Es hakt im Malerbüro: Heterogene Softwarelandschaft vermeiden

Es hakt im Malerbüro: Heterogene Softwarelandschaft vermeiden

Die Funktion „Copy & Paste“, zu Deutsch „Kopieren und Einfügen“, ist Windows-Nutzern bestens bekannt. Aus dem Büroalltag ist diese Funktionalität nicht mehr wegzudenken. Entweder über das Kontextmenü der rechten Maustaste schnell aufgerufen oder aber noch etwas schneller über Tastenkombinationen (Strg-C und Strg-V) abgearbeitet, sehen viele Anwender in dieser Funktion eine tägliche Arbeitserleichterung. Werden längere Texte oder Briefe mit einem Textverarbeitungsprogramm geschrieben, macht diese Kopierfunktion durchaus Sinn. Statt Wörter, Sätze oder Absätze zu löschen und nochmals neu zu tippen, wird der Text einfach in die Zwischenablage gelegt und an der gewünschten Stelle wieder eingefügt. Doch leider ist immer wieder festzustellen, dass im Malerbüro die Kopierfunktion noch an vielen anderen Stellen zum Einsatz kommt. Und das was auf den ersten Blick clever und zeitsparend erscheint, entpuppt sich schnell als absolut ineffizient.

Stockender Datenfluss?
Viele Bürokräfte nutzen die altbekannte Kopierfunktion, wenn der Datenfluss stockt. Das kommt öfter vor als gedacht und kostet jede Menge Zeit. Die folgenden beiden Beispiele zeigen dies recht deutlich. Aber es gibt auch Lösungen für das Problem. 

Lösung 1: genormte Schnittstellen nutzen
Ausschreibungen erreichen die Betriebe heute nicht mehr in Papierform. Viele Betriebe freuen sich darüber, dass der Architekt diese als PDF-Datei per E-Mail sendet. Bürokräfte setzen dann gerne auf Copy & Paste, das heißt sie kopieren die einzelnen Leistungstexte aus der PDF, um diese dann peu à peu als LV in der Angebotssoftware wieder zusammenzustellen. Diese Vorgehensweise ist wahnsinnig zeitraubend und längst nicht mehr zeitgemäß. Digitalisierung bedeutet mehr als einen PC zu nutzen. Digitalisierung bedeutet, einmal erfasste Daten und Informationen sind im Fluss. Das heißt einmal erfasste Daten stehen dauerhaft digital zur Verfügung und müssen nicht nochmals erneut eingegeben werden. Für die digitale Weitergabe von Ausschreibungen gibt es eine einfache Lösung. Diese heißt: Dateiaustauschverfahren GAEB DA XML. Hierbei handelt es sich um eine genormte Schnittstelle, die dazu dient, Ausschreibungen in den unterschiedlichen Projektphasen zwischen den Beteiligten in digitaler Form auszutauschen. Anwender der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM, die die GAEB-Schnittstelle einsetzen, erhalten daher schon lange nicht mehr ihre Ausschreibungsunterlagen im PDF-Dateiformat. Der Architekt übersendet ihnen vielmehr eine unmittelbar einspielbare GAEB DA XML-Datei. Die Ausschreibungsdaten werden automatisch in die Maler-Software übernommen. Das LV kann sofort bearbeitet werden. So sieht perfekter Datenfluss aus. 

Lösung 2: kompatible Softwareprogramme einsetzen
Niemand geht heute mehr mit einem Zollstock auf die Baustelle, um Maß zu nehmen. Hierfür wird ein Laserentfernungsmessgerät genutzt. Damit die gemessenen Werte nicht auf Papier notiert werden müssen, werden diese in eine Smartphone-App übergeben. Diese ist oft schon Lieferumfang. Jetzt sind zwar die einzelnen Messdaten digital im Smartphone vermerkt, aber damit stehen sie noch nicht im Malerbüro zur Weiterverarbeitung für ein prüffähiges Aufmaß, ein Angebot oder eine Rechnung zur Verfügung. Ein zeitaufwendiges Ab- und Eintippen oder das mühsame Herauskopieren der Informationen aus einer PDF-Datei ist dann die unausweichliche Folge. Der Einsatz von nicht kompatiblen Softwareprogrammen steht für zeitraubendes, ineffizientes Arbeiten. Sie sind sogenannte „Insellösungen“, die keine wesentliche Arbeitserleichterung für den Anwender bringen, da sie nicht im Zusammenspiel funktionieren. Dabei geht es auch wesentlich einfacher. Die Softwarelösungen und Applikationen aus dem Hause C.A.T.S.-Soft sind aufeinander abgestimmt und kompatibel. So erstellen Malerbetriebe, die die Aufmaß-App von CATSmobil auf ihrem Smartphone nutzen, nicht nur ihr komplettes Aufmaß auf der Baustelle. Das komplette Aufmaß wird ohne weiteres Zutun des Malers sogar automatisch ins Malerbüro übersandt. Dort wird es in der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM automatisch hinterlegt und steht zur weiteren Verwendung zur Verfügung. Angebot und Rechnung sind so schnell geschrieben. Das ist ein optimaler Informationsfluss zwischen Baustelle und Büro. 

Fazit
Handwerk 4.0 steht für vernetztes Arbeiten. Überall dort, wo Kopierfunktionen zum Einsatz kommen, um digitale Informationen von einer Applikation oder Softwarelösung in eine andere zu transferieren, stimmt etwas nicht. Das Gleiche gilt natürlich für das händische Abtippen von Informationen, die von einer in die andere Lösung übertragen werden sollen. In all diesen Fällen ist kein durchgängiger Informationsfluss gegeben. Es liegt ein klassischer Medienbruch vor, der den Anwender viel Zeit und Nerven kostet. In der heutigen, digitalen Zeit, ist eine solche Arbeitsweise von gestern. Digitalisierung bedeutet, dass einmal erfasste Informationen in nachfolgenden Prozessen automatisch verfügbar sind.

Anwendertipp zum Schluss
Gehen Sie aufmerksam durch Ihren Büroalltag. Beobachten Sie sich und Ihre Mitarbeiter. Notieren Sie, an welcher Stelle und wie oft im Malerbüro „Copy & Paste“, sprich die Kopierfunktion, genutzt wird oder schlimmer noch Informationen händisch abgetippt werden. Vielleicht ist es Zeit zum Umdenken?