Arbeit 4.0: Dezentrales Arbeiten spart dem Chef Zeit und Arbeit

Arbeit 4.0: Dezentrales Arbeiten spart dem Chef Zeit und Arbeit

Die moderne, digitale Arbeitswelt, auch Arbeit 4.0 genannt, hat die Arbeitsweise von Inhabern und Führungskräften in Maler- und Stuckateurbetrieben in den letzten Jahren massiv geändert. Doch noch immer sind viel zu viele Betriebe klassisch, traditionell organisiert und können so den Mehrwert, der ihnen eine erfolgreiche Digitalisierung bietet, nicht für sich nutzen. Denn wer erfolgreich die digitale Transformation umsetzen will, muss sich von althergebrachten Arbeitsmustern verabschieden und sich offen zeigen für eine, neue Arbeitsstruktur – mit Mehrwert. Nur so wird der Betrieb seine Wettbewerbs- und Marktfähigkeit langfristig sichern können.

So geht’s: Ortsunabhängig Arbeiten
Für einen Maler- und Stuckateurunternehmer gab es noch nie einen festen Arbeitsplatz. „Mobilität“ ist das Schlagwort, das seinen Beruf auszeichnet. Er ist täglich viel unterwegs zwischen Büro, Baustelle und Kundenterminen und muss überall die wesentlichen Informationen im Zugriff haben. Aber auch ein festes Büro, wie in früheren Zeiten, schränkt den Chef in seinem Berufsalltag viel zu sehr ein. Denn der Wunsch nach einem „Arbeiten von Zuhause“, in jüngster Zeit auch „Homeoffice“ genannt, ist vor allem bei der jüngeren Generation, die nach einer effektiven Work-Life-Balance strebt, verstärkt anzutreffen. Das alles ist aber kein Wunschdenken mehr, sondern wird von vielen Unternehmern bereits erfolgreich praktiziert. Denn es ist keine Frage der Technik. Es ist ausschließlich eine Frage des Wollens.

Ein fiktiver (digitaler) Arbeitsalltag – ein Rädchen greift ins andere
Wird die betriebliche Digitalisierung beherzt angegangen, so gehört die dezentrale Datenerfassung durch den Chef zum Arbeitsalltag. Welche Vorteile dezentrales Arbeiten für den mobilen Chef mit sich bringt, wird mit den folgenden Ausführungen aufgezeigt, die sich an einem fiktiven Arbeitsalltag orientieren:

7 Uhr im Lager, Rüstzeit: Es ist Mittwoch, früh am Morgen. Ein ganz normaler Arbeitstag. Gesellen und Azubis finden sich ein. Doch in diesem Betrieb ist etwas anders als in einem klassisch-organisierten Betrieb. Der Chef macht keine Ansage und Einteilung, was heute wie und bei welcher Baustelle auf dem Plan steht. Diese allmorgendliche Chef-Ansage erledigt das digitale Mitarbeiter-Informationssystem, das auf einem Bildschirm an einer Wand im Lager von den Mitarbeitern eingesehen wird. Dort finden die Mitarbeiter alle wesentlichen Informationen für den Arbeitstag, zum Beispiel: Wer geht heute auf welche Baustelle? Was ist zu erledigen? Aber auch ein „schwarzes Brett“ mit wichtigen Mitteilungen und sogar eine Wetteranzeige sind auf der Informationstafel zu sehen. Von Zuhause hatte der Chef noch am Vorabend die Einsatzplanung geändert, nachdem ihn ein Anruf eines jungen Gesellen erreichte, der ihm mitteilte, dass er sich soeben beim Fußballtraining den rechten Fuß gebrochen habe. Für die Änderungen musste der Chef nicht ins Büro. Die von Zuhause aktualisierte Einsatzplanung befand sich ohne weiteres Zutun am nächsten Morgen für die Kollegen auf der Informationstafel.

Cartoon-Zeichnung: Maler informieren sich am Morgen über ihre Baustellen.

Zur gleichen Zeit im Büro: Während die Mitarbeiter sich auf ihren Baustelleneinsatz vorbereiten, sitzt der Chef im Büro und bereitet seinen eigenen Arbeitstag vor. Mehrere Kundentermine und Baustellenbesprechungen warten auf ihn. Er stimmt sich kurz mit seiner Sekretärin ab. Doch bevor er sich auf den Weg macht, wirft er noch schnell einen Blick in sein Chef-Informationssystem. Die Bauzeiten, die seine Mitarbeiter am Vortag auf den Baustellen in die App CATSbauzeit gebucht haben, sind schon automatisch verarbeitet. Er verschafft sich schnell einen Überblick über den aktuellen Stand der Baustellen, wobei ihm eine Baustelle besonders ins Auge sticht. Dieses Projekt ist im System rot gekennzeichnet und das signalisiert ihm, dass die Baustelle nicht wie geplant läuft. Die Mitarbeiter haben die doppelte Zeit als üblich für eine große Innenwand benötigt. Er beschließt also, dieser Baustelle am Nachmittag einen außerplanmäßigen Besuch abzustatten. Dies vermerkt er schnell im digitalen Terminkalender, sodass seine Sekretärin ebenfalls über diesen Termin Bescheid weiß.

