In vielen Malerbetrieben wird dem Malerbüro viel zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Während die Mitarbeiter auf der Baustelle mit neuesten und kreativen Techniken die Wände der Kunden verschönern und obendrein auch mit modernen Werkzeugen und Geräten ausgerüstet sind, läuft das Malerbüro quasi so nebenher mit. Hier wird „der Bürokram“ erledigt, zu dem die meisten Chefs keine Zeit und oftmals auch keine Lust haben.
Doch wer bei der Artikelüberschrift denkt, es gebe jetzt jede Menge Tipps, wie man das Malerbüro mit modernen sowie ergonomisch geformten Büromöbeln und jeder Menge Grünpflanzen richtig schick einrichtet, liegt falsch. Natürlich sollte ein Malerbüro, und zwar unabhängig davon, ob sich hier auch Kunden die Klinke in die Hand geben, ästhetisch ansprechend sein. Immerhin müssen hier Menschen arbeiten und das Büropersonal, das bei einem Fulltime-Job fast ein Drittel des Tages an seinem Arbeitsplatz verbringt, sollte sich auch wohlfühlen. Daher ein Tipp am Rande: Ein guter Chef fragt seine Beschäftigten einfach mal nach ihren Wünschen, wie man das Büro gestalterisch optimieren könnte. Das motiviert und kommt gut an.
Das Malerbüro ist keine Schreibstube
Vorliegend geht es aber nicht um den gestalterischen Aspekt eines Büros. Es geht vielmehr darum, ein produktives Büro zu schaffen, das den Anforderungen der heutigen Zeit gerecht wird. In vielen Betrieben wird das Büro immer noch wie eine Schreibstube aus dem letzten Jahrhundert gesehen. Der Chef schreibt das Angebot handschriftlich vor, macht ein paar Notizen und die Bürokraft wird zur Schreibkraft, sprich sie tippt dies alles fein säuberlich in den PC, druckt beispielsweise das Angebot aus, der Chef korrigiert handschriftlich, die Bürokraft korrigiert die Angaben im PC, druckt das Angebot anschließend aus und verschickt es per Post. Produktive, zeitsparende und damit auch geldsparende Büroarbeit geht anders.
Ein produktives Malerbüro bedeutet Chefentlastung
Produktive Büroarbeit bedeutet, dass die Bürokraft so viel wie möglich selbsttätig erledigt und der Chef bestenfalls nur noch mal drüber schaut, wenn er dies für erforderlich hält. Produktive Büroarbeit bedeutet Chefentlastung. Nur so kann sich der Chef auf die Aufgaben konzentrieren, die wirklich nur er erledigen kann bzw. erledigen sollte.
Manchmal ist die Umsetzung einfacher als gedacht. Einige kleine Umstrukturierungen im Betrieb können schon dafür sorgen, dass der Chef selbst mehr Zeit hat. Wer Aufgaben abgibt, von denen er dachte, sie ausschließlich selbst erledigen zu können und seinen Mitarbeitern mehr Verantwortung überträgt, geht genau in die richtige Richtung. Wer denkt, dass das nicht geht, täuscht sich. Es ist oft nur das eigene Ego, das einen an den Aufgaben kleben lässt, und das glaubt, kein anderer könne diese erledigen. Natürlich muss die Bürokraft in der Lage sein, entsprechende Aufgaben, die zuvor der Chef erledigt hat, auch übernehmen zu können. Doch das ist oft leichter als gedacht. Denn je digitaler das Malerbüro ist, umso einfacher wird es für den Chef Aufgaben abzugeben und gleichzeitig im Büro an Produktivität zu gewinnen.
Das eingangserwähnte Beispiel verdeutlicht dies recht gut. Mit der richtigen Vorarbeit durch den Chef, hat der Büromitarbeiter schon die benötigten Informationen zur Hand, um daraus ein perfektes Angebot zu erstellen. Erstellt der Chef sein Aufmaß schon auf der Baustelle digital mit der mobilen App CATSmobil, kann er mit wenigen Klicks das Angebot schon so vorbereiten, dass die Bürokraft die Daten, die automatisch von der App im Büro-PC landen, nur noch in die betriebswirtschaftliche Maler-Software übergibt und fertig ist das Angebot und kann an den Kunden per Post oder E-Mail versendet werden. So entsteht relativ einfach und unkompliziert ein ansprechendes Kundenangebot.
Drei unschlagbare Vorteile
Diese digitale Arbeitsweise schafft für den Chef freie Kapazitäten, die er an anderer Stelle verwenden kann. Es erleichtert ihm zudem seine Arbeitsweise bei Aufmaß- und Angebotserstellung. Gleichzeitig überträgt er der Bürokraft mehr Verantwortung und nutzt sie nicht als (billige) Schreibkraft. Und zu guter Letzt liefert er dem Kunden bei dieser Vorgehensweise auch noch schneller das gewünschte Angebot. Das ist nur ein Beispiel von vielen, das zeigt, wie produktive Büroarbeit gelingen kann.
Von einer solchen, voll digitalisierten Arbeitsweise profitieren alle Beteiligten. So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.
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