm machen muss“, erläutert Müller. Die Software stellt dabei ganz automatisiert das Material in die Nachkalkulation ab. Früher wurden diese Informationen von den Mitarbeitern auf der Baustelle erfasst. „Im Prinzip spare ich jetzt sogar doppelt Zeit“, sagt Müller und erklärt dann: „Einmal beim Einlesen der Rechnung und dann beim Buchen des Materials. Das erledigt ja jetzt C.A.T.S.-WARICUM völlig automatisch. Deshalb lasse ich den Materialverbrauch schon gar nicht mehr von den Mitarbeitern auf der Baustelle buchen, denn diese Informationen bekomme ich jetzt ohne zusätzlichen Aufwand.“

Beim Steuerberater profitieren – Pendelordner gibt’s nicht mehr
Diese digitale Arbeitsweise erspart den Müllers sogar ihre regelmäßigen Fahrten zum Steuerberater. Denn C.A.T.S.-WARICUM kann nicht nur ZUGFeRD-Formate lesen, sondern schreibt natürlich auch selbst welche. Jede Rechnung, die mit der Maler-Software erstellt wird, wird im aktuellen ZUGFeRD-Format ausgegeben. Die digitalen Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden in der Maler-Software in entsprechenden Journalen verwaltet. Für die Müllers bietet das erhebliche Vorteile. „Früher sind wir mit dem Auto und zwei Kisten voller Ordner zum Steuerberater gefahren. Jetzt geben wir die entsprechenden Journale einfach digital an unseren Steuerberater. Das spart uns Zeit und Geld und vereinfacht die Arbeit des Steuerberaters“, sagt Müller und freut sich.

Für die Zukunft hofft Müller, dass auch andere Lieferanten im Malerhandwerk in der Lage sein werden, eine ZUGFeRD-Rechnung senden zu können. „Rechnungen aus Papier bekommen wir nur noch ganz selten, aber es wäre schön, wenn es mehr Lieferanten gäbe, die uns ZUGFeRD zur Verfügung stellen könnten.“

Zum Thema „Digitale Rechnung & ZUGFeRD“ sind bereits folgende Artikel erschienen:
Die digitale Rechnung: GoBD, ZUGFeRD & Enorme Einsparpotenziale im Büro
Brillux galoppiert mit ZUGFeRD