Stundenmitschreibung im Malerbetrieb – 8 Tipps für mehr Effizienz

Stundenmitschreibung im Malerbetrieb: 8 Tipps für mehr Effizienz

Zeiterfassungssysteme gibt es wie Sand am Meer. Das ist keine Übertreibung, sondern eine Feststellung. Spätestens mit Einführung des Mindestlohns und der für einige Branchen und Minijobber verpflichtenden Stundenzettel, werden unzählige Systeme feilgeboten. Diese reichen von einer einfachen Kommen-Gehen-Erfassung bis zu ausgefeilten, intelligenten Branchenlösungen für den professionellen Unternehmenseinsatz.

Jeder Malerbetrieb ist zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten gesetzlich verpflichtet. Erfolgte dies früher ausschließlich durch das Schreiben von Stundenzetteln mit der Hand, lösen digitale Stundenzettel zunehmend die althergebrachte Arbeitsweise ab. Doch für viele Malerbetriebe stellt sich noch immer die Frage: Worauf ist bei der Anschaffung zu achten?

Je größer der Nutzen, desto schneller amortisiert sich die Investition
Viele Betriebe denken, die Antwort sei abhängig von der Betriebsgröße. Dem ist aber nicht so. Es ist vielmehr eine Frage wie professionell der Betrieb digitalisiert werden soll, sprich welche betriebswirtschaftlichen Vorteile aus der Einführung der digitalen Zeiterfassung gezogen werden sollen. Die folgenden acht Tipps zeigen, welche Vorteile die Einführung einer professionellen Zeiterfassungssoftware in einem digitalen Malerbetrieb bieten kann. Das gilt für kleine wie für große Betriebe.

Tipp 1: Investitionen in teure Zusatzhardware vermeiden
Es versteht sich von selbst, dass in einem digitalen Malerbetrieb ein digitaler Stundenzettel mehr können muss als Beginn und Ende des Arbeitstages zu erfassen. Daher machen Erfassungsgeräte, die im Bauwagen oder  Firmenwagen installiert sind, wenig Sinn. Das Erfassungsgerät ist ein Arbeitsgerät. Es muss daher immer griffbereit am Mann bzw. an der Frau sein. Mit mobilen Geräten wie Smartphones lässt sich dies heutzutage spielend leicht umsetzen, denn ein Smartphone hat jeder Mitarbeiter ohnehin in seiner Hosentasche. Um diese Geräte nutzen zu könne, sollte das Zeiterfassungssystem zudem plattformübergreifend – also sowohl für Android- Smartphones als auch für  iPhones – angeboten werden.

Stundenmitschreibung im Malerbetrieb: 8 Tipps für mehr Effizienz

Chillen statt stressen: Statt umständlich Stundenzettel von Hand zu schreiben, lassen sich heutzutage Arbeitszeiten ganz nebenbei auf der Baustelle in ein Smartphone erfassen. 


Tipp 2: Doppelerfassungen vermeiden
Eine Baustelle, ein Auftrag, ein Projekt. Arbeitszeiten fallen immer für ein bestimmtes Projekt an. Sie müssen daher auch immer auf ein bestimmtes Projekt gebucht werden. Daher sollte die edv-gestützte Projektverwaltung der Unternehmenssoftware mit der Zeiterfassung gekoppelt sein. Nur so fallen keine Doppelerfassungen an und der Verwaltungsaufwand wird minimiert.

Tipp 3: Zeiterfassung und Einsatzplanung sollten Hand in Hand gehen
Welche Baustelle ist wann fertig? Welcher Mitarbeiter ist wann auf welcher Baustelle? Zwei Fragen, die sich jeder Chef jeden Tag stellen und beantworten muss. Ist die edv-gestützte Einsatzplanung der Unternehmenssoftware mit dem Zeiterfassungssystem verknüpft, hat jeder Mitarbeiter die Baustelle auf seinem Smartphone, für die er eingeteilt ist. Aufwändige Projektsuchen entfallen. Der Mitarbeiter kann sofort mit der Zeitbuchung beginnen.

Tipp 4: Zeiterfassung zur Steigerung der Produktivität nutzen
Die Erfassung von Arbeitsstunden allein, besitzt vor dem betriebswirtschaftlichen Hintergrund wenig Aussagekraft. Eine solche Arbeitsweise würde nur den bisherigen handgeschriebenen Stundenzettel ersetzen. Doch digitale Zeiterfassung kann mehr. Sie ermöglicht nicht nur die Erfassung von Arbeitsstunden, sondern auch wofür die Stunden verbraucht wurden. So ist für den Chef erkennbar,  wer was an dem Arbeitstag geleistet hat. Das ist ein wichtiger Baustein für die Begleit- und Nachkalkulation eines Auftrags.

