Moderne Büroorganisation: So spart die Sekretärin eine Menge Zeit

Moderne Büroorganisation: So spart die Sekretärin eine Menge ZeitKönnen Sie sich ein Malerbüro ohne Computer vorstellen? Warum nutzen Sie ihn dann nicht? – Diese zwei provokanten Fragen treffen den Kern des Problems. In jedem Malerbüro befindet sich heutzutage ein Computer. Ein Büroleben ohne Computer ist unvorstellbar. Doch nicht alle nutzen die Möglichkeiten, die ihnen der Einsatz eines Computers bietet.

Abtippen war gestern
Vor 30 Jahren saß hinter jeder Schreibmaschine eine nette Bürodame. Sie musste den ganzen Tag Dinge, die ihr der Chef vorlegte, abtippen. Dann löste der Computer die Schreibmaschine ab. Doch in vielen Malerbüros hat man sich bis heute noch nicht von dieser alten Tippgewohnheit gelöst. Da werden vom Chef Angebote und Aufmaße handschriftlich verfasst und von der Sekretärin mühsam abgetippt. Da wird an Ausschreibungen teilgenommen und das ellenlange Leistungsverzeichnis stundenlang von der Sekretärin abgetippt. Da schreiben die Mitarbeiter fleißig mit der Hand Stundenzettel und im Büro werden diese dann wieder Stunde um Stunde abgetippt. Eine elende Tipperei, die viel Zeit und viel Geld kostet. Die Sekretärin könnte in dieser Zeit sinnvoller beschäftigt werden. So könnte sie sich intensiv der Büroorganisation widmen und damit dem Chef als „rechte Hand“ assistieren. Doch wer tippt dann Angebote, Aufmaß und Stundenzettel ab? Die Antwort ist simpel: Niemand.

Von A wie Angebot bis Z wie Zeiterfassung
Mit fertig formulierten und kalkulierten Leistungstexten werden heutzutage im Handumdrehen Angebote erstellt. Der Maler kann hierbei auf gängige Kataloge wie den Praxis-Leistungskatalog von C.A.T.S.-Soft zurückgreifen. Leistung aufrufen, die Masse hinterlegen und das war’s. Bei Ausschreibungen fordert der Maler einfach das Leistungsverzeichnis in digitaler Form als GAEB-Datei an. Das LV spielt er direkt in seine Maler-Software ein und kann sogleich mit der Angebotsbearbeitung beginnen. So erstellt der Maler seine Angebote effizient und zeitsparend.

Beim Aufmaß sieht es nicht viel anders aus. Das digitale Zeitalter hat auch hier neue Arbeitsweisen geschaffen, die dem Chef und der Sekretärin wertvolle Stunden sparen. Im Außenbereich wird einfach aus einem Foto ein Aufmaß erstellt und im Innenbereich erfasst der Maler sein Aufmaß in ein Smartphone. Und schon sind die Daten da, wo sie hingehören – ganz ohne Abtippen. So wird beim Aufmaß keine Zeit verschenkt.

Und bei den Stundenzetteln tickt die Uhr heutzutage ebenfalls anders. Arbeitszeiten werden einfach per Smartphone erfasst. Das entlastet die Gesellen auf der Baustelle von lästiger Schreibarbeit und die Sekretärin muss im Büro nicht mehr stundenlang, schwer entzifferbare, handgeschriebene Stundenzettel abtippen. Der digitale Stundenzettel spart so manche Arbeitsstunde, die sinnvoller eingesetzt werden kann.

Büro-Assistenz mit Anspruch
Was macht die Sekretärin mit ihrer gewonnenen Zeit? Ist sie jetzt arbeitslos? Nein, ganz und gar nicht. Sie widmet sich neben der übrigen, professionellen Büroarbeit neuen Aufgabenfeldern und trägt so zur Entlastung des Chefs bei. So wie Bianca Richter, die gelernte Bankkauffrau, die für ihren Chef auf die Baustelle fährt, Fotos macht  und mit BILDaufmaß die Fassadenaufmaße erstellt – das macht ihr nicht nur eine Menge Spaß, sondern ist auch eine willkommene Abwechslung zur sonstigen Büroarbeit (Mehr dazu im Beitrag: Chefentlastung pur: Die Sekretärin macht das Aufmaß und Abrechnung). 

Abtippen war gestern! Ein modern organisiertes Büro verhilft zu neuen Freiräumen, die betrieblich sinnvoll genutzt werden können. Bürokräfte sind ausgebildete Fachkräfte und so sollten sie auch eingesetzt werden. 

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