Bei den Buchhaltungskosten schnell und einfach Geld sparen.

Maler und Stuckateure aufgepaßt: Mit einer leistungsstarken Maler-Software bei den Buchhaltungskosten Geld sparen.Allein das Wort „Buchhaltung“ wird so manchen Maler-Unternehmer davon abhalten, diesen Beitrag überhaupt zu lesen. „Das macht alles mein Steuerbüro. Damit hab ich nichts am Hut“, ist bei vielen Handwerkern eine Standardaussage. Wurden früher ganze Schuhkartons voll mit Belegen dem Steuerberater übergeben, gehört dieses Bild mittlerweile zum Glück der Vergangenheit an. Nur die ewig Gestrigen nutzen noch diese Form der „Belegablage“. Die meisten Belege finden ihren Weg in Papierform und im Aktenordner ins Steuerbüro. Wochen später finden die Belege dann ihren Weg zurück ins Malerbüro. Dort werden sie dann für den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist archiviert und das war’s. So kann man arbeiten, muß man aber nicht.

Wer sein Unternehmen erfolgreich führen will, macht mehr daraus. Er erledigt die Buchhaltungsvorbereitung im eigenen Haus und erzielt dadurch zahlreiche Vorteile. Zugegeben in früheren Zeiten war dies ohne tiefgehende Kenntnisse im Bereich der Buchhaltung fast nicht zu schaffen. Aber die Zeiten haben sich geändert. Mit einer leistungsfähigen Maler-Software sind im digitalen Zeitalter auch Handwerker bzw. ihr Büropersonal in der Lage die Buchhaltung im eigenen Haus vorzubereiten, das heißt Eingangsrechnungen von Lieferanten, Sub-Unternehmen etc. zu digitalisieren. Das zahlt sich aus – in vielerlei Hinsicht.

Vorteil 1: Teure Erfassungskosten beim Steuerberater sparen
Wer seine Eingangsrechnungen selbst erfaßt und vorkontiert, muß die einzelnen Belege nicht mehr an sein Steuerbüro geben. Wozu soll der Steuerberater diese nochmals in die Hand nehmen und in den PC tippen. Das wäre Quatsch. Die Daten werden elektronisch an das Steuerbüro übermittelt. Durch den reduzierten Erfassungsaufwand im Steuerbüro reduzieren sich natürlich auch die monatlichen Buchhaltungsgebühren. Das ist ein netter Nebeneffekt, denn wer spart nicht gern. Aber wer ein elektronisches Rechnungseingangsbuch führt, hat noch weitaus mehr Vorteile.

Vorteil 2: Zahlungsverkehr optimieren
Schreibt der Großhändler eine Rechnung, so wird diese innerhalb des vorgegebenen Zahlungsziels vom Malerbetrieb beglichen. Hierzu bedienen sich die meisten Betriebe des Online-Bankings bzw. spezieller Bankprogramme. Empfänger, Bankverbindung sowie die einzelnen Rechnungsdaten werden erfaßt und die Überweisung auf den Weg gebracht. Wer aber all diese Daten in eine Banksoftware eingibt, kann auch gleich die Lieferantenrechnung in seine Maler-Software erfassen. Damit entfallen Doppelerfassungen. Für die Überweisung werden die Daten in der Maler-Software automatisch aufbereitet und im aktuellen SEPA-Datenformat an das Bankprogramm bzw. Online-Banking übergeben. Das ist perfekter Workflow. Ein Blick in das elektronische Rechnungseingangsbuch zeigt übrigens auch, welche Lieferantenrechnungen bereits bezahlt wurden und welche noch nicht.

Vorteil 3: Ständige Verfügbarkeit der Belege
Wer seine Belege außer Haus gibt, kennt das Dilemma. Man sucht eine Lieferantenrechnung, um etwas nachzuschauen. Aber diese befindet sich gerade im Steuerbüro. Wird die Lieferantenrechnung direkt im Malerbüro erfaßt, kann man jederzeit auf sie zugreifen. Es werden keine Papierstapel mehr zwischen Maler- und Steuerbüro hin- und hergefahren.

Vorteil 4: Elektronische Belegarchivierung
Und es geht noch besser. Wer die Eingangsrechnung gleich elektronisch archiviert, hat in der Maler-Software jederzeit Zugriff auf das Dokument. Langwieriges Suchen in Aktenordnern entfällt.

Vorteil 5: Projektüberwachung und Baustellen-Nachkalkulation ohne Mehraufwand
Eine Begleit- und Nachkalkulation der Baustellen wird in den meisten Malerbetrieben durchgeführt. Bei der Erfassung der Lieferantenrechnungen lassen sich sogleich diese bzw. die einzelnen Materialien direkt der Baustelle kostenseitig zuordnen. So hat der Maler-Unternehmer jederzeit einen aktuellen, aussagekräftigen Überblick über seine Baustellen. Doppelerfassungen entfallen.

Vorteil 6: Lieferantenumsatz immer im Blick
Schnell ist auch der Umsatz ermittelt, den der Betrieb mit einzelnen Lieferanten macht. Ein Knopfdruck und schon liegen die Zahlen vor. Eine gute Diskussionsgrundlage für die nächste Preisverhandlung.

Vorteil 7: Buchungsfehler vermeiden
Niemand kennt den Maler-Betrieb so gut wie der Chef und seine Mitarbeiter. Was ist ein Schwingschleifer? Was ist ein Wärmedämmverbundsystem? Wurde die gelieferte Farbe für den Neuanstrich des Malerbüros oder für eine Baustelle verwendet? Fragen, die sich das Steuerbüro stellen muß, wenn es die Lieferantenrechnungen bzw. die dort ausgewiesenen Positionen richtig buchen will. Ein Beispiel: Befindet sich auf einer Rechnung des Großhandels zum einen das Material für die Baustelle XY und zum anderen der Betrag für den nagelneuen Schwingschleifer, muß das Steuerbüro erkennen, daß es sich um zwei unterschiedliche Buchungsposten handelt. Wird aber das Werkzeug auf dem gleichen Konto wie das Baustellenmaterial gebucht, so findet der Schwingschleifer nie den Weg in die Abschreibung.

Fazit
Die genannten Vorteile kann sich jeder Maler-Unternehmer sichern. Sie sind mit einem minimalen Erfassungsaufwand verbunden, nämlich der Erfassung der Rechnungen in die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM. Der Beleg wird nur einmal in die Hand genommen, nur einmal erfaßt. Auf Knopfdruck wird die Zahlung ausgelöst. Am Monatsende werden die Daten in digitaler Form an das Steuerbüro weitergegeben. So werden leicht mehrere hundert Euro im Monat Zeit und Geld gespart.