Wenn der Wind des Wandels weht: Maler Grötz stellt sich der Digitalisierung

Tina und Thomas Grötz

Tina und Thomas Grötz vor Ihrem Malerbetrieb in Ulmen/Eifel

Seit 25 Jahren führt Thomas Grötz in Ulmen in der Eifel einen Malerbetrieb und einen Fachmarkt mit 25 Mitarbeitern. Das Büro managt seine Frau Tina Grötz. Gemeinsam haben die beiden es in den letzten Jahren geschafft, den digitalen Wandel im Unternehmen zu vollziehen. Nicht nur auf der Baustelle haben sich Arbeitsweisen komplett verändert, auch im Büro hat sich einiges getan. Malerblog.net sprach mit beiden über die Organisation Ihres Unternehmens.

Sie führen ein Traditionsunternehmen bestehend aus einem Malerbetrieb und einem Fachmarkt. Wie schaffen Sie es, den Betrieb auf Kurs zu halten?
Thomas Grötz: Indem wir mit der Zeit gehen. Oder anders formuliert: Die Zeiten haben sich verändert. Die gesamte Welt hat sich verändert. Alles um uns herum ist viel schneller und hektischer geworden. Da kann man nicht stehen bleiben und so weiter machen wie bisher. Man muss bereit sein und Arbeitsweisen ändern. Und das haben wir getan.

Machen Sie das an einem Beispiel fest.
Thomas Grötz: Die Kunden erwarten heute ständige Erreichbarkeit und sofortige Lösungen für ihre Fragen und Probleme. Sie rufen auf dem Handy an oder schreiben eine Email und wollen kurzfristig eine Rückmeldung. Ich habe also einfach keine Zeit mehr den ganzen Tag unterwegs zu sein wie früher. Zwischen Baustellen hin- und herzufahren, um nach dem Rechten zu sehen. Trotzdem muss ich aber wissen, was auf meinen Baustellen läuft. Ich muss einen Überblick haben, obwohl ich im Büro sitze. Und genau den habe ich.

Wie sieht das in der Praxis aus?
Thomas Grötz: Wir arbeiten zum Beispiel mit digitalen Stundenzetteln und haben dafür eine Handytankstelle im Betrieb eingerichtet.

Handytankstelle: Nie leere Akkus bei der digitalen Zeiterfassung

Die Handytankstelle: Nie leere Akkus und alles ordentlich sortiert

Eine Handytankstelle? Was genau ist das?
Thomas Grötz: Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitsschritte auf der Baustelle mit der digitalen Zeiterfassung CATSbauzeit von C.A.T.S.-Soft in Smartphones. Damit diese stets aufgeladen und immer einsatzbereit sind, stellen wir eine Handytankstelle, eine Art Auflade- und Organisationsstation, zur Verfügung. Jeder Mitarbeiter holt morgens hier als erstes sein Smartphone aufgeladen und einsatzbereit für die Baustelle ab. So ist der Akku nie leer.

Das klingt interessant. Aber wo genau liegt der Vorteil?
Tina Grötz: Das ist ziemlich einfach. Da kein Mitarbeiter mehr Stundenzettel schreiben muss, sondern alles im digitalen Stundezettel erfasst wird, bedeutet das auch für das Büro, in dem speziellen Fall für mich, eine extreme Entlastung. Früher habe ich alle Stundenzettel von Hand bearbeitet. Ich habe einen ganzen Arbeitstag in der Woche damit verbracht, das, was die Mitarbeiter auf der Baustelle geleistet haben in unser System von Hand einzutippen. Es war eine Heidenarbeit und nachträglich betrachtet einen absolute Zeitverschwendung.
Jetzt kommt alles automatisch im Büro an. Das bedeutet keine Doppelerfassung mehr, keine Hinterherlauferei mehr, dafür aber eine extreme Zeitersparnis. Ausserdem erhalten wir so zu jeder Zeit den perfekten Überblick über alles, was im Unternehmen passiert.
Thomas Grötz: Es hat noch einen anderen entscheidenden Vorteil. Wir können jetzt jederzeit sofort Rechnungen schreiben und müssen nicht mehr wie früher auf irgendwelche Stundenzettel warten, um die Stunden zu buchen. Die Schnelligkeit, mit der wir heute arbeiten können, ist wirklich genial.

Chef-Informationssystem CIS in der betriebswirtschaftlichen Maler-Software

Das digitale Chefbüro

Es scheint bei Ihnen alles im digitalen Fluss zu sein!
Thomas Grötz: Ja genau, ganz einfach weil bei uns alles vernetzt ist. Wir lassen die Bauzeiten digital erfassen und sehen so immer, was auf welcher Baustelle läuft.
Im Büro nutzen wir das Chef-Informationssystem der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM. Damit haben wir ein geniales Steuerungsinstrument zur Hand, mit dessen Hilfe auf Knopfdruck alle relevanten Informationen abrufbar sind. Wir sehen, wenn Regiearbeiten, also Mehrarbeiten anfallen, die im Angebot so gar nicht vorgesehen waren, oder Arbeiten länger dauern als vorkalkuliert und andere noch gar nicht begonnen wurden. Wir sehen einfach immer, wo wir gerade stehen.

Ihre digitale Vernetzung ist ziemlich durchdacht!
Tina Grötz: Natürlich, aber sie geht noch weiter, denn sie betrifft völlig unterschiedliche Bereiche im Unternehmen. Zahlungseingänge beispielsweise werden bei uns ebenfalls digital verbucht. Wenn ein Kunde einen Rechnungsbetrag für eine geleistete Arbeit bezahlt, wird diese Einzahlung automatisch und digital in unserem System erfasst. Früher musste ich Dutzende Kontoauszüge sichten und den entsprechenden Zahlungseingang finden. Eine Heidenarbeit war das. Denn der Zahlungseingang musste dann von Hand erfasst und der entsprechenden Rechnung zugeordnet werden. Heute erledigt das unser Bankfix-Modul der Maler-Software automatisch. Wir sparen nicht nur ungefähr 25% Zeit pro Woche, wir sparen auch Nerven. Denn Zahlendreher oder falsche Buchungen haben wir schon lange nicht mehr.

Ladenabrechnung: Software für Maler und Farben-Fachmarkt

Die Kasse im Fachmarkt

Sie haben neben dem Malerbetrieb ein Fachmarkt. Wie organisieren Sie den?
Thomas Grötz: Auch hier arbeiten wir mit einer Softwarelösung von C.A.T.S.-Soft, dem Ladenmodul passend zur betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM. Eine perfekte Symbiose, denn so gibt es absolut keine Schnittstellenprobleme zwischen dem Malerbetrieb und dem Ladengeschäft. Ich habe alles in einem System.

Vielen Dank für das Gespräch.

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