Im Maler- und Stuckateurhandwerk gibt es mittlerweile für fast alles eine passende App. Eine, um Fotos zu machen, eine andere für die Aufnahme von Notizen oder Sprachmemos. Wieder eine andere, die es ermöglicht, Zeiten zu erfassen. Eine weitere sammelt sonstige Infos zu Baustellen. Doch was passiert anschließend mit den gesammelten Daten? Wo landen diese? Und vor allem: Wie werden sie weiterverarbeitet?
Eine App, die beispielsweise Fotos oder Notizen aufnehmen kann, ist toll. Doch wenn der Zusammenhang zum entsprechenden Bauprojekt oder dem Kunden fehlt und vielleicht sogar nachträglich noch hergestellt werden muss, ist sie ziemlich nutzlos. Denn das erfordert zusätzlichen Aufwand und kostet Zeit. Gleiches gilt für die Erfassung von Arbeitszeiten. Fehlt der entsprechende Bezug zur bereits vorkalkulierten Baustelle – fehlt auch das Wissen, ob die tatsächlich angefallenen Stunden mit den bereits kalkulierten übereinstimmen. Das ist letztendlich wenig hilfreich.
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Hier bereits von Digitalisierung zu sprechen, wäre vermessen. Grundsätzlich ist man noch lange nicht digitalisiert, nur weil man eine bestimmte App benutzt. Es ist absolut nicht rentabel, Informationen in einer App zu erfassen, sie später umständlich und von Hand in andere Programme zu übernehmen, um sie damit überhaupt erst nutzbar zu machen. Im Gegenteil – solche Insellösungen bedeuten immer zusätzlichen Aufwand.
Letztendlich soll die Digitalisierung an essenziellen Stellen Zeit einsparen und nicht mehr Arbeit verursachen. Denn nur so kann sich Digitalisierung auch rentieren.
Digitalisierung versteht sich als ganzheitliches Konzept. Das bedeutet, dass Infos, die zum Beispiel auf Baustellen oder sonst wo unterwegs erfasst werden, zentral an einer bestimmten Stelle im Büro zusammenfließen. Und zwar ohne einen Medienbruch – denn nur so ist eine automatische Weiterverabeitung gewährleistet.
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Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM vernetzt das Büro mit der Baustelle. So gelangen die Informationen, die unterwegs anfallen direkt ins Büro. Fotos, die der Chef zum Beispiel unterwegs zu Dokumentationszwecken macht, landen direkt in der Software. Gleiches gilt für Notizen oder Sprachmemos, die bei Kundengesprächen oder Baustellenterminen anfallen. Sie werden unterwegs in einer App gesammelt, die diese automatisch ins Büro schickt und im gleichen Zug völlig automatisch in der elektronischen Projektakte oder Kundenakte ablegt.
Auch das Terminmanagement klappt so perfekt, weil die entsprechende App für unterwegs nicht nur den einzelnen Termin verwaltet, sondern zusätzlich entsprechende Infos zum Kunden, Projekt etc. mitführt. Eben jene Informationen, die normalerweise in einem Ordner im Büro stehen und auf die der Chef unterwegs meist keinen Zugriff hat. So gewinnt der digitale Terminkalender an Mehrwert.
Und nicht zu vergessen, die auf Baustellen erfassten Zeiten, Materialverbräuche oder Gerätereservierungen und -buchungen. All diese Informationen landen datenbruchfrei in der malerspezifischen ERP-Software C.A.T.S.-WARICUM, dem Herzstück eines jeden Maler- und Stuckateurbetriebs. Hier laufen alle Daten von Baustellen oder solche, die irgendwo unterwegs erfasst wurden, zusammen und stehen zur weiteren Bearbeitung automatisch zur Verfügung. So entstehen keine Doppel- und Mehrfacherfassungen und kein Zusatzaufwand.
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Dieser Workflow geht sogar noch einen Schritt weiter und betrifft auch das Büro allein: Digitale Eingangs-Rechnungen, die im ZUGFeRD-Format vom Lieferanten ausgestellt werden, werden ebenfalls automatisch in der ERP-Software C.A.T.S.-WARICUM verarbeitet. Die Abstellung im Rechnungseingangsjournal erfolgt genauso automatisch wie die Buchung der Materialen zu den entsprechenden Kostenkonten der Baustellen. Anschießend wird die Rechnung, ebenfalls automatisiert, in den Zahlungsverkehr zur Überweisung übergeben. Diese Arbeitsweise steht nicht nur für eine enorm schnelle Rechnungsbearbeitung, sie garantiert zugleich eine aussagekräftige Begleitkalkulation sowie eine fristgerechte Zahlung. Nur ein Beispiel von vielen, das zeigt, wie ein fortschrittlicher Malerbetrieb heutzutage durch digitales, automatisiertes Arbeiten im Büro enorme Zeiteinsparungen realisieren und obendrein Erfassungsfehler vermeiden kann.
Genau das meint im Übrigen perfekte Digitalisierung. Es ist die digitale Vernetzung von Informationen, die von außen kommen und im Büro sofort zur Verfügung stehen. Bei Arbeitsprozessen, wie den hier genannten, handelt es sich um vollständig digitalisierte Prozesse. Sie werden durch die Vernetzung vereinfacht und brauchen weniger Zeit. Alles ist mit allem verbunden – so entstehen perfekte Arbeitsabläufe. ERP-Systeme wie die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM machen die Digitalisierung, Automatisierung und Optimierung der Abläufe erst möglich, wodurch sehr viel Zeit eingespart wird. So wird Digitalisierung rentabel.
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