Im Handwerksbüro laufen alle Fäden zusammen. Hier werden Kunden empfangen, Angebote und Aufträge geschrieben, Baustellen vorbereitet, gesteuert und abgerechnet, Reklamationen bearbeitet, Mahnungen geschrieben, Werbeaktionen gestartet, Mitarbeiter eingestellt und so weiter. Die Liste ließe sich natürlich noch weiter fortsetzen. Doch eins wird schon jetzt klar: Das Herzstück eines jeden Betriebs ist „DAS BÜRO“.
Leider zeigt sich in vielen Maler- und Stuckateurbetrieben ein anderes Bild. Die Schreibtischplatte ist nicht mehr zu erkennen, sondern liegt versteckt unter hohen Aktenstapeln und Papierbergen. Überall kleben gelbe Zettelchen mit Notizen. In der Ecke stehen Farbeimer und Tapetenreste von der letzten Baustelle, die noch nicht den Weg ins Lager gefunden haben und der defekte Computer, der schon vor zwei Monaten ausgetauscht wurde, steht auch noch im Raum herum. Das perfekte Bild nach außen, oder? Nein, sicher nicht. Man kann hoffen, daß nie ein potentieller Kunde dieses Büro betreten wird, denn von einem solchen Durcheinander schließt der Kunde zwangsläufig auch auf einen chaotischen, unorganisierten „Laden“ und der schon sicher geglaubte Auftrag ist schnell dahin.
Ordnung macht den Kopf frei
Ein aufgeräumtes Büro ist aber nicht nur wichtig für das Bild nach außen, sondern hat einen weiteren, unschlagbaren Vorteil. Es macht den Kopf frei. Quillt der Schreibtisch über, so suggeriert dies dem Kopf viel, viel Arbeit. Das verursacht Streß und schafft eine innere Blockade. Die Konzentration läßt nach. Das Denken fällt schwer. Die Arbeit macht keinen Spaß, denn man sieht „kein Licht am Ende des Tunnels“. Das muß nicht sein. Das geht auch anders.
Das Büro effizient managen
„Herzlich Willkommen im 21. Jahrhundert“, könnte man all diesen Betriebe zurufen. Nie war es so einfach wie heute das Malerbüro effizient zu managen. Kein Chaos, keine Papierflut, dafür aber mit dem perfekten Überblick und jederzeitigem Zugriff auf alle wesentlichen Informationen. Das entlastet nicht nur die Büromitarbeiter, sondern schafft auch dem Chef die erforderliche Transparenz.
Punkt 1: Auf den Schreibtisch gehört nur, was auch bearbeitet wird.
Wer vor lauter Papier seinen Schreibtisch nicht mehr sieht, sollte mal kräftig „ausmisten“. Alles runter vom Tisch und die Papierberge sichten. Vieles davon kann in den Papiermüll, da es sich vermutlich durch Zeitablauf erledigt haben wird. Vorgänge, die noch auf eine Bearbeitung warten, sollten gesichtet, bearbeitet oder delegiert werden. Auf dem Schreibtisch dürfen am Ende nur noch die Vorgänge liegen, die noch am selben Tag bearbeitet werden. So verläßt man am Abend seinen Schreibtisch aufgeräumt und verabschiedet sich gut gelaunt in den wohl verdienten Feierabend.
Punkt 2: To-Do-Liste sorgt für den Überblick anstehender Aufgaben
Damit man zu jeder Zeit den Überblick über seine Aufgaben hat, hilft eine To-Do-Liste weiter. Sie ermöglicht ein strukturiertes Arbeiten. Mit ihrer Erstellung sollte sogleich bei der Aufräumaktion des Schreibtisches begonnen werden. Vorgänge, die noch bearbeitet werden müssen, finden ihren Weg auf die Liste. Eine solche kann handschriftlich in einem Notizbuch oder aber elektronisch geführt werden. Wichtig ist, den Zeitaufwand für die Bearbeitung grob zu schätzen und entsprechend einzuplanen. Hier sollte etwas großzügiger kalkuliert werden, so gerät man auch nicht unter Zeitdruck, wenn die Bearbeitung länger dauert als gedacht. Da nicht alle Aufgaben gleich wichtig sind, hat auch eine Priorisierung der Aufgaben zu erfolgen. Ist die Dringlichkeit hoch, niedrig oder mittel? Je nach Einschätzung sollte eine Kennzeichnung der Aufgabe vorgenommen werden. Wurde eine Aufgabe erledigt, so ist sie natürlich sofort von der To-Do-Liste zu streichen. Es empfiehlt sich, jeden Abend kurz vor Feierabend, die Aufgaben für den nächsten Tag anzuschauen. So ist man für den nächsten Arbeitstag bereits bestens vorbereitet.
