Goodbye Doppelerfassung: Der richtige Workflow für weniger Arbeit und mehr Zeit

Baustelle-Büro: medienbruchfreies Arbeiten im Handwerk

Im Gegensatz zu vielen anderen Berufen ist die Tätigkeit eines Malers oder Stuckateurs geprägt von wechselnden Einsatzorten. Regelmäßige Baustellenwechsel gehören für Maler und Stuckateure zum Alltag. Aber auch der Betriebsinhaber und Chef ist an verschiedenen Einsatzorten anzutreffen. Der Wechsel zwischen Büro und Baustelle ist für ihn gängige Normalität. Das bedeutet, er ist ziemlich mobil und muss in der Lage sein, alle Infos, die in dieser Zeit anfallen und auf ihn einprasseln, perfekt be- und abarbeiten zu können. Er muss unterwegs auf wesentliche Informationen Zugriff haben und wiederum im Büro alle Informationen, die von der Baustelle kommen, automatisch verarbeiten können. Wird diese Anforderung im Betrieb umgesetzt, dann wird nicht nur jede Menge Arbeit, sondern auch jede Menge Zeit gespart. Jeder Chef weiß: Nichts ist so wertvoll wie Zeit, denn davon haben die allermeisten viel zu wenig. 

Einmal erfasst – immer verfügbar
Es sind nicht gerade wenige Informationen, die tagtäglich anfallen. Über den Tag sammelt sich extrem viel an. Eine Angebotsbesprechung beim Kunden vor Ort, zwischendurch unzählige Anrufe, dann ein Termin mit dem Architekten, eine Terminvereinbarung mit dem Steuerberater, eine Baubesprechung und zu guter Letzt noch ein Aufmaßtermin. Zugleich erfassen die Mitarbeiter auf der Baustelle jede Menge Informationen wie Arbeitszeiten, Urlaubsanträge, Regiearbeiten oder Materialverbräuche. All diese Informationen wurden in früheren Zeiten auf Zettel notiert und später im Büro mühsam von Hand in den PC übertragen. Ein absoluter Irrsinn und jede Menge Zeitverschwendung. Zeit, die besser genutzt werden kann.

Heutzutage werden all diese Informationen digital erfasst. Mobilen IT-Werkzeugen wie Smartphone oder Tablet ist es völlig egal, wo sie zum Einsatz kommen. Wechselnde Einsatzorte sind daher kein Problem. Doch es geht nicht nur darum, die Informationen digital zu erfassen. Zeit wird nur gespart, wenn die mobile Lösung dafür sorgt, dass eine einmal erfasste Information direkt im Büro landet und dort automatisch weiterverarbeitet wird. Denn nur dann sorgt die digitale Erfassung dafür, dass Doppel- oder Mehrfacherfassungen vermieden werden. Alles muss automatisch dort abgelegt werden, wo es hingehört. Sind die betrieblich genutzten Systeme dazu in de Lage, spricht man von „medienbruchfreiem Arbeiten“ oder einfach Arbeit 4.0. 

Digitalisierung: Medienbruchfreies Arbeiten

Was sich in der Theorie fantastisch anhört, funktioniert auch in der Praxis perfekt. Die Softwarelösungen von C.A.T.S.-Soft wurden nämlich genau für den aktiven und immer mobilen Malerunternehmer und seine Mitarbeiter entwickelt und orientieren sich natürlich an dem, was diese in ihrem Tagesgeschehen tagtäglich erwartet. 

