Immer weniger Briefpost landet tagtäglich auf dem Büroschreibtisch. Diese Beobachtung machten in den letzten Monaten viele Unternehmer. Was bisher ausschließlich als persönliche Wahrnehmung galt, bestätigt eine aktuelle Umfrage im Auftrag des Digitalverbandes Bitkom.
Papierstapel, Briefe und Aktenordner haben ausgedient
Die Coronakrise hat in vielen deutschen Unternehmen zum Umdenken geführt und die Digitalisierung vorangetrieben. „Papierstapel, Briefe und Aktenordner haben ausgedient: Die deutsche Wirtschaft macht bei der Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse in diesem Jahr kräftig Druck. So sagen fast 9 von 10 Geschäftsführern und Vorständen in Deutschland (86 Prozent), ihr Unternehmen habe das Ziel, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Das ist doppelt so viel wie 2018, als es noch 43 Prozent waren. Fast zwei Drittel der Unternehmen (63 Prozent) gelingt dies bereits zunehmend – ebenfalls ein deutlicher Anstieg gegenüber 2018 (30 Prozent),“ so lautet das Ergebnis der Bitkom zur im Mai und Juni 2020 durchgeführten, repräsentativen Befragung von mehr als eintausend Unternehmen aller Branchen ab zwanzig Mitarbeiter.
Vorausschauend Handeln
Dieses Digitalisierungsstreben kommt nicht von ungefähr. Wie wichtig die Digitalisierung für Betriebe ist, ist vielen Unternehmern erst in der Corona-Pandemie klar geworden. In Zeiten, in denen Kontaktverbote und Abstandsregeln gesetzlich verbrieft sind, verschwindet die analoge Kommunikation zwangsläufig mehr und mehr. Unternehmer, die bereits seit langem den Wind des Wandels erkannt hatten und in Digitalisierung investierten, konnten nunmehr von ihrer vorausschauenden Handlungsweise profitieren.
Unternehmen, die nicht mit der Zeit gehen, haben oft das Nachsehen, wenn sich wie in diesem Jahr Gegebenheiten plötzlich ändern. Das gilt umso mehr für Betriebe in der Bauwirtschaft. Volle Auftragsbücher sorgen für einen ausgelasteten Arbeitsalltag, da verbleibt dem Unternehmer nicht viel Zeit, sich mit dem Thema der betrieblichen Digitalisierung auseinander- und letztendlich diese auch umzusetzen.
Sender und Empfänger
Solche Unternehmen in Wartestellung geraten mit der Zeit zwangsläufig unter Zugzwang. Auch wenn sie selbst noch immer auf Briefpost und analoge Kommunikationsmittel setzen, so werden sie mit der Zeit zunehmend isoliert. Denn sie sind nicht nur „Sender“, sondern auch „Empfänger“. Architekten, Bauleiter, Kunden, Lieferanten und sonstige Geschäftspartner setzen verstärkt auf digitale Kommunikationskanäle. Baupläne, Leistungsverzeichnisse, Fotos, Angebote, Rechnungen, Beschwerdeschreiben und vieles mehr überbringt nicht mehr der Briefträger. Sie landen nicht mehr im klassischen Firmen-Briefkasten, sondern im elektronischen Postfach des Chefs oder der Mitarbeiter. Werden vermehrt Dokumente über diesen elektronischen Weg zugestellt, ist es höchste Zeit zum Handeln. Büro- und Verwaltungsprozesse müssen angepasst werden, wenn nicht am Ende das Chaos regieren soll. Die Herausforderung besteht darin, analoge und digitale Posteingänge so perfekt zu verwalten, dass der Unternehmer und sein Büropersonal alle wichtigen Informationen und Dokumente in einem System schnell im Zugriff haben.
Das Chaos-Büro
Beim Blick ins eigene E-Mail-Postfach wird vielen Unternehmern schnell bewusst, wovon die Rede ist. Unzählige gelesene und ungelesene E-Mails befinden sich im Posteingang. Manch einer hat sich Projekt-, Kunden- oder Lieferantenordner angelegt, um etwas „Licht ins Dunkel“ zu bringen. Wird ein bestimmtes Kundenschreiben gesucht, geht die Sucherei los. Mal ehrlich: In früheren, analogen Zeiten wäre niemand auf die Idee gekommen, die Briefe im Postkasten zu belassen und bei Bedarf nach dem richtigen zu suchen. Genau das passiert aber heute im digitalen Zeitalter in vielen Betrieben. Was zu Beginn noch beherrschbar erscheint, wird zunehmend unübersichtlicher. Ganz abgesehen von unendlich langen Suchzeiten und der Tatsache, dass nicht jeder Büromitarbeiter auf das Chef-Postfach oder das Postfach seines Kollegen Zugriff hat. Mit der Zeit macht sich Chaos breit. Wichtige Informationen fehlen zeitnah oder werden gar nicht mehr gefunden.
Das digitale Büro
Doch wohin mit all den wichtigen E-Mails und digitalen Dokumenten von Architekten, Bauleitern, Lieferanten und Kunden? Hier kann nur ein einheitliches Organisationssystem weiterhelfen, um auf Dauer die elektronischen Posteingänge zu archivieren und den Überblick zu behalten. Bei der Suche nach der gesuchten Information darf keine unnötige Zeit verschwendet werden. Die Information muss also schnell zur Verfügung stehen. Genau dafür sorgen Dokumenten- und Kontaktmanagementsysteme. Sie ermöglichen durch ein verständliches Ablagesystem und durch smarte Suchfunktionen das schnelle Auffinden der gesuchten Informationen.
Ein solches Organisationswerkzeug ist die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM Professional SQL. Als umfassende ERP-Software verfügt sie sowohl über ein integriertes Kunden- und Kontaktmanagement als auch ein Dokumentenmanagement. Der Anwender arbeitet so wie er es aus analogen Zeiten kennt. Ihm stehen Kunden-, Lieferanten- und Projektakten zur Verfügung, wo er alle relevanten Informationen wie Gesprächsnotizen, Fotos, Baupläne, Dokumente und vieles mehr hinterlegt. Analoge Posteingänge gehören natürlich ebenso in diese digitalen Akten. Sie lassen sich entweder mit Hilfe eines stationären Scanners oder noch schneller mit der C.A.T.S.-App DokuScan digitalisieren und der betreffenden Akte zufügen. Das Gleiche gilt übrigens auch für Lieferantenrechnungen. Sie werden in dem Rechnungseingangsjournal der Softwarelösung einfach abgelegt und stehen automatisch auch in der Lieferantenakte zur Einsichtnahme zur Verfügung. So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.
Fazit
Ein chinesisches Sprichwort sagt: Wenn der Wind des Wandels weht, bauen die einen Windmühlen und die anderen Schutzmauern. Es obliegt jedem Unternehmer selbst, zu entscheiden, zu welcher Gruppe er gehören möchte.
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