So geht Chefentlastung im digitalen Zeitalter

So geht Chefentlastung im digitalen Zeitalter

Mitarbeiter in einem Maler- und Stuckateurbetrieb sind echte Goldstücke. Sie helfen mit, dass der Laden läuft und führen die Arbeit beim Kunden, in der Regel, nach bestem Wissen aus. Ohne Mitarbeiter wären die meisten Chefs aufgeschmissen. Doch es könnte noch besser laufen, noch effizienter und zielgerichteter gearbeitet werden. In vielen Betrieben liegt echtes Potential einfach brach. Mit ein paar Stellschrauben und den richtigen Tools an der richtigen Stelle im Unternehmen, kann dieses Potential für mehr Effizienz und Chefentlastung genutzt werden.

Problem: Erlernte „Dummheit“
Mitarbeiter haben vielfach aufgehört selbst zu denken – natürlich nicht absichtlich oder böswillig. Nein, es ist einfach so passiert. Bei Fragen die Baustelle betreffend, wird immer der Chef zu Rate gezogen, anstatt selbst zu denken und eine Entscheidung zu treffen. Dies hat sich über die Zeit einfach eingeschlichen. Denn es ist in den meisten Betrieben Gang und Gäbe, dass Chefs alles bis ins kleinste Detail entscheiden und vorgeben. Natürlich gibt es Dinge, die nur ein Chef entscheiden kann – und das soll er auch. Dennoch können Mitarbeiter lernen, nicht alles auf ihrem Boss „abzuwälzen“, sondern damit anfangen für sich selbst zu „denken“ und zu „handeln“.

Lösung: Führung digitalisieren
Dafür muss bei den Kollegen selbständiges Denken wieder etabliert werden. Ein erster Step in diese Richtung ist das Mitarbeiter-Informationssystem MIS© der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM. Auf dem Bildschirm findet der Mitarbeiter alle wichtigen Informationen zu seiner Baustelle übersichtlich strukturiert aufbereitet. Wird diese digitale Informationstafel beispielsweise im Lager aufgehängt, kann sich jeder Mitarbeiter bereits am frühen Morgen bei Arbeitsantritt informieren. Wer ist auf welcher Baustelle wann und mit wem in den kommenden Tagen eingeplant und was  ist dort bis wann zu erledigen, sind wesentliche Fragen, auf die das Mitarbeiter-Informationssystem eine Antwort hat. Sogar auf das zu erwartende Wetter wird hingewiesen. Mit dieser neuen Führungsweise kann Selbstorganisation von jedem Mitarbeiter aktiv gelebt werden.

Wichtige Baustellen-Informationen werden für den Maler und Stuckateur am Bildschirm sichtbar.

Das Mitarbeiter-Informationssystem MIS© der betriebswirtschaftlichen Maler-Software von C.A.T.S.-Soft liefert dem Mitarbeiter alle wichtigen Informationen zur Baustelle.

Arbeitsleistung einfordern
Mitarbeiter können mehr als nur Befehlsempfänger sein, die wie bei einer Armee, die an sie herangetragenen Befehle ausführen. Sie sollten ein Teil des Ganzen sein und aktiv am Erfolg teilhaben. Daher dürfen sie auf der einen Seite in Arbeitsabläufe aktiv mit einbezogen werden, auf der anderen Seite müssen sie aber genau wissen, welche Arbeitsleistung von ihnen erwartet und eingefordert wird. Mit der digitalen Zeiterfassung CATSbauzeit buchen die Mitarbeiter ihre Arbeitstätigkeiten auf der Baustelle in eine App. Und zwar nicht nur ihre Zeiten, sondern auch das, was sie tun. Damit sorgen sie nicht nur dafür, dass im Büro digitale Werte ankommen und so von niemandem mehr per Hand erfasst werden müssen. Sie liefern außerdem wertvolle Informationen für die Begleitkalkulation des Chefs und sichern damit auch ihren eigenen Job. Und damit der Mitarbeiter auch weiß, was läuft, bekommt er durch das geniale Zusammenspiel von CATSbauzeit und der Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM auf der Baustelle den Baustellenstand auf seinem Smartphone angezeigt. So weiß er immer, wann er Gas geben muss und wann nicht. 

Verantwortung übertragen
All diejenigen, die sich in ihrem Unternehmen zunehmend mit verdreckten, kaputten und oft auch unauffindbaren Werkzeugen und Geräten konfrontiert sehen, können auch hier den Mitarbeiter in die Pflicht nehmen, für seine Arbeitsgeräte Verantwortung zu übernehmen. Das kann sehr viele Vorteile mit sich bringen. Geräte sind nicht mehr einfach unauffindbar, bereits auf anderen Baustellen verplant oder kaputt. Es gibt auch keine Engpässe mehr. Warum nicht?

Dafür sorgt der Mitarbeiter selbst, und zwar mit der Gerätemanager App. Hiermit bucht er welches Werkzeug er auf welcher Baustelle nutzt, genauso wie die Rückgabe dieses Geräts an die Werkstatt oder die Weitergabe an einen Kollegen. Der jeweilige Gerätezustand wird entsprechend mit dokumentiert. So ist automatisch klar, wer welches Gerät nutzt, wer wann ein Gerät auf welcher Baustelle hatte oder wer ein bestimmtes Gerät zuletzt verwendet hat. Der Mitarbeiter hat die Verantwortung über die ihm anvertrauten Werkzeuge. Und der Chef einen genauen Überblick – ohne das er dafür ständig irgendwem hinterher rennen muss.

Ziel: Spürbare Chefentlastung
All diese digitalen Werkzeuge sorgen nicht nur dafür, dass Mitarbeiter sich selber besser organisieren, selbständiger werden und im Betrieb effizienter gearbeitet wird. Sie sorgen zusätzlich für eine enorme Entlastung des Chefs. Arbeitsabläufe werden mit diesen Werkzeugen einmal digital erfasst und an anderer Stelle nutzbar gemacht. So entsteht nicht nur ein perfekter Informationsfluss, sondern für den Unternehmer auch ein echter Zeitgewinn.