Das papierlose Malerbüro. Sinn oder Unsinn?

Das papierlose Malerbüro? Papierlose Aufmaßerstellung (aus Fotos und einer Skizze) , digitale Stundenzettel zur Zeiterfassung, elektronische Akten einer modernen Maler-Software machen's möglich.  246 Kilogramm Papier hat ein Deutscher im Jahr 2011 im Durchschnitt verbraucht. Nur Österreich lag mit einem Papierverbrauch von 261 Kilogramm pro Kopf noch vor Deutschland. Mit 164 Kilogramm pro Person liegt der EU-Durchschnitt weit darunter. Ganz abgesehen von Franzosen, die im gleichen Zeitraum nur 147 Kilogramm Papier pro Kopf verbrauchten.

Ein hoher Papierverbrauch schadet dem Geldbeutel und der Umwelt. Aber läßt sich das ändern? Im IT-Zeitalter hört und liest man ja immer wieder gerne vom sogenannten „papierlosen Büro“. Doch was ist eigentlich das „papierlose Büro“? Wikipedia erklärt es wie folgt: „Das papierlose Büro ist ein Büro, das zwecks Arbeitseinsparung, Effizienzerhöhung und Umweltschutz vollständig auf papiergebundene Dokumente verzichtet, und ausschließlich EDV-gestützte Verfahren (Computer) einsetzt.“ 

Das papierlose Malerbüro? Der vollständige Verzicht auf Papier? Um es gleich vorweg zu sagen: Das hundertprozent papierlose Malerbüro gibt es noch nicht und wird es auch so schnell noch nicht geben. Papier ist allgegenwärtig, das erfahren wir spätestens, wenn am Morgen der Postbote klingelt. Oder wenn der Maler seinem Kunden ein Angebot überreicht. Natürlich kann man auch ein Angebot per eMail senden. Insbesondere ältere Privatkunden schätzen aber durchaus noch die Angebotsmappe, in der sich ein ansprechendes, bebildertes Angebot und vielleicht noch eine Unternehmensbroschüre befindet. Den persönlichen Händedruck empfindet der Kunde als Wertschätzung. Das kann kein elektronisches Kommunikationsmittel leisten. Doch die technische Entwicklung der letzten Jahre hat auch für Maler und Stuckateure zu effizienteren Arbeitsweisen im Malerbüro und auf der Baustelle geführt, mit denen tatsächlich eine Menge Papier, Zeit und somit auch Geld gespart werden kann.

Die elektronische Aktenführung 
Klingelt der Postbote am frühen Morgen, bringt er oft „Kummer und Sorgen“ und immer eine Menge Papier. Der Kauf eines Scanners ist hier der erste Schritt auf dem Weg zu einem papierlosen Büro. Lieferscheine, Rechnungen, Mahnschreiben, Mängelanzeigen und auch sonstiger Schriftverkehr lassen sich schnell und einfach digitalisieren.

Mit der elektronische Kundenakte der Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM liegen alle Belege digitalisiert vor. Perfektes Dokumentenmanagement im Malerbetrieb.

Die elektronische Kundenakte der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM.

Eine moderne Maler-Software verfügt bereits über elektronische Kunden- und Lieferantenakten, in denen sich die digitalisierten Belege ablegen und später mit nur einem Klick wieder aufrufen lassen. Wer sich von seinen Lieferanten die Rechnungen gleich als Datei – zum Beispiel im PDF-Format – zusenden läßt, hat es hier noch einfacher. Er legt diese direkt in der elektronischen Akte ab.

 

Steuerberater freuen sich über digitale Daten
Apropos Rechnungen. Wer heute noch Schuhkartons voller Papierbelege an seinen Steuerberater übergibt, macht etwas Falsch. Wer seine Rechnungen mit einer Maler-Software erstellt, hat die Rechnungsdaten elektronisch vorliegen. Gleiches gilt für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen. Da ist es nur noch ein Klick und schon werden die Daten elektronisch an den Steuerberater übertragen. Das umständliche Hin- und Herfahren von Papierbelegen entfällt und man kann obendrein noch Buchhaltungskosten sparen (siehe hierzu Malerblog-Beitrag: Bei den Buchhaltungskosten schnell und einfach Geld sparen.

