Voll im Trend: Die elektronische Rechnung

Voll im Trend: Die elektronische Rechnung

Seit Juli 2011 sind Papierrechnungen und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich gestellt. Der erwartete Hype um die e-Rechnung blieb jedoch zunächst aus. Doch jetzt nimmt die elektronische Rechnung an Fahrt auf. Immer mehr Hersteller und Großhändler stellen ihren Maler- und Stuckateurkunden Rechnungen in elektronischer Form zur Verfügung. Als elektronische Rechnung wird eine Rechnung bezeichnet, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird. Für den Rechnungsaustausch stehen verschiedene Wege wie E-Mail, DE-Mail, Computer-Fax oder Web-Download zur Verfügung. Das Format der e-Rechnung ist nicht einheitlich definiert und reicht von den bekannten Text- oder Bilddateien (z.B. im PDF-, TIF-, JPEG-, WORD-Format) bis hin zu dem zukunftsweisenden, neuen Format ZUGFeRD.

Kein Traum: Enorme Einsparpotenziale mit ZUGFeRD
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus hybriden Daten und genau das macht sie so einzigartig erfolgreich. Zum einen besteht sie aus einem für den Menschen lesbaren PDF/A3-Beleg und zum anderen aus einer maschinenlesbaren XML-Datei. Genau diese einzigartige Kombination eröffnet den Betrieben enorme Einsparpotenziale, von denen sie bisher nicht einmal zu träumen gewagt hätten.

Automatische Verarbeitung
Maler und Stuckateure, die mit der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM arbeiten, sollten darauf achten, dass sie von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format erhalten. Die Software verarbeitet eingehende ZUGFeRD-Rechnungen vollautomatisiert und legt alles dort ab, wo es hingehört. So wird die Rechnung automatisch im Rechnungseingangsjournal, in der Lieferantenakte und in der Projektakte abgelegt. Sie ist immer zur Hand, wenn sie gebraucht wird und kann bei Bedarf eingesehen werden. Die Rechnung wird zudem von der Maler-Software automatisch ausgelesen. Die Rechnungsdaten fließen automatisch in die Projektüberwachung und damit in die Kosten der Baustelle ein. Die Rechnung ist Grundlage für ein betriebliches Controlling und eine Echtzeit-Baustellenüberwachung.

Auszug Kontaktmanagement der Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM

Auf Zukunft programmiert: Im Kontaktmanagement-Center der Maler-Software sind eingegangene ZUGFeRD-Rechnungen sofort sichtbar. Ein Klick genügt zur vollautomatisierten Weiterverarbeitung.

Automatische Erstellung
Da das ZUGFeRD-Format das elektronische Rechnungsformat der Zukunft ist, das von der Bundesregierung gefördert und von öffentlichen Stellen unterstützt wird, haben C.A.T.S.-Anwender die Möglichkeit, auch ihre Rechnungen von der betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM automatisch in diesem zukunftsfähigen Rechnungsformat erstellen zu lassen. Der Maler oder Stuckateur muss dafür nichts weiter tun. Das erledigt alles die Software. Es entsteht für den Betrieb kein Zusatzaufwand, wobei er dem Rechnungsempfänger gleichzeitig alle Vorteile einer zukunftsweisenden elektronischen Rechnung bietet. 

Doch damit noch nicht genug. Das geniale ZUGFeRD-Format hat noch einen Zusatzeffekt: Die Rechnung ist gleichzeitig für die geforderte Langzeitarchivierung (10-jährige Aufbewahrungsfrist) geeignet und im Falle einer Betriebsprüfung liegen die Rechnungsdaten zudem in maschinenlesbarer Form für den Betriebsprüfer vor. So wird die GoBD gleich miterfüllt.

So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.

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