Kein Stress mehr mit Urlaubsanträgen: Der digitale Urlaubsmanager

der digitale Urlaubsmanager

„Chef, kann ich in der Woche vom 18. März Urlaub haben“, fragt der Mitarbeiter als er seinen Chef auf der Baustelle trifft. Und schiebt mit treuem Gesichtsausdruck nach: „Meine Frau hat…“. Weil sein Chef ein guter Chef sein möchte, der auf seine Mitarbeiter eingeht, sagt er natürlich „Ja klar, das machen wir passend.“

Das ist in dieser oder ähnlicher Form schon in jedem Maler- oder Stuckateurbetrieb vorgekommen. Der Mitarbeiter möchte Urlaub haben und fragt seinen Chef. Und der stimmt zu. Weil das alles mündlich und so nebenbei passiert, ist die Gefahr natürlich groß, dass dabei etwas schief läuft. Hat der Chef geprüft, ob der Mitarbeiter im gewünschten Zeitraum auch Urlaub bekommen kann? Haben in der Zeit vielleicht schon andere Kollegen frei? Welche Baustellen stehen dann an? Reicht die Mitarbeiterkapazität, um zugesagte Termine zu schaffen? Das sind nur einige Fragen, die sich stellen, wenn es um die Gewährung von Urlaub geht. Und weil man da durchaus einen kleinen Moment drüber nachdenken muss und wahrscheinlich auch ein paar Zusatzinformationen braucht, deshalb kann die Frage nach Urlaub zwischen Tür und Angel ganz schnell zum Problem werden.

Aber es kann noch schlimmer kommen: Denn der Mitarbeiter wird den zugesagten Urlaub verplanen. Das war ja der Sinn seiner Frage. Was, wenn der Chef in der Hektik seines Tagesgeschäfts vergisst, dass er seinem Mitarbeiter Urlaub gegeben hat? Immerhin ist das alles im Vorbeigehen passiert und da kann das mit dem Aufschreiben schon mal schief gehen. Irgendwann wird sein Mitarbeiter dann sagen: „Tschüs bis übernächste Woche“. Und dann wird es dem Chef wie Schuppen von den Augen fallen: Er wird merken, dass er vergessen hat, es aufzuschreiben. Und wahrscheinlich wird er ein Problem haben, weil er gerade jetzt den Mitarbeiter dringend brauchen kann. Auch das ist in vielen Maler- und Stuckateurbetrieben schon vorgekommen.

Die Lösung all dieser Probleme liegt in einer formalisierten Urlaubsverwaltung. Dabei werden Urlaubsanträge nicht mündlich, sondern schriftlich gestellt. Derjenige, der darüber zu entscheiden hat, prüft dann, ob das gewünschte möglich ist und gibt es frei oder eben auch nicht. Das Problem dabei sind die Urlaubsanträge – Zettel, die man haben muss. Zettel, die man ausfüllen, weitergeben und irgendwie ablegen und verwalten muss.

Der digitale Urlaubsantrag in der CATSbauzeit-App

Urlaubswunsch einfach von der Baustelle ins Büro schicken. Der digitale Urlaubsantrag in der CATSbauzeit-App macht’s möglich. 

Deshalb hat C.A.T.S.-Soft in die digitale Zeiterfassung CATSbauzeit einen digitalen Urlaubsmanager integriert. Hier braucht der Mitarbeiter nicht mehr umständlich irgendwelche Zettel auszufüllen. Er nutzt einfach sein Smartphone und die CATSbauzeit-App. Dort findet er die Funktion „Urlaubsantrag“ und die ist schnell ausgefüllt: Der Mitarbeiter trägt den gewünschten Zeitraum ein, macht eventuell noch eine Zusatzbemerkung und drückt auf „Urlaubsantrag stellen“. Und schon wandert sein Antrag automatisch ins Büro und auf den Schreibtisch seines Chefs. Im Desktop-Control-Center zeigt der Urlaubsmanager alle eingehenden und unbearbeiteten Urlaubsanträge an. Der Chef stimmt diese mit seiner Planung ab und genehmigt den Antrag per Buttonklick oder lehnt ihn ab. Seine Entscheidung wird automatisch auf das Smartphone des Mitarbeiters zurück übertragen und diesem angezeigt. Die gestellten Urlaubsanträge werden natürlich in der Antragshistorie archiviert. Und natürlich werden genehmigte Urlaubsanträge auch automatisch in die Urlaubsverwaltung im Rahmen der Projekteinsatzplanung von C.A.T.S.-WARICUM eingetragen.

So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.