Schnell prüft er noch zwei Rechnungen, die ihm seine Sekretärin als Entwurf vorlegt. Er findet einen kleinen Fehler, den seine Sekretärin schnell korrigiert. Erst jetzt werden die Rechnungen von der Sekretärin final erstellt und per E-Mail an die Kunden versendet. Mittlerweile ist es kurz vor 9 Uhr. Zeit für die erste Baustellenbesprechung.

Cartoon-Zeichnung: Der Maler-Chef sitzt im Büro und spricht mit seiner Sekretärin

9.15 Uhr Baustellenbesprechung: Bauherr, Architekt und weitere Handwerkskollegen sind vor Ort. Heute wird eine Menge wichtiger Informationen und Details ausgetauscht, deren absolute Einhaltung und Umsetzung den Erfolg der Arbeit gewährleistet. Da darf nichts in Vergessenheit geraten. Deshalb zückt der Chef sein Smartphone und öffnet seine App VerA. Dort protokolliert er  das Wesentliche über die Checkliste „Baustellenbesprechung“. Wer sind die Teilnehmer? Was wurde besprochen und zu welchem Thema? Wer erledigt was und zu welchem Zeitpunkt? Muss zusätzlich Material bestellt werden? Gibt es Sonderwünsche des Kunden? Wie lauten die Kontaktdaten der anderen Gewerke? Das alles und noch mehr wird kurz protokolliert. In Echtzeit landet die Checkliste, ergänzt um das eine oder andere Foto, automatisch in der digitalen Projektakte im Malerbüro.

Cartoon-Zeichnung: Der Maler-Chef nimmt an einer Baustellenbesprechung teil.

10:30 Uhr, Kundentermin 1: Der nächste Termin steht an. Der Kunde wohnt etwas außerhalb. Hier kennt er sich nicht so gut aus. Ein Klick in VerA und schon wird er per GoogleMaps zum Ziel geführt. Da die Baustellenbesprechung etwas länger gedauert hat, wird er sich verspäten. Ein Klick in VerA und der Kunde wird angerufen. Die kleine Verspätung ist kein Problem für ihn. Der Kunde möchte sein Dachgeschoss ausbauen und erläutert seine Vorstellungen. Damit ein ordentliches Angebot für Trockenbau, Dämmung, Wand- und Bodenbelag erstellt werden kann, holt der Chef abermals sein Smartphone aus der Tasche. Er öffnet die Aufmaß-App CATSmobil und erfasst die Maße inklusive aller Leistungen. Er muss nichts Aufschreiben, nichts Notieren. CATSmobil führt ihn wie ein Autopilot und sagt, was er mit seinem Laser wie messen muss. Das Aufmaß errechnet CATSmobil automatisch und sendet dieses direkt und automatisch ins Malerbüro. 

Cartoon-Zeichnung: Der Maler-Chef fährt zum Kunden und misst die Innenräume auf.

Der Kunde möchte gerne Designtapeten an seiner Wand sehen, diese aber in Eigenleistung anbringen. Auf den Vorschlag, sich am Folgetag im Malerbüro ein Tapetenbuch abzuholen, geht der Kunde gerne ein. Damit dies nicht vergessen und das Tapetenbuch verfügbar ist, plant der Chef seiner Sekretärin in der App VerA sofort eine Aufgabe, die der Sekretärin sogleich im Kontaktmanagement angezeigt wird. Sie erledigt die Aufgabe umgehend und legt das Tapetenbuch für den Kunden zur Abholung bereit.

Es ist Mittagszeit. Auf dem Weg zum nächsten Kunden nimmt der Maler noch eine kleine Mahlzeit ein. Pause muss sein, wenngleich er die Zeit auch dazu nutzt, um seine E-Mails zu checken. Gut gestärkt macht er sich auf zum nächsten Kunden.

13.30 Uhr, Kundentermin 2: Der Kunde hat seine alte Scheune in Eigenarbeit aus- und umgebaut. Es fehlt nur noch die Wärmedämmung und ein schicker Fassadenanstrich. Kein Problem für den Maler. Er fotografiert schnell die Fassade mit seiner BILDaufmaß-App. Den Rest erledigt er später im Büro, wo die Fotos schon angekommen sind. Der Kunde ist begeistert, denn der Termin ging flott über die Bühne.