Elektronischer Datenimport von Leistungsverzeichnissen
Wer an einer Ausschreibung teilnehmen will, benötigt für die Angebotserstellung ein Leistungsverzeichnis (LV). Auch im IT-Zeitalter gibt es noch Maler-Unternehmer, die sich das LV in Papierform übergeben lassen. Stunde um Stunde wird dann das elend lange LV abgetippt. Verschwendetes Papier und verschwendete Zeit. Das Papier kann gespart und die Zeit sinnvoller genutzt werden. Wer das Leistungsverzeichnis in digitaler Form als GAEB-Datei anfordert, überspielt das LV direkt in seine Maler-Software und kann sogleich mit der Angebotsbearbeitung beginnen.

Handgeschriebene Aufmaße waren gestern
Komplizierte Raumschnitte oder Fassaden und schon nimmt die Massenberechnung kein Ende. Ein Handaufmaß ist mühsam. Ein Zollstock ungenau. Und dann noch die ganze Rechnerei: Formeln und lange Maßketten – ein Taschenrechner leistet erste Hilfe. Das Papier ist vollgeschrieben und die Sekretärin schreit vor „Freude“, da sie gar nicht versteht, was sie hier abtippen soll. Diese Zeiten sind vorbei. Die Technikrevolution hat auch hier neue Arbeitsweisen geschaffen.

Das digitale Aufmaß aus Fotos ist dem herkömmlichen Handaufmaß weit überlegen.

Papierlose Aufmaßerstellung mit BILDaufmaß.

Als C.A.T.S.-Soft bereits im Jahr 2000 die Aufmaßsoftware BILDaufmaß auf den Markt brachte, kam auch dies einer Revolution in der Aufmaßerstellung gleich. „Ein Foto genügt, um ein Aufmaß zu erstellen“ – so lautete der Slogan, der von vielen Malern zunächst ungläubig beäugt wurde. Heute ist diese Art der Aufmaßerstellung aus dem Malerbetrieb nicht mehr wegzudenken. Da die Software die komplette Mathematik übernimmt, werden noch nicht einmal spezielle Kenntnisse für ein Fassadenaufmaß benötigt. (siehe hierzu auch Malerblog-Beitrag: Chefentlastung pur: Die Sekretärin macht Aufmaß und Abrechnung.

Nur wenige Jahre später stellte C.A.T.S.-Soft eine weitere neue Methode zur Aufmaßerfassung, diesmal für Innenräume, vor. Das Skizzenaufmaß war geboren. Diese Aufmaßtechnologie ermöglichte es dem Maler erstmalig, bei der Aufmaßerfassung mit einem mobilen Gerät genauso vorzugehen wie er es bei seinem Papieraufmaß gewohnt war. Einfach eine grobe Handskizze zeichnen und dann die einzelnen Maße nehmen.

Papierlose Aufmaßerstellung mit CATSmobil 3D und der integrierten Skizzenaufmaß-Methode.

Papierlose Aufmaßerstellung mit CATSmobil 3D und der integrierten Skizzenaufmaß-Methode.

Heutzutage wird die Raumform vom Maler einfach auf ein Smartphone oder Tablet mit dem Finger grob skizziert. Die Software CATSmobil erkennt sofort die Raumform, fragt nacheinander die benötigten Maße ab und erstellt das komplette Raumaufmaß – sogar in 3D-Ansicht. Aber nicht nur das vollständige Raumaufmaß läßt sich damit leicht erstellen, sondern in einem Arbeitsgang kann auch gleich das komplette Angebot auf dem Smartphone zusammengestellt werden. Zurück im Büro muß die Sekretärin nichts mehr abtippen und sich durch die auf Papier gekritzelten Hieroglyphen ihres Chefs suchen.

Diese beiden edv-gestützten Aufmaßmethoden sparen dem Chef und der Sekretärin wertvolle Stunden und nicht zu vergessen auch eine Menge Papier.

