Achtung, Falle: Steuerprüfung

Achtung, Falle: Steuerprüfung

Endspurt. In großen Schritten geht es auf das Jahresende zu. Da sind meist noch viele Dinge zu erledigen. In vielen Maler- und Stuckateurbetrieben bricht jetzt besondere Hektik aus, damit einige Baustellen noch vor Jahresende fertig werden.

Alle Baustellen, die in diesem Jahr noch fertig gestellt werden, sollten auch zügig zur Abrechnung kommen. Viele Unternehmer werden sicher, ob der zahlreichen anderen Aufgaben, wenig Zeit dafür haben. Doch diese Zeit sollte man sich unbedingt nehmen und das Schreiben der Schlussrechnungen keinesfalls auf die lange Bank schieben. Denn je länger die Schlussrechnung liegen bleibt, umso genauer wird das Finanzamt bei einer Steuerprüfung hinschauen, und zwar aus folgendem Grund:

Zeitpunkt beachten: Fertigstellung vs. Schlussrechnung
Die Umsatzsteuersenkung von 19 Prozent auf 16 Prozent ist temporär, das heißt sie ist auf das 2. Halbjahr 2020 begrenzt und endet daher zum 31.12.2020. Dieser Stichtag zieht einige Mechanismen nach sich, die jeder Unternehmer kennen und beachten sollte. Liegt der Abschluss der Leistungserbringung im 2. Halbjahr 2020, ist diese Leistung mit 16 Prozent abzurechnen. Schreibt der Betrieb erst Monate später, also irgendwann im Jahr 2021, eine Schlussrechnung für einen Auftrag, den er bereits im Oktober 2020 fertig gestellt hat, ist dieser mit dem abgesenkten Steuersatz von 16 Prozent abzurechnen. Das Rechnungsdatum ist hier irrelevant. Zur Festlegung, welcher Mehrwertsteuersatz gilt, ist ausschließlich der Fertigstellungszeitpunkt entscheidend. Rein rechtlich gesehen ist die Sache also wasserdicht.

Fallen Schlussrechnungsdatum und Fertigstellungszeitpunkt wie in dem Beispielsfall aber zeitlich weit auseinander, muss sich der Unternehmer darauf einstellen, dass bei einer Steuerprüfung besonders genau hingeschaut wird. Schließlich würde eine Fertigstellung im Jahr 2021 dem Staat eine Mehreinnahme an Umsatzsteuer in Höhe von 3 Prozent bescheren. Liegt das Datum der Schlussrechnung also in ferner Zukunft, kann schnell der Verdacht einer „Gefälligkeitsrechnung“ aufkommen. Hegt das Finanzamt solche Zweifel an der Richtigkeit der Rechnung, sollte der Malerunternehmer den Fertigstellungstermin gut dokumentieren und belegen können.

Vorsorgen: Nicht in Beweisnot geraten
Für viele Maler- und Stuckateurbetriebe wird dies schwer zu belegen sein. Vor allem bei Privatkunden wird gern auf zu viel Schreiberei verzichtet. Doch wer nicht auf ein dezidiertes Baustellenprotokoll oder ein schriftliches Abnahmeprotokoll zurückgreifen kann, könnte schnell das Nachsehen haben. Für Anwender der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM ist die Erstellung von Abnahmeprotokollen im Handumdrehen erledigt. Im Office-Center von C.A.T.S.-WARICUM ist ein Abnahmeformular hinterlegt, das vom Malerunternehmer nur ausgedruckt wird. Vom Kunden unterschrieben, ist dies ein wichtiges Indiz für den Zeitpunkt der Fertigstellung. 

Aber es gibt noch weitere Möglichkeiten, den exakten Fertigstellungszeitpunkt zu belegen. Setzt der Malerbetrieb die digitale Zeiterfassung CATSbauzeit von C.A.T.S.-Soft ein, kann der Unternehmer ebenfalls sehr detailliert aufzeigen, wann der Auftrag abgewickelt und wann er beendet wurde. Taggenau ist über das System dokumentiert, wann welche Arbeiten auf der Baustelle erledigt wurden. So entsteht eine sehr detaillierte und aussagekräftige Auflistung der einzelnen Arbeitsschritte bis zum Baustellenende. Die Mitarbeiter erfassen auf der Baustelle lediglich ihre Arbeiten und Zeiten in die App von CATSbauzeit. Den Rest erledigt die Software automatisch. Für die Projektlisten muss keinerlei Mehraufwand seitens des Chefs aufgewendet werden. Eine derart ausführliche Baustellendokumentation spricht für sich.

Schlussrechnung leicht gemacht 
Werden Schlussrechnungen auf die lange Bank geschoben, schaut nicht nur das Finanzamt, sondern auch der Kunde genauer hin. Diskussionen, Zahlungsverzögerungen und vieles mehr sind oft die unliebsame Folge. Zügiges Rechnungsschreiben kann dies verhindern. Der Kunde ist zufrieden. Das Geld fließt. Für Malerbetriebe, die bereits in der digitalen Zeit angekommen sind, stellen zeitnahe Schussrechnungen keine Herausforderung mehr dar. Langwieriges Suchen in Projektakten, Notiz-, Stunden- und Aufmaßzetteln gehört der Vergangenheit an. Alle benötigten Informationen liegen bereits in der Unternehmenssoftware digital vor. Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM ist eine solche ERP-Software, speziell entwickelt für Maler und Stuckateure. Sie liefert nicht nur den richtigen Überblick, sondern hier laufen alle wichtigen Informationen zusammen, sodass eine schnelle und zügige Abrechnung gelingt. Und eins steht auch fest: Wer zeitnah abrechnet, hat weniger Probleme.  

Die Schlussrechnung. Wechseln Sie doch mal die Perspektive!
Lesen Sie auch:

Die Schlussrechnung: Wechseln Sie doch mal die Perspektive