Stress nach dem Urlaub? Mit diesen Tools klappt´s von Null auf Hundert.

Ohne Stress aus dem Urlaub startenAuch die schönste Zeit des Jahres geht irgendwann zu Ende. Meist endet der wohlverdiente Urlaub dann doch schneller als gedacht. Der Alltag beginnt und für viele ist es meist ein Kaltstart. Das Tagesgeschäft fragt nicht nach Befindlichkeiten. Anfragen haben sich in Abwesenheit angesammelt, das elektronische Postfach quillt über, der Schreibtisch oft auch.

Ein Überblick über das, was im Unternehmen während der Abwesenheit gelaufen ist, muss erst beschafft werden. Der Status Quo muss also ermittelt werden, um die Arbeit wieder aufnehmen und dort anknüpfen zu können, wo man vor dem Urlaub aufgehört hat.

Gleich nach dem Urlaub am Morgen des ersten Arbeitstags stellen sich viele Fragen:
Wie ist der Stand der Baustellen? Ist irgendetwas schief gelaufen? Muss irgendwo besonders schnell reagiert werden? Müssen kurzfristig Umplanungen vorgenommen werden? Stehen Baubesprechungen in den nächsten Tagen an? Welche neuen Kundenanfragen gibt es, die bearbeitet werden müssen? Welche Abrechnungen stehen an? Wie steht’s um die Liquidität?

Relativ viele Fragen strömen auf einen ein, die nicht nur kurzfristig beantwortet, sondern auch terminlich gelöst werden wollen. Wer jetzt die richtigen Werkzeuge nutzt, hat es einfach seinen Betrieb wieder auf Stand zu bringen und schnell in den richtigen Tritt zu kommen.

Dank digitaler Organisation alles im Griff
Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM ist das ultimative Werkzeug für genau diese Fälle. Sie organisiert nicht nur das gesamte Malerbüro, auch wichtige Informationen von der Baustelle laufen hier zusammen. Damit sind alle Informationen an Ort und Stelle im Zugriff und auf Knopfdruck verfügbar, und zwar dann, wenn sie gebraucht werden. Der Urlaubsrückkehrer hat es so am ersten Tag nach seinem Urlaub leicht, schnell einen genauen Überblick darüber zu erhalten, was während seiner Abwesenheit passiert ist.

Das Herzstück: die Baustellen
Das Herzstück eines jeden Malerbetriebs sind zweifellos die Baustellen. Um sich über den Stand der Baustellen zu informieren, muss der Chef heutzutage aber nicht mehr jede einzelne Baustelle anfahren. Ein Blick ins CIS© – das Chefinformationssystem der Maler-Software genügt und er sieht sofort, wie die einzelnen Baustellen während seiner Abwesenheit fortgeschritten sind und wo sie stehen. Das klappt deshalb so hervorragend, weil die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten digital mit CATSbauzeit erfassen. Im Chefinformationssystem werden diese Informationen gebündelt und in Echtzeit aufbereitet zur Verfügung gestellt. Farblich markiert zeigt ihm die Software, ob seine Baustellen gewinnmäßig aus dem Ruder zu laufen drohen. Sie zeigt ihm auch, wenn Arbeiten verrichtet wurden, die nicht Auftragsumfang sind und somit als Regie abgerechnet werden können. Das verschafft dem Chef am frühen Morgen eine gute Ausgangsposition.

Das Chefinformationssystem sorgt für einen schnellen Baustellen-Check

Mit den neu gewonnen Informationen, steht auch schnell fest, ob laufende Baustellen noch im zeitlichen Plan liegen oder eine Umplanung erforderlich wird. Das sind wichtige Informationen für die Einsatzplanung, die schnell und zügig mit der digitalen Plantafel, sprich der Projekt-Einsatzplanung der Maler-Software erledigt werden. Kranke Mitarbeiter oder Schlechtwettervorhersagen können ebenso eine  Änderung in der Einsatzplanung erforderlich machen. Und sind neue Aufträge während der Urlaubszeit erteilt worden, so lassen sich auch diese schnell einplanen. Innerhalb kürzester Zeit liefert die Maler-Software dem Chef einen umfassenden Überblick über seine Baustellen und das ermöglicht ihm eine schnelle Planungsanpassung. 

Die Kür: Termine und Aufgaben
Doch Chef-Sein bedeutet viel mehr. Das Management laufender Baustellen ist eine Sache, aber zugleich müssen neue Aufträge, neue Baustellen an Land gezogen werden. Daher will jeder Betriebsinhaber nach dem Urlaub wissen, welche Aufträge oder Anfragen eingegangen sind. Ebenso wichtig ist es, einen absoluten Überblick über anstehende Termine zu bekommen. Sind neue Termine wie Baubesprechungen hinzugekommen, wurden andere verschoben oder gar abgesagt? Welcher Kunde, Interessent oder Lieferant hat um einen Rückruf gebeten? Alles Fragen, die den Chef natürlich nach seiner Urlaubsrückkehr brennend interessieren. Alles Fragen, auf die die Maler-Software eine Antwort hat, denn die Sekretärin war fleißig und hat den digitalen Terminkalender des Chefs in der Maler-Software während seiner Urlaubszeit gepflegt, ihm Rückruf-Bitten geplant, Termine eingetragen oder verschoben und abgesagte Termine entsprechend gekennzeichnet. Sie hat ihm im Kontaktcenter Neuaufträge zur Kenntnis hinterlegt, ebenso Angebotsanfragen oder sonstige wichtige Informationen. Während in früheren Zeiten die Sekretärin den Chef allumfassend mündlich von den Ereignissen nach seinem Urlaub unterrichten musste und oft das eine oder andere schlichtweg vergessen wurde, kann sich der Chef heutzutage schnell und sicher digital einen umfassenden Überblick verschaffen.

Malersoftware: Termine stets im Blick

Der Termin- und Kontaktcenter verschafft den Durchblick

Die Pflicht: Liquiditätssicherung
Wo steht der Malerbetrieb finanziell? Auf diese Frage hätte der Chef nach seinem Urlaub natürlich auch gerne eine Antwort. Die Liquiditätsplanung der Maler-Software liefert einen Überblick über die Finanzen. Hier werden automatisch und permanent Rechnungseingang, Rechnungsausgang, periodische Zahlungseingänge und –ausgänge sowie die Geldanlagen und Kreditlinien des Unternehmens gegenübergestellt. Die 90-Tages-Vorausschau zeigt auf einen Blick, wann es eng wird und der Rechnungsvorlauf zeigt an, welche Baustellen dringend abzurechnen sind, damit Geld reinkommt.

Fehlende Liquidität ist existenzgefährdend

Mit der Liquiditätsplanung lassen sich finanzielle Engpässe frühzeitig entdecken.

So einfach verhilft die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM mit ihren intelligenten Tools dem Maler-Unternehmer zu einem effizienten Arbeitsstart nach einem (hoffentlich) erholsamen Urlaub.