Der digitale Stundenzettel für die Baustelle
Im IT-Zeitalter hat in Maler- und Stuckateurbetrieben auch der handgeschriebene Stundenzettel ausgedient. Für die junge Generation ist das Smartphone ohnehin schon ein siamesischer Zwilling. Da läßt sich das Mobilgerät doch auch gleich zur digitalen Zeiterfassung nutzen. Wer auf ein Zeiterfassungssystem zurückgreift, das branchenspezifisch ausgelegt ist, kann einfach per Touch-Klick die bereits hinterlegten maler- und stuckateurspezifischen Tätigkeiten in ein Smartphone erfassen. Und die Mitarbeiter ziehen mit, weil die Erfassung einfach und schnell geht. Die Daten werden automatisch ins Malerbüro übertragen. Kein Mitarbeiter muß mehr etwas aufschreiben, keine Sekretärin tagelang Stundenzettel abtippen. Die Zeiterfassungslösung CATSbauzeit beispielsweise funktioniert wie ein digitaler Stundenzettel. Hier läßt sich nicht nur Papier, sondern für alle Beteiligten, ob im Büro oder auf der Baustelle auch jede Menge Zeit sparen.

Das Büro unterwegs immer dabei – ganz ohne Papier
Ein Auftragsgespräch beim Kunden, eine Baustellenbesprechung mit Architekt und Bauherrn, ein Reklamationsgespräch vor Ort – wer heutzutage sein Büro verläßt, notiert sich keine Kundenadresse mehr auf ein Stück Papier und schleppt auch keine kiloschweren Akten oder Kopien mit sich herum.

Mit der App "VerA" hat der Maler oder Stuckateur immer sein mobiles Büro unterwegs dabei. Die Daten werden automatisch mit der Maler-Software im Büro abgeglichen. Das ist ein perfekter Workflow.

Mit der App „VerA“ hat der Maler sein Büro auch unterwegs immer dabei – ganz ohne Zettelwirtschaft und Papierkram.

Auch ein Maler-Unternehmer hat heutzutage sein mobiles Büro immer dabei. Damit hat er Zugriff auf die elektronischen Akten des Kunden, Lieferanten oder Planers. Er kann vor Ort Angebote, Rechnungen, Behinderungsanzeigen, Bedenkenanmeldungen, Schadensdokumentationen, Fotos, Gesprächsnotizen und vieles mehr direkt auf seinem Smartphone oder Tablet einsehen. So ist er auch auf der Baustelle oder im Wohnzimmer des Kunden immer auf dem Laufenden. Er kann sich Notizen machen, Checklisten ausfüllen, Schäden dokumentieren und so weiter. Alles, was er unterwegs erfaßt, findet automatisch den Weg ins Büro. Eine technische Verknüpfung zwischen App und Büro-Software ermöglicht diese professionelle Arbeitsweise.

Papierkalender oder digitaler Organizer? Keine Frage des Papiers.
Ein neuer Termin soll abgestimmt werden? Kein Problem. Auch der Terminkalender wird elektronisch geführt. Der Terminkalender als elektronische „Insellösung“ bietet dem Maler jedoch im Vergleich zum klassischen Papierkalender keinen wirklichen Vorteil. Ein elektronischer Kalender bietet aber einen unschätzbar wertvollen Zusatznutzen, wenn auch das Büropersonal darauf Zugriff hat.

Moderne Maler-Software hat  einen Terminkalender voll integriert und über eine App ist auch die mobile Kalenderführung gewährleistet.

Der Terminkalender der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM.

Moderne Maler-Software hat daher heutzutage einen Kalender voll integriert und über eine App ist auch die mobile Kalenderführung gewährleistet. So hat jeder immer und überall einen umfassenden Überblick über die Geschäftstermine. Notiert der Chef auf der Baustelle schon gleich einen neuen Besprechungstermin wird dieser auch direkt im Kalender der Maler-Software geführt und ist somit für das Büropersonal sofort sichtbar. Die Sekretärin kann jederzeit professionell Auskunft geben und neue Termine vereinbaren. Keine Zeit wird verschwendet, keine Zeit doppelt verplant, keine Kalender doppelt geführt. Das ist ein perfekter Workflow.

Fazit
Durch die technische Entwicklung der letzten Jahre kommen auch Maler- und Stuckateurbetriebe dem papierlosen Büro ein großes Stück näher. Das Arbeiten auf der Baustelle und im Büro hat sich massiv verändert. Smartphones und Tablets sind aus dem Arbeitsalltag eines Malers nicht mehr wegzudenken. Digitale Arbeitsprozesse greifen hier „Hand in Hand“. Langwieriges und fehlerbehaftetes Abtippen handgeschriebener Zettel gehört der Vergangenheit an. Auch Maler- und Stuckateurbetriebe sind längst in der digitalen Arbeitswelt angekommen.

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