Personalmangel? Optimieren Sie Ihre Betriebsabläufe

Personalmangel? Dann optimieren Sie Ihre Betriebsabläufe

Die aktuelle Situation, in der sich viele Handwerksbetriebe befinden, ist schnell skizziert: Volle Auftragsbücher, aber zu wenig Personal. Daran wird sich auch in absehbarer Zeit nicht viel ändern. Die Prognosen für die Bauwirtschaft sind nach wie vor sehr gut, das heißt die Auftragsbücher werden weiterhin gut gefüllt sein. Fachkräfte fallen aber nicht vom Himmel, das heißt die angespannte Arbeitsmarktsituation wird uns weiterhin begleiten. Schätzungen des Zentralverbands des Deutschen Handwerks zufolge fehlen bereits heute 250.000 Facharbeiter im Handwerk.

Fehlende Manpower
Handwerksbetriebe stehen daher vor einer großen Herausforderung, denn sie müssen den Spagat zwischen vollen Auftragsbüchern und fehlender Manpower meistern. Seit Jahren laufen Chef und  Mitarbeiter auf Vollgas. Die Mitarbeiter arbeiten am Anschlag. Die Akkus sind in vielen Betrieben leer. Chef und Mitarbeiter sind ausgebrannt. Während in früheren Jahren zumindest im Winter eine Zwangspause aufgrund der Witterung eingelegt werden musste, entfällt aufgrund der milden Winter auch diese Ruhezeit. Wie lässt sich dieses Dilemma in den Griff kriegen?

An den Betriebsabläufen arbeiten
Malerunternehmer, die in dieser Situation den Kopf in den Sand stecken, sind schlecht beraten. Jetzt heißt es vielmehr: Ärmel hochkrempeln und das Beste aus dieser Situation herausholen. Und genau das geht heute besser als jemals zuvor. Denn dank der Digitalisierung lassen sich Betriebsabläufe optimieren und so die vorhandenen Mitarbeiter wesentlich effizienter einsetzen. Das gilt übrigens gleichsam für die Baustelle und das Malerbüro. Digitalisierte Betriebsabläufe verschaffen den Mitarbeitern und dem Chef Freiräume, die sie wesentlich sinnvoller einsetzen können.

Die Baustelle ist Dreh- und Angelpunkt im Handwerksbetrieb. Mit der Arbeitsleistung auf der Baustelle wird Geld verdient oder verloren. Doch um den Auftrag erfolgreich abzuschließen, sind viele andere Arbeiten erforderlich, die mit der eigentlichen Baustellenarbeit unmittelbar nichts zu tun haben. Ein großer Koordinationsaufwand ist nötig, um die Baustelle zum Erfolg werden zu lassen. Häufig wird dies noch alles mit viel Papier und sehr zeitaufwendig bearbeitet.

Ein Rädchen greift ins nächste
Genau da setzt Digitalisierung an. Doppel- und Mehrfacharbeiten werden vermieden. Daten, die einmal erfasst werden, können an anderer Stelle beliebig weiterverarbeitet werden. Das spart den Mitarbeitern enorm viel Zeit und bietet dem Chef mit den richtigen Auswertungstools obendrein ein perfektes Führungsinstrument.

Ein kleines Praxis-Beispiel aus einem digitalen Malerbetrieb soll das verdeutlichen. Hier greift ein Rädchen ins andere. Angebot und Aufmaß erstellt der Malerunternehmer bereits auf der Baustelle digital mit CATSmobil in sein Smartphone oder Tablet. Im Büro landen die erfassten Daten automatisch in der Malersoftware C.A.T.S.-WARICUM. Zur Angebotskalkulation greift er auf die aktuellen Materialpreise seiner Vorlieferanten zu und versendet sodann das fertige Angebot aus seiner Malersoftware per E-Mail an den Kunden. Bis jetzt hat er noch kein Papier benötigt, nichts abgetippt, keine Zeit verschwendet.

Mit CATSmobil sind Angebot und Aufmaß auf der Baustelle schnell erfasst. Durch den integrierten Autopiloten wird kein Maß vergessen und die Automatikfunktionen erstellen das Raumaufmaß völlig selbsttätig. Für den Anwender bedeutet das: Nur messen, nicht rechnen!

Das geht nachdem der Betrieb den Auftrag erhält genauso weiter: Die Malersoftware zeigt ihm auf Knopfdruck die Info, welches Material er zur Ausführung benötigt, was noch auf Lager ist und was er wo bestellen muss. Selbstverständlich kann er die Materialbestellung direkt aus der Software in das Warenwirtschaftssystem des Lieferanten senden. Um seine Mitarbeiter einzuplanen, stellt ihm die Malersoftware eine digitale Plantafel zur Verfügung. Hier wird auch der Geräteeinsatz geplant, so fehlen später keine wichtigen Baugeräte, wenn sie benötigt werden. Ein Baustellenstopp oder eine Verzögerung wäre schädlich für die Produktivität. Die Mitarbeiter sehen auf ihrem Smartphone, wo sie wann arbeiten sollen. Und genauso erfassen sie in ihr Smartphone alles, was sie auf der Baustelle leisten. Kommt es auf der Baustelle zu Zusatzarbeiten, so werden auch diese mit dem Alleskönner Smartphone erfasst. Dies alles geschieht mit der App von CATSbauzeit. Da die Daten immer in Echtzeit im Malerbüro landen, sieht der Chef im Büro zu jederzeit genau wie die Baustelle gerade läuft oder wo es klemmt. So kann er Fehler und Probleme sofort erkennen und in die Abläufe zu einem Zeitpunkt eingreifen, zu dem eine Optimierung noch einfach möglich ist. Das schützt vor Fehlern und sichert die Produktivität. Der Chef selbst muss dafür weder zur Baustelle fahren noch irgendwelche Daten umständlich in den PC erfassen. Die gesamte Datensammlung übernehmen seine Mitarbeiter, die über CATSbauzeit in das betriebliche Netzwerk vollständig eingebunden sind. Die Mitarbeiter sehen zu jeder Zeit, welche Arbeiten sie noch erledigen müssen und wie viel Zeit im Auftrag dafür noch zur Verfügung steht. Das spornt an und sichert die Produktivität. So wird auch an knapp kalkulierten Baustellen noch Geld verdient.

Mitarbeiterführung 4.0: Das Smartphone zeigt den Baustellenstand an - Soll-Ist-Vergleich

Die Mitarbeiter auf der Baustelle sind in das betriebliche Netzwerk voll eingebunden. So sagt ihnen das Smartphone, welche Arbeiten noch zu erledigen sind und wie viel Zeit im Auftrag dafür zur Verfügung steht.

Wenn die Baustelle dann fertig ist, wird abgerechnet. Da dank des optimalen Datenflusses sowohl die ausgeführten Massen als auch die Zusatzarbeiten längst im PC hinterlegt sind, ist die Schlussabrechnung schnell erstellt. Eine schnelle Schlussrechnung nach Baustellenende gefällt dem Kunden und bringt schnell Geld aufs Konto. Das spart Zinsen und sichert die Liquidität. Digitalisierung bietet die Chance auf eine ganzheitliche Optimierung des Malerbetriebs. So kann mit weniger Personal die gleiche Arbeitsleistung erbracht werden und mehr Geld wird auch dabei verdient.

Kurzfilme aus den C.A.T.S.-Studios geben einen guten Einblick in die Arbeitsweise der digitalen Lösungen von C.A.T.S.-Soft. Besuchen Sie den C.A.T.S.-Youtube-Kanal. Einfach klicken: https://www.youtube.com/user/catssoft/featured