Die angebotene Abdeckfolie erscheint teurer als üblich. Was hat der Betrieb das letzte Mal dafür bezahlt? Die für einen Fassadenanstrich benötigte Farbe hat der Betrieb vor zwei Jahren schon einmal gestrichen. Die Farbe ließ sich hervorragend verarbeiten. Aber von wem wurde sie damals geliefert? Im Büro streikt der Kaffeeautomat. Er produziert nur noch Dampf statt Kaffee. Wann wurde die Maschine gekauft? Ist darauf noch Garantie?
Fragen über Fragen, mit denen jeder Malerunternehmer fast täglich konfrontiert wird. Um eine Antwort zu finden, mussten früher Aktenschränke nach der gesuchten Lieferantenrechnung durchforstet werden. Wer aber nicht richtig weiß, nach welcher konkreten Rechnung er sucht, hatte es sehr schwer, sie zu finden. Die Suche gestaltete sich mühsam und kostete enorm viel Zeit.
Im digitalen Malerbüro geht das „Suchen & Finden“ auf Knopfdruck. Sämtliche Lieferantenrechnungen werden in der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM im Rechnungseingangsjournal (RE-Journal) verwaltet. Egal, wie die Rechnung das Malerbüro erreicht, sie wird einfach im RE-Journal abgelegt. Das betrifft klassische PDF-Rechnungen, die per E-Mail eingehen, genauso wie ZUGFeRD-Rechnungen oder Papierrechnungen. Papierrechnungen werden einfach durch ein Scan digitalisiert und als PDF-Beleg abgelegt. Wird ein bestimmter Artikel gesucht, dann wird mit der „Komfortsuche Plus“ die Lieferantenrechnungen einfach nach dem gesuchten Begriff durchforstet. Schnell wird sichtbar, welcher Lieferant wann Abdeckfolie und zu welchem Preis geliefert hat. Egal, ob ein Suchwort wie „Abdeckfolie“, eine Materialnummer oder nur ein Wortfetzen eingeben wird. Die Software hat die Antwort.
Damit Schriftzeichen und Zahlen aus einem externen PDF-Beleg ausgelesen werden können, muss der Beleg softwareseitig zur Texterkennung aufbereitet werden. Diesen Vorgang erledigt die Software bei der Ablage des Belegs ins RE-Journal ganz automatisch im Hintergrund. Die Dokumente des RE-Journals lassen sich nun nach Belieben wort- oder zahlenbezogen analysieren. Daher beantwortet die Komfortsuche Plus die eingangs aufgeworfenen Fragen im Handumdrehen. So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.