Punkt 3: Der Schreibtisch ist kein Ablagesystem.
Auf den Schreibtisch gehören nur die Vorgänge, die laut To-Do-Liste für den Tag zur Bearbeitung anstehen. Alle anderen Unterlagen und Dokumente befinden sich abgelegt in Handakten oder Projektordnern. Kommt der Chef mit Unterlagen, Protokollen oder Fotos von der Baustelle, so sind diese bis zur weiteren Bearbeitung sofort abzulegen und nicht auf dem Schreibtisch zu lagern. Wer in seiner Unternehmenssoftware über ein integriertes Dokumentenmanagementsystem verfügt, sollte die Unterlagen vor ihrer Ablage digitalisieren. In der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM kann so jeder zu jeder Zeit auf die Unterlagen in der elektronischen Akte zugreifen. Die übersichtliche Belegarchivierung ermöglicht den schnellen Zugriff auf Angebote, Rechnungen, Protokolle, Fotos, Checklisten und vieles mehr. Das erspart ein langwieriges Suchen in Projektordnern oder Handakten und garantiert eine sofortige Verfügbarkeit, ohne den Schreibtisch zumüllen zu müssen.
Punkt 4: Einen Vorgang nach dem anderen bearbeiten.
Manche Vorgänge sind kompliziert und bedürfen der Konzentration. Wer beispielsweise eine lange Schlußrechnung zu erstellen hat, sollte nicht parallel weitere Aufgaben bearbeiten. Zu schnell schleichen sich unbedacht Fehler in die Bearbeitung ein. Wie heißt es so schön: Immer eins nach dem anderen. Und so ist es auch im Büro. Hier müssen entsprechend der To-Do-Liste Prioritäten gesetzt werden. Wer mehrere Vorgänge parallel beginnt, aber nicht zu Ende bringt, verliert schnell den Überblick und das Büro versinkt im Chaos.
Punkt 5: Briefpost bearbeiten ist besser als nur lesen
Einmal täglich kommt der Postbote und bringt die Briefpost. Für die Bearbeitung sollte Zeit eingeplant werden. Die Briefe legen auf dem Schreibtisch nämlich keinen Zwischenstop für die nächsten Tage und Wochen ein. Was sofort bearbeitet werden kann, wird bearbeitet. Ist für einen Vorgang ein anderer zuständig, werden die Unterlagen sofort weitergeleitet. Dafür sollte übrigens jeder Mitarbeiter auf seinem Schreibtisch einen Posteingangskorb stehen haben. Hier werden alle Vorgänge abgelegt, die an diesen Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergegeben werden. So verschwinden die Unterlagen nicht irgendwo auf dem Schreibtisch und werden erst durch Zufall am Sankt Nimmerleinstag wieder gefunden.
Wer über ein elektronisches Kontaktmanagementsystem verfügt, sollte für den Kollegen sogleich eine Aufgabe zur weiteren Bearbeitung planen, so weiß dieser über die anstehende Arbeit sofort Bescheid. Wichtige Unterlagen und Dokumente sollten digitalisiert und in der elektronischen Akte abgelegt werden.
Punkt 6: eMails sichten, bearbeiten und löschen
Die Flut an eMails, die täglich über einen hereinbricht, ist kaum zu bewältigen und kostet vor allem viel Zeit. Damit eMails nicht zum Zeitfresser werden, sollte man sich an folgende Grundsätze halten:
- eMail-Eingänge sind höchstens alle zwei Stunden zu checken. Wer häufiger seine eMails checkt, wird schnell von seiner Arbeit abgelenkt und kann Vorgänge,
die er gerade bearbeitet nicht konzentriert zu Ende bringen. Auch hier gilt: Erst einen Vorgang beenden, dann eMails checken. - Werden eMails gesichtet, so sind sie auch sofort zu bearbeiten. Unwichtige eMails sind sofort zu löschen, eMails mit wichtigem Inhalt sind zu bearbeiten oder zur Bearbeitung weiterzuleiten. Dauert die Beantwortung einer eMail weniger als fünf Minuten, sollte diese sogleich bearbeitet werden. eMails, die nicht kurzfristig erledigt werden können, gehören auf die To-Do-Liste, das heißt deren Bearbeitung wird terminiert.