Beispiel 1: VerA – das Büro in der Hosentasche
Mit der App VerA hat der Chef unterwegs alle wesentlichen Informationen im Zugriff, kurz gesagt: Er trägt sein Büro in der Hosentasche. So hat er bei einem Kundentermin bereits erstellte Angebote, Rechnungen und andere Belege den Kunden betreffend zur Verfügung. Er muss also keine Handakte mit sich rumschleppen. Er hat seine Akte elektronisch dabei. Aber mit VerA lassen sich beispielsweise auch Notizen schreiben, Sprachmemos aufnehmen oder verschiedenste Checklisten abarbeiten. Der Clou: All das, was unterwegs in VerA notiert oder erfasst wird, landet automatisch im Büro, und zwar dort wo es hingehört, in die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.WARICUM. Die Daten werden also nur einmal erfasst, nämlich in dem Moment, in dem sie anfallen und sind dann automatisch dort verfügbar, wo sie benötigt werden.

Mobiles Arbeiten mit VerA

Mit der App VerA hat der Chef auch unterwegs seine Termine im Griff. VerA steht im perfekten Austausch mit der betriebswirtschaftlichen Maler-Software und das heißt: Egal, ob im Büro, auf der Baustelle oder Zuhause – der Chef hat stets seine Termine im Blick.


Beispiel 2: CATSmobil 3D – mobiles, digitales Aufmaß

Ebenso verhält es sich mit der mobilen Aufmaßlösung CATSmobil. Das vor Ort erfasste Aufmaß findet automatisch den Weg in die betriebswirtschaftliche Maler-Software und kann dort auf Knopfdruck zu einem Angebot oder Rechnung weiterverarbeitet werden. Nichts muss mehr aufwendig abgetippt werden. Nichts muss mehr aufwendig übertragen werden. 

Mobiles Arbeiten mit CATSmobil

Die Aufmaß-App CATSmobil gibt dem Maler vor, was zu messen ist und berechnet das komplette Aufmaß automatisch. Das Aufmaß kann automatisch zur Angebots- und Rechnungstellung an die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM übergeben werden. So entsteht ein perfekter Workflow, der jede Menge Zeit spart.

Beispiel 3: CATSbauzeit – Zeiterfassung und noch mehr
Der digitale Stundenzettel erspart den Mitarbeitern nicht nur auf der Baustelle, sondern auch im Büro jede Menge Schreibarbeit. Da die digital erfassten Stundenzettel von der Baustelle direkt ins Büro übertragen werden, muss nichts mehr abgetippt werden. Im Zusammenspiel mit der Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM erhält der Chef die perfekte Baustellenüberwachung, denn die Echtzeitinformationen von der Baustelle bilden die Grundlage für eine sauber kalkulierte Begleit- und Nachkalkulation – und zwar ohne weiteren Aufwand. Die Daten werden automatisch im Chef-Informationssystem der Maler-Software aufbereitet. Hier sieht der Chef sofort, wo die Baustelle steht und kann bei Bedarf steuernd eingreifen. Doch damit noch nicht genug. Über die digital erfassten Arbeitszeiten freut sich natürlich ebenfalls der Steuerberater für die Lohnabrechnung.

Mobile Arbeitszeiterfassung mit CATSbauzeit

Stundenzettel abtippen – diese Zeiten sind schon lange vorbei. Die mit CATSbauzeit erfassten digitalen Stundenzettel lassen sich automatisch in die betriebswirtschaftliche Maler-Software übernehmen und bilden die Basis eines perfekten Baustellencontrollings. So wird weder Zeit noch Geld verschenkt.

Wir haben nur drei einfache Beispiele dafür gesehen, wie dezentrales, mobiles Arbeiten in der heutigen Zeit funktioniert. Es ist einfach, bequem, zielführend, spart eine Menge Zeit und Nerven und findet zudem in einem vollständig digitalisierten, vernetzten und zukunftsfähigem Umfeld statt. Vorbei sind die Zeiten als mit Zettel und Stift ein Aufmaß erfasst wurde, das Gesprächsprotokoll ganz old school auf Papier verewigt wurde oder Arbeitszeiten auf der Baustelle ebenfalls händisch auf Papier geschrieben wurden.

Mit den neuen Möglichkeiten, die vernetztes Arbeiten bietet, schafft der Unternehmer einen beeindruckenden Workflow, er hat einen besseren Überblick und zudem viel weniger Stress.