Dass Rechnungen geprüft werden müssen, gehört für Unternehmer seit jeher zum betrieblichen Alltag. Neu ist allerdings, dass mit der Einführung der elektronischen Rechnung eine weitere Pflicht hinzugekommen ist: die technische Validierung.
Das geht aus dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 15. Oktober 2025 hervor. Demnach gilt: Entspricht eine elektronische Rechnung technisch nicht den Vorgaben der EU-Norm EN 16931, handelt es sich nicht um eine ordnungsgemäße E-Rechnung. Genau daraus ergibt sich die neue Verpflichtung zur technischen Rechnungsprüfung bei eingehenden E-Rechnungen.
Ohne technische Prüfung droht Ärger beim Vorsteuerabzug
Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Doch damit ist es nicht getan. Betriebe sollten auch sicherstellen, dass eingehende E-Rechnungen technisch den Vorgaben der EU-Norm entsprechen. Andernfalls besteht das Risiko, dass die Rechnung steuerlich nicht anerkannt wird – und im schlimmsten Fall der Vorsteuerabzug gefährdet ist.
Die gute Nachricht: Die neue Prüfpflicht muss im Alltag nicht zu zusätzlichem Aufwand führen. Für die technische Validierung gibt es entsprechende digitale Lösungen, die den Prozess automatisiert übernehmen.
Ein Beispiel dafür ist die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM Prof. SQL. Hier wurde die technische Validierung vollständig in den Rechnungseingangsprozess integriert. Für den Nutzer entsteht dadurch kein zusätzlicher Zeitaufwand.
Automatische Validierung direkt im Rechnungseingang
Wird eine E-Rechnung im zulässigen ZUGFeRD-Format oder als XRechnung in die Software übernommen, erkennt das System automatisch den maschinenlesbaren Teil. Anschließend prüft ein integrierter Validator, ob die Rechnung technisch der EU-Norm EN 16931 entspricht.
Ist das nicht der Fall, erhält der Nutzer einen entsprechenden Hinweis. Mit dieser Information kann er den Rechnungsaussteller kontaktieren und eine korrigierte E-Rechnung anfordern.
Das Ergebnis der technischen Validierung wird mit Datum und Zeitstempel dokumentiert und der jeweiligen Rechnung zugeordnet. Im Rechnungseingangsjournal kann der Nachweis jederzeit eingesehen und bei Bedarf auch als Prüfdokumentation genutzt werden.
BMF schafft Vertrauensschutzregelung
Betriebe, die ein entsprechendes Validierungstool nutzen, dürfen sich laut BMF grundsätzlich auf das Ergebnis dieser technischen Prüfung verlassen. Das Ministerium hat hierfür ausdrücklich eine Vertrauensschutzregelung vorgesehen, wie in dem Schreiben vom 15. Oktober 2025 ausgeführt wird.
Die technische Validierung der E-Rechnung ändert aber natürlich nichts an der weiterhin bestehenden Pflicht zur inhaltlichen Prüfung der Rechnung. Vollständigkeit und inhaltliche Richtigkeit der Rechnung, etwa hinsichtlich Leistung, Betrag oder Steuersatz, ist weiterhin mit der gebotenen kaufmännischen Sorgfalt vom Rechnungsempfänger zu prüfen.
Wussten Sie schon, dass bei einer E-Rechnung eine Aufmaßkorrektur eines Architekten stets einer elektronischen Rechnungskorrektur bedarf. Lesen Sie mehr in dem Artikel: E-Rechnung: Warum handschriftliche Aufmaßkorrekturen nicht mehr reichen