- Nach der Bearbeitung oder Weiterleitung ist die eMail zu löschen. Viele sammeln regelrecht in ihrem Posteingang eMails der letzten Wochen und Monate. Schnell kommen da mehrere hundert Mails zusammen. Null Überblick und Chaos sind vorprogrammiert.
- Dieses Problem haben auch all jene, die viel unterwegs sind und ihre eingehenden eMails direkt auf ihr Smartphone umleiten. Zurück im Büro finden sie dann oft dieselben eMails nochmals in ihrem Büro-PC. Das heißt: Doppelte Arbeit, Zeitverschwendung, Streß pur. Glücklich schätzen können sich all jene Chefs, die über eine „gute Fee“ im Büro, sprich Sekretärin, verfügen. Während er unterwegs ist, sichtet sie die eMails und ist mal etwas Wichtiges dabei, was nur der Chef bearbeiten kann und keinen Aufschub duldet, setzt sie ihn einfach davon in Kenntnis. Ein Anruf oder eMail genügt und der Chef weiß Bescheid. Nutzt der Chef VerA, das mobile Büro, so erhält er alle wichtigen Infos, die zur weiteren Bearbeitung erforderlich sind, auf sein Smartphone. Hier hat er Zugriff auf die elektronische Akte und alle Belege. Auf diese Weise kann der Chef wichtige eMails auch unterwegs bearbeiten, wird aber nicht ständig mit eMails bombadiert.
Punkt 7: Telefonate organisiert führen und beenden
Wer in einem Büro den Hörer in die Hand nimmt, hat einen verantwortungsvollen Job zu erledigen. Ruft ein potentieller Neukunde an, kennt er meist das Unternehmen, den Chef und die Mitarbeiter noch nicht. Hier zählt der erste Eindruck. Und den bekommt er am Telefon. Es empfiehlt sich daher, einen Telefonblock griffbereit zu haben, damit nichts vergessen wird. Wer hat wann angerufen und wollte wen warum sprechen. Wer? Wann? Wen? Warum? – diese vier Ws sollten geklärt sein, um den Vorgang anschließend selbst zu bearbeiten oder zur Bearbeitung weiterzugeben. Abschließend sollte eine Gesprächsnotiz angefertigt werden, entweder handschriftlich, um sie in die Handakte abzulegen oder sie wird direkt in die elektronische Akte erfaßt und ist somit gleich für alle verfügbar. Natürlich gehört die weitere Bearbeitung als Aufgabe auf die To-Do-Liste, sonst droht der Anruf in Vergessenheit zu geraten.
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Punkt 8: Musterschreiben nutzen und Zeit sparen
Man muß das Rad nicht immer wieder neu erfinden. Es gibt es ja schließlich schon. Und so ist es auch im Büro. Viele Vorgänge sind Standardvorgänge. Sie wiederholen sich immer wieder und wieder. Ob es sich um Geburtstagsgrüße an Kunden, Anschreiben zur Angebotsübersendung, Terminbestätigungen, die Anforderung einer Bürgschaftsrückgabe, Bedenkenanmeldungen oder andere Vorgänge handelt, der textliche Inhalt kann in all diesen Fällen standardisiert in Musterschreiben festgelegt und dann bei der konkreten Fallbearbeitung individualisiert werden. Das spart eine Menge Arbeit. Hierzu kann man sich einen Ordner mit Musterschreiben anlegen, die man dann als Textvorlage nutzt und bei Bedarf abtippt. Anwender der Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM können mit dem integrierten Office-Center arbeiten. Dort sind bereits zahlreiche Musterschreiben hinterlegt, weitere können zu jeder Zeit durch den Anwender hinzugefügt werden. Das spart eine menge Schreibarbeit. Die Schreiben werden automatisch in der elektronischen Kunden- oder Lieferantenakte abgelegt.
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