Cartoon-Zeichnung: Der Maler-Chef fotografiert Hausfassade mit Smartphone zur Aufmaßerstellung

14:30 Uhr, Baustellentermin: Mittlerweile ist es Nachmittag und er liegt richtig gut in der Zeit. Jetzt macht er sich auf den Weg zu der Baustelle, die ihm am Morgen in seinem Chef-Informationssystem rot angezeigt wurde. Er will nach dem Rechten sehen. Er schaut sich die Wand genauer an, kann aber nichts Ungewöhnliches feststellen. Er holt seine Mitarbeiter und fragt nach. Zunächst wird herumgedruckst. Doch dann kommt es ans Licht: Die Mitarbeiter hatten vergessen Gewebe einzulegen. Daher mussten sie die Wand nochmals nacharbeiten. Doppelte Arbeit gleich doppelter Zeitaufwand. So etwas fällt in einem gut organisierten Betrieb eben auf. Das nächste Mal werden die Mitarbeiter ihr Malheur gleich mitteilen und dem Chef eine Fahrt zur Baustelle ersparen. Das haben sie jetzt verstanden.

Cartoon-Zeichnung: Der Maler-Chef kontrolliert die Arbeit seiner Gesellen auf der Baustelle.

16:00 Uhr, Homeoffice: Ein arbeitsintensiver Tag neigt sich dem Ende. Zeit, um ins Büro zurückzukehren. Doch die Ehefrau ruft an. Der kleine Sohn muss aus dem Kindergarten abgeholt werden. Sie schafft es nicht. Also fährt er erst in die Kita und anschließend nach Hause. Er beschließt, von Zuhause mit seinem Notebook zu arbeiten. Er kann remote so arbeiten als wäre er im Büro vor Ort. Zunächst will er sich einen Überblick darüber verschaffen, was während seiner Abwesenheit im Büro gelaufen ist. Hierbei hilft ihm der Smart-Suchassistent, der ihm eine Art digitaler Tagesbericht liefert. Er sieht sofort: Wer hat angerufen? Gab es Anfragen oder Beschwerden und wenn ja, von wem? Welche Rechnungen sind eingegangen? Welche Angebote oder Rechnungen wurden geschrieben? Zudem sieht er, dass seine Aufgabenliste zwei Rückrufbitten von Kunden enthält. Diese beiden Anrufe erledigt er als Erstes. Sodann widmet er sich dem Angebot für den Ausbau des Dachgeschosses. Die Daten aus CATSmobil für das aufgemessene Dachgeschoss liegen vor. CATSmobil setzt die Aufmaßdaten in einen 3D-Raumplan um, der genial dazu geeignet ist, die eigene Arbeit vor Ort nochmals zu überprüfen. Das Dachgeschoss des Kunden sah genauso aus wie auf dem 3D-Plan. Die Daten werden mit einem Klick in die betriebswirtschaftliche Maler-Software übergeben, mit der er schnell das Angebot erstellt. Um mit seinem Angebot noch etwas Eindruck beim Bauherrn zu machen, fügt er noch schnell die von CATSmobil ebenfalls ausgegebene 2D-Raumskizze in das Angebot ein. Schnell ist das Angebot als PDF-Datei ausgegeben und dem Kunden noch kurz vor Feierabend per E-Mail zugesandt.

Cartoon-Zeichnung: Der Maler-Chef arbeitet am Abend von Zuhause aus. Er macht Homeoffice.

Da der Sohn jetzt lautstark seine Spielzeit mit seinem Vater einfordert, beschließt er das Angebot für die Fassadenarbeiten am nächsten Morgen in Ruhe im Büro zu erstellen. Da die Fassadenfotos bereits im Büro-PC sind, wird die Aufmaß- und Angebotserstellung im Handumdrehen erledigt sein und auch dieser Kunde wird sein Angebot zeitnah erhalten.

Cartoon-Zeichnung: Der Maler-Chef ist auch Vater. Spielzeit mit dem Sohn.

So oder so ähnlich könnte ein Arbeitsalltag eines jungen Malerunternehmers aussehen. Dezentrale Datenerfassung und dezentrales Arbeiten gehören für ihn bereits zu seinem beruflichen Alltag. So kann er seinen Tag nicht nur effektiv gestalten, sondern auch jede Menge Zeit sparen.

Die Softwarelösungen von C.A.T.S.-Soft helfen ihm dabei. Die in der Erzählung vorgestellten Chef-Module, das Chef-Informationssystem und der Smart-Suchassistent, sind ebenso wie das Mitarbeiter-Informationssystem integrativer Bestandteil der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM Professional SQL, in die ebenso medienbruchfrei die dezentral erfassten Daten aus der App VerA und den Aufmaßlösungen CATSmobil und BILDaufmaß einfließen. C.A.T.S.-WARICUM ist als ERP-Software das digitale Herzstück eines Malerbetriebs, das dem Chef Arbeit 4.0 erst ermöglicht.