Das Malerbüro: Digitale Archivierung kann so einfach sein…

Digitale Archivierung im HandwerksbetriebIst von „digitalem Büro“ die Rede, gehen viele Handwerksunternehmer auf Tauchstation. Dieses Verhalten unterliegt dem Irrglauben, dass ein digitales, papierloses Büro immer Papiervernichtung bedeutet. Und genau das wollen viele Handwerker nicht. Sie wollen auf Papierbelege nicht verzichten und ihre Geschäftsbriefe weiterhin auf dem Postweg versenden. Doch im digitalen Büro wird niemand gezwungen, auf seine papiergebundene Ablage zu verzichten. Natürlich können weiterhin Kunden- und Lieferantenakten im Schrank stehen. Papiervernichtung ist nicht das oberste Ziel des digitalen Büros. 

Digitale Dokumente schenken Zeit
Das „papierlose“ Büro hat vielmehr zum Ziel, Büroabläufe effizienter zu gestalten und auf diese Weise Arbeit einzusparen und Suchkosten zu minimieren. Das wird dadurch erreicht, dass im digitalen Büro Chef und  Mitarbeiter einen schnellen Zugriff auf alle digitalen Dokumente und die darin enthaltenen Informationen erlangen.

Suchkosten vermeiden
Fast jeder Unternehmer kennt die folgenden Situationen: Wie oft steht ein Mitarbeiter vor dem Aktenschrank und sucht nach einem Beleg? Wie oft wird im elektronischen Postfach nach einer ganz bestimmten E-Mail gesucht? Wie oft wird auf dem Smartphone nach den Fotos des letzten Baustellenbesuchs gesucht? Wie oft… Diese Aufzählung ließe sich beliebig lang fortsetzen. Wird aber täglich nur eine Viertelstunde für solche Suchaktionen aufgewendet, fallen bei einem Stundensatz von 45 Euro Suchkosten von rund 2.500 Euro jährlich an. Das muss nicht sein.

Suchen und finden im Malerbüro
Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM unterstützt Maler und Stuckateure bei der geordneten digitalen Ablage ihrer Dokumente, Fotos, E-Mails und so weiter. So werden diese bei Bedarf zügig gefunden, ohne sich vom Schreibtischstuhl erheben zu müssen. Sogar von unterwegs können all diese Informationen vom Chef eingesehen werden. Nur wenige Klicks und schon ist der gesuchte Belege, zum Beispiel eine Lieferantenrechnung auf dem Bildschirm sichtbar, nur wenige Klicks und schon öffnet sich die gesuchte E-Mail, nur wenige Klicks und schon werden die Baustellenfotos auf dem Bildschirm betrachtet. Jeder im Malerbüro, der die Berechtigung hat, kann auf diese Daten und Informationen zugreifen. Ist die Sekretärin krank, muss sich der Chef nicht erst durch den Aktenberg auf dem Schreibtisch oder durch ihr elektronisches Postfach wühlen. Er hat alles im digitalen Zugriff.

Digitale Archivierung mit dem FileConnector in der Maler-SoftwareSchnelle digitale Ablage dank FileConnector©
Doch wie gelangen all diese Belege, E-Mails, Fotos und andere Dokumente in das Archiv- und Ablagesystem der Maler-Software? Mit dem FileConnector©, einer intelligenten Softwarefunktion, wird dies alles im Handumdrehen erledigt. Externe Dokumente, Fotos und E-Mails lassen sich so unschlagbar schnell in den digitalen Akten ablegen. So wird die E-Mail aus dem Postfach einfach mit der Maus in das Cockpit der Maler-Software gezogen und dann automatisch in der gewählten Akte abgelegt. Natürlich werden E-Mails und auch deren Anhänge im Originalformat archiviert. Auch gescannte Belege und Geschäftsbriefe, die den Maler und Stuckateur in Papierform erreichen, lassen sich so schnell und einfach ablegen. So ist alles da, wo es hingehört. Mit den richtigen Softwarewerkzeugen heißt „Suchen & Finden“ im digitalen Zeitalter „keine Zeitverschwendung“.