Zeiterfassung: Stundenmitschreibung im Malerbetrieb – 8 Tipps für mehr Effizienz

Damit die Erfassung auf dem Smartphone dem Mitarbeiter schnell von der Hand geht, muss die App leicht verständlich und einfach zu bedienen sein. Auf der abgebildeten Oberfläche des Zeiterfassungssystems CATSbauzeit unterstützen grafische Elemente, sogenannte Piktogramme, die Benutzerfreundlichkeit.


Tipp 5: Echtzeit-Daten zur Sicherung des wirtschaftlichen Erfolgs nutzen
Liefert die Zeiterfassungslösung die auf der Baustelle erfassten Arbeitsdaten in Echtzeit ins Büro, weiß der Chef nicht nur, woran die Mitarbeiter gerade arbeiten. Es kann vielmehr auch ein kontinuierlicher Abgleich mit den ursprünglich geplanten Eckdaten erfolgen. Der Chef erkennt so schnell, ob die Baustelle noch im Zeitplan liegt oder aus dem Ruder läuft. Mit Hilfe der Zeiterfassung kann somit die Grundlage für ein effizientes Baustellencontrolling gelegt werden. Sie ermöglicht die laufende Kontrolle der Projektplanung und trägt damit zum wirtschaftlichen Erfolg der Baustelle bei.

Tipp 6: Zusatzarbeiten und Regieleistungen automatisch generieren
Manchmal läuft es auf der Baustelle anders als geplant. Es kommen Arbeiten hinzu, die nach Stunden und Material abgerechnet werden. Solche Zusatz- bzw. Regieleistungen werden von den Mitarbeitern häufig umständlich auf einem Zettel aufgeschrieben, der dann aber auf dem Weg ins Büro verloren geht. Steht die Baustelle zur Abrechnung an, kann sich niemand mehr an die Zusatzleistung erinnern. So geht ein Zusatzumsatz schnell verloren. Zusatz- und Regieleistungen sollten automatisch aus der Zeiterfassungslösung generiert werden können. Das schützt den Unternehmer davor, dass etwas vergessen wird. Denn alles, was automatisch erfasst wird, muss nicht umständlich von Hand aufgeschrieben werden.

Tipp 7: Über das Zeiterfassungssystem auch das Material im Blick haben
Auf Baustellen wird jede Menge Material verbraucht. Da liegt es nahe, dass die Zeiterfassungslösung neben der reinen Zeiterfassung auch die Materialwirtschaft unterstützen sollte. Funktionen wie den Abruf einer Materialliste für die Baustelle, die Erfassung von verbrauchtem Material oder die Materialanforderung im Büro fördert den reibungslosen Baustellenablauf. Gleiches gilt für die Dokumentation der Baustelle mit Fotos bei auftretenden Problemen. Solche sinnvollen Zusatzfunktionen ersparen so manchem Chef den Weg auf die Baustelle.

Tipp 8: Lohnabrechnung optimieren
Die auf den Baustellen geleisteten Arbeitsstunden sind Grundlage der monatlichen Lohnabrechnung. Nichts wäre unwirtschaftlicher als digital erfasste Arbeitszeiten nochmals in das Lohnabrechnungsprogramm zu tippen. Daher versteht es sich von selbst, dass die eingesetzte Zeiterfassungslösung über eine Schnittstelle zu der im Lohnbüro eingesetzten Abrechnungssoftware verfügen sollte. So wird auch bei der monatlichen Lohnabrechnung jede Menge Zeit gespart. 

Die Effizienztipps zeigen schnell, dass Zeiterfassungslösungen den größtmöglichen Nutzen haben, wenn sie keine Insellösung darstellen. Im Zusammenspiel mit der Unternehmenssoftware entfaltet die Zeiterfassung ungeahnte Effizienzpotenziale. Daten, die einmal erfasst wurden, können immer weiter verarbeitet werden. Aufwändige Doppel- oder gar Mehrfacherfassungen entfallen. Das ist Effizienz pur.

Software für Maler und Stuckateure von C.A.T.S.-Soft
Die digitale Zeiterfassungslösung CATSbauzeit wurde speziell für das Malerhandwerk vor dem Hintergrund der aufgezeigten Effizienzvorteile entwickelt. Im Zusammenspiel mit der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM lassen sich genau die aufgezeigten Synergieeffekte zwischen Zeiterfassung und Unternehmenssoftware erzielen, die ein digitaler Malerbetrieb für die professionelle, betriebswirtschaftliche Unternehmensführung benötigt. Der Betrieb entscheidet, welche dieser Vorteile er mit der digitalen Zeiterfassung nutzen möchte.