Reportage: Der digitale Stundenzettel in der Praxis

Eine Baustelle im Nordrhein-Westfälischen Castrop-Rauxel. Ein Wasserschaden hat eine große Verwüstung hinterlassen. Die komplette Renovierung der Räumlichkeiten steht an. Es werden alte Tapeten abgerissen, Wände neu gespachtelt und Decken verputzt. Typische Malerarbeiten eben. Und doch ist es anders als auf vielen anderen Baustellen in Deutschland. Denn hier wird professioneller und moderner gearbeitet. Malermeister Johannes Hünnemeyer ist weiter als viele seiner Kollegen. Er weiß immer, was wann auf seinen Baustellen passiert, denn er setzt auf digitale Zeiterfassung mit CATSbauzeit.

 

Irgendwann hatte Hünnemeyer das Thema mit den Stundenzetteln satt. Die permanente Hinterherlauferei nervte ihn. Hatten die Zettel dann endlich ihren Weg ins Büro gefunden, waren sie oft unleserlich oder unvollständig. Statt einer detaillierten Auflistung, was geleistet wurde, fanden sich einfach „Malerarbeiten 8 Stunden“ auf den Zetteln. Damit kann kein Unternehmer etwas anfangen. Ganz zu schweigen davon, dass die handgeschriebenen Stundenzettel am Ende in Hünnemeyers betriebswirtschaftlicher Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM landen sollten. Diese „Doppelerfassung“ kostete alle Beteiligten Zeit und Nerven. Hünnemeyer musste handeln.

„Als ich meine Mitarbeiter darüber informierte, dass wir zukünftig unsere Zeiten digital und mit Smartphones erfassen würden, waren sie anfangs skeptisch“, sagt er und fügt hinzu: „was wohl auch an dem lag, was sie von anderen Betrieben und deren falscher Darstellung gehört hatten. Denn digitale Zeiterfassung hat nichts mit Überwachung zu tun“. Doch dann konnten die Mitarbeiter es wohl irgendwann selbst nicht mehr abwarten und „löcherten“ ihren Chef fortan ständig damit, wann es denn nun endlich losginge. Und es ging los.

 

Johannes Hünnemeyers Gesellen erfassen jetzt ihre Arbeitszeit und die geleisteten Tätigkeiten mit einem Smartphone – und das ganz nebenbei während sie ihre Arbeiten ausführen. Auf den Geräten sind bereits alle wichtigen Informationen hinterlegt. Niemand muss mehr etwas aufschreiben. Es genügt, mit dem Finger auf die auszuführende Tätigkeit zu tippen. Und schon läuft die Zeit. Heute kann sich keiner mehr vorstellen, zu den Stundenzetteln zurückzukehren. Geselle Dietmar Falk sagt „Die Stundenzettel früher hat man ja nicht immer sofort geschrieben, sondern manchmal erst am Ende der Woche. Da konnte sich ja niemand mehr daran erinnern, was am Anfang der Woche war. Jetzt ist es perfekt. Der Chef hat die Daten auch immer gleich auf seinem PC. Es gibt nur Vorteile – für jeden von uns.“ Und während er das sagt, holt er das Smartphone aus seiner Hosentasche, wählt die Tätigkeit „Spachteln“ und beginnt mit einer großen Kelle die Risse in der Wand zu beseitigen. Johannes Hünnemeyer meint lächelnd: „CATSbauzeit ist den Mitarbeitern eben in Fleisch und Blut übergegangen.“

 

Für Johannes Hünnemeyer liegen die Vorteile, die der digitale Stundenzettel bringt, klar auf der Hand: „Meine persönlichen Erfahrungen sind, dass CATSbauzeit eine enorme Zeitersparnis mit sich bringt. Ich habe die Organisation und die Abläufe in meinem Betrieb deutlich verbessert. Ich muss keine Stundenzettel mehr von Hand nacharbeiten.“ Die auf der Baustelle erfassten Daten der Mitarbeiter werden automatisch auf den Büro-PC übertragen und dem entsprechenden Projekt in der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM zugeordnet.

Hünnemeyer erinnert sich an seinen letzten Sommerurlaub, in dem er auf einer Deutschland weit entfernten Insel weilte und trotzdem genau wusste, was seine Mitarbeiter so machten: „Ich konnte von der Ferne aus sehen, dass die Baustelle schneller zum Ende kommen würde, als von mir geplant und so eingreifen. Ohne CATSbauzeit hätte ich das nicht bemerkt.“ Auch die Urlaubsplanung erstellt Hünnemeyer mit dem System: „Das ist einfach perfekt. Ich habe per Knopfdruck auf einen Blick ganz detailliert und stundengenau die Urlaubstage der Mitarbeiter und kann diese dementsprechend korrekt abrechnen.“

Zurück zur alten Erfassung will in Hünnemeyers Malerbetrieb niemand mehr. Im Gegenteil: Der Malermeister und Kaufmann empfiehlt anderen Malerbetrieben eine Umstellung auf digitale Zeiterfassung lieber gleich als später anzugehen: „Man sollte versuchen, möglichst schnell in den Genuss der vielfältigen Vorteile zu kommen. Denn die Zeitersparnis und der Überblick im Büro sind absolut immens.“

 

Ein Anwendungsvideo zur Zeiterfassung mit dem digitalen Stundenzettel CATSbauzeit findet sich auf www.der-digitale-stundenzettel.de.