Den Regiearbeiten auf der Spur

Den Regiearbeiten auf der Spur

Manchmal kommt es anders, als man denkt. Da wird ein schöner Auftrag angenommen, alles wird perfekt durchgeplant und während der Ausführung kommt es dann zu Änderungen. Plötzlich braucht der Boden vor dem neuen Belag noch eine Ausgleichsmasse. Oder es müssen noch ein paar Stellen an den Wänden mit Gewebe versehen und gespachtelt werden. Oder ein paar Wände bekommen einen Filzputz statt der vorgesehenen Tapete. Die Möglichkeiten für Änderungen sind unerschöpflich. Dem Bauleiter fällt etwas ein. Der Kunde hat noch Sonderwünsche oder die Baustelle erfordert einfach Zusatzarbeiten. Je nach dem wie detailliert der Auftrag vorher beschrieben war, wie umfangreich das LV vom Architekten ausgearbeitet war und natürlich auch wie gut sich die Arbeiten überhaupt vorhersehen ließen, fallen schon mal zehn Prozent der Auftragssumme und mehr als Nachtrag an. Das kommt relativ häufig vor.

Nachträge manchmal Fluch statt Segen
Für den Malerbetrieb sind Nachträge eigentlich eine tolle Sache. Es sind notwendige Arbeiten, die den Auftragswert erhöhen. Also ein Zusatzgeschäft. Und trotzdem haben viele Betrieb tagtäglich Probleme damit. Denn Nachträge kosten den Bauherrn zusätzliches Geld. Da kommt es dann immer wieder vor, dass der Architekt auf der Baustelle Arbeiten anordnet, die Mitarbeiter des Malerbetriebes diese auch ausführen und wenn es an die Bezahlung geht der Bauherr „Stop“ ruft. Klar, die Arbeiten wurden beauftragt und fachgerecht ausgeführt, aber „der Architekt kann doch nicht einfach was anordnen, was mein Geld kostet“ lautet dann das Argument. Rechtlich ist der Fall meist klar: Der Bauherr muss zahlen – vorausgesetzt die Zusatzarbeiten sind entsprechend dokumentiert und liegen auch finanziell im Rahmen. Aber faktisch sieht die Sache oft anders aus: Der Bauherr macht Druck, es fällt auf den Architekten zurück und mit dem will es sich der Betrieb nicht verscherzen.

Achtung: rechtliche Anforderungen beachten
Und dann gibt es ja noch die vielen auch rechtlich problematischen Fälle. Liegen beispielsweise keine Dokumentation und kein Regieauftrag vor, dann gilt es erstmal zu beweisen, dass hinter dem Putz eine Gewebe zur Überdeckung der Risse eingelegt wurde. Das sieht man an der fertigen Wand leider nicht mehr. Oder liegen die Nachträge mehr als zehn Prozent über der Auftragssumme, so hätte es eines Nachtragsangebots bedurft. Das sind nur zwei von vielen Problemen, die bei Zusatzarbeiten entstehen.

Zusatzarbeiten einfach vergessen
Aber es gibt noch mehr Probleme. Nachträge können nur abgerechnet werden, wenn im Büro irgend jemand mitbekommt, dass auf der Baustelle überhaupt Zusatzarbeiten ausgeführt wurden. Was passiert aber, wenn der Mitarbeiter einfach vergisst, die Zusatzleistungen an das Malerbüro weiterzugeben? Was nicht weitergegeben wird, das weiß keiner. Also wird es bei der Abrechnung schlichtweg vergessen. Die Kosten für die Zusatzarbeiten sind natürlich angefallen. Das verarbeitete Material wurde dem Großhändler bezahlt und verbrauchte Arbeitszeit steckt in den Stundenzetteln der Mitarbeiter und wird am Monatsende vergütet. Aber es wird keine Rechnung dafür geschrieben und so geht ein Gewinn in Höhe der Regiearbeiten verloren.

Digitalisierung rettet die Regieabrechnung
Das alles muss nicht sein. Nutzt der Maler- oder Stuckateurbetrieb die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM zur Organisation seiner Baustellen und erfasst der Betrieb gleichzeitig die Arbeitsleistung seiner Mitarbeiter mit der digitalen Zeiterfassung CATSbauzeit, dann überwacht die schlaue Software das Regiethema automatisch für den Betrieb. Die Maler-Software erkennt automatisch, wenn die Mitarbeiter auf der Baustelle Dinge ausführen, die nicht zum Leistungsumfang des Auftrags gehören. Dieses Regie-Abrechnungs-Potenzial RAP© wird dem Malerunternehmer automatisch im Chef-Informationssystem CIS© der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM angezeigt. Er kann sich den Vorgang dann genauer ansehen und den betroffenen Mitarbeiter zu einer Zeit befragen, wo die Arbeiten noch frisch sind und dieser noch darüber Bescheid weiß.

Projekte mit Regie-Abrechnungs-Potenzialen werden im Chef-Informationssystem CIS© der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM gut sichtbar mit einem R gekennzeichnet.

Nachträge clever dokumentieren
Und auch das Dokumentationsproblem löst die clevere Software perfekt. Entdeckt der Mitarbeiter beispielsweise nach dem Runterreißen der Tapete Risse in der Wand, so stellt er einfach einen Zollstock an die Wand und nutzt die Dokumentationsfunktion von CATSbauzeit. Damit macht er ein oder zwei Fotos und erfasst eine kurze Notiz. Alles das wandert von seinem Smartphone nun automatisch ins Büro und wird dort automatisch in der digitalen Akte des Projektes hinterlegt.

Abrechnung von Regiestunden und Nachträgen

Mit der Dokumentationsfunktion der App CATSbauzeit sind Regiearbeiten schnell dokumentiert.

Wenn die Abrechnung dann ansteht, sieht der Chef, dass noch Zusätze angefallen sind. Mit wenigen Klicks werden diese in die Schlussrechnung übernommen und die Dokumentationen als Anlage zur Rechnung beigefügt. So können Kunde und Architekt auch Dinge nachvollziehen, die an der fertigen Wand nicht mehr zu sehen sind. So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.