Zeitfresser erkennen und bekämpfen: So sparen Sie im Malerbüro viel Zeit

Zeit ist ein kostbares Gut. Inhaber von Maler- und Stuckateurbetrieben haben stets zu wenig davon. Zu viel Arbeit lastet auf ihren Schultern. Doch die oft ins Feld geführte Bürokratie ist nur ein Teil der unproduktiven Arbeit, die viel Zeit kostet und die niemand bezahlt, die aber dennoch erledigt werden muss. Ein weiterer Zeitfresser, den der Unternehmer täglich teuer bezahlt, ist eine schlechte Büroorganisation. Was dabei häufig vergessen wird: Was früher einmal gut und richtig war, muss es heute längst nicht mehr sein.

 

„Das haben wir immer schon so gemacht“ ist eine häufig bemühte Floskel, wenn es darum geht, organisatorisch ein paar Veränderungen herbeizuführen, sprich mit der Zeit zu gehen. Wer aber nichts ändert, sondern weiter so arbeitet wie noch vor zehn Jahren, darf sich nicht wundern, wenn im Büro viel zu viel Arbeit liegen bleibt. Etwas zu ändern, sich den Zeiten anzupassen, erfordert keinen Mut, sondern Einsicht. Es ist die Erkenntnis, etwas ändern zu müssen, bevor einem die ganze Arbeit über den Kopf wächst. Je früher ein Unternehmer über diese Erkenntnis verfügt, desto besser ist es für ihn, für das Büropersonal, kurzum für das Unternehmen.

Nur zwei Beispiele sollen verdeutlichen, wie ein moderner Maler- und Stuckateurbetrieb heutzutage jede Menge Zeit im Büro sparen kann, um diese frei gewordene Zeit für wesentlichere Dinge zu nutzen.

Wie viel Zeit verbringt Ihre Bürokraft mit dem Abtippen von Stundenzetteln?

 

Ein immer noch leidiges Thema in vielen Malerbetrieben sind Stundenzettel, die noch viel zu oft von den Mitarbeitern auf der Baustelle per Hand auf ein Stück Papier gekritzelt und im Büro mühsam entziffert und aufwendig in den Büro-PC für die Lohnabrechnung abgetippt werden. Alle sehen darin nur eine leidige Pflichtübung, die ungern erledigt wird und zudem jede Menge Zeit kostet. Doch das lässt sich leicht mit dem richtigen, digitalen Zeiterfassungstool wie CATSbauzeit ändern. Auf der Baustelle erfassen die Mitarbeiter simpel und leicht die Zeiten in ein Smartphone. Diese Daten landen automatisch im Büro-PC, und das in Echtzeit. Die Bürokraft muss nichts mehr abtippen.

Lesen Sie hierzu: Der digitale Stundenzettel entlastet Mitarbeiter & Co.

Mobile, digitale Zeiterfassung kann aber noch nur viel mehr leisten. Sie liefert Unternehmern, die gerne zu jeder Zeit den vollen Überblick über ihre Baustellen haben, die Grundlage für ein umfassendes digitales Baustellen-Controlling. Das ist die Königsklasse, die erst eine moderne Zeiterfassung ermöglicht.

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Wie viel Zeit verbringt Ihre Bürokraft mit dem Erfassen von Zahlungseingängen?

 

In vielen Betrieben zeigt sich tagein tagaus immer noch das gleiche Bild. Auf dem Schreibtisch liegen ausgedruckte Kontoauszüge. Mühsam geht die Bürokraft jede einzelne Position durch. Um die Zahlungsmoral steht es in Deutschland derzeit gut. Die Kunden zahlen ihre Rechnungen daher relativ pünktlich. Jeder einzelne Zahlungseingang wird von der Bürokraft herausgesucht und per Hand im System der entsprechenden Rechnung zugeordnet. Dutzende von Kontoauszügen müssen so wöchentlich gesichtet, erfasst und entsprechend verbucht werden. Das kostet Zeit, ist umständlich und fehleranfällig. Ein kleiner Zahlendreher, ein falsch erfasster Beleg und schon ist das Chaos da.

Moderne Malerbüros arbeiten längst mit digitalen Tools, die ihnen diese mühsame Datenerfassung abnehmen. BANKFIX, so heißt das in die betriebswirtschaftliche Malersoftware C.A.T.S.-WARICUM Professional SQL integrierte Tool, das im Malerbüro genau für die Arbeitserleichterung und Zeitersparnis sorgt, nach der sich Mitarbeiter und Chef sehnen. Mit diesem kann ein elektronischer Kontoauszug, der vom Onlinebanking-System generiert wird, ganz einfach und schnell in die Offene-Posten-Verwaltung der betriebswirtschaftlichen Maler-Software eingelesen und dort verbucht werden, alles automatisch. Zahlendreher und eine mühsame Erfassung per Hand gehören der Vergangenheit an. 

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Das sind nur zwei simple Beispiele, die zeigen, welches Potenzial an Zeitersparnis in vielen Malerbüros noch immer brach liegt und dringend genutzt werden sollte. Von solchen Beispielen gibt es noch viel mehr, denn Digitalisierung bedeutet wesentlich mehr als nur Angebote und Rechnungen elektronisch zu schreiben. Digitalisierung ist ein wesentlicher Baustein eines modernen Zeitmanagements. Unternehmer, die das für sich verstanden haben, sind auf einem guten Weg, Arbeit besser zu organisieren und sich und das Büropersonal von überflüssigem Ballast zu befreien.