Mitarbeiter einbeziehen: Die beste Einsatzplanung geht fehl, wenn sie bei den Mitarbeitern nicht ankommt.

Thomas Scheld, Geschäftsführender Gesellschafter der C.A.T.S.-Soft GmbH

Thomas Scheld, Geschäftsführender Gesellschafter der C.A.T.S.-Soft GmbH

Der Maler-Unternehmer kann sich bei der Abstimmung von Mitarbeitern, Baustellen und Terminen noch soviel Mühe machen (vgl. Artikel „Betriebliches Engpaßmanagement: Den richtigen Mitarbeiter, zur richtigen Zeit auf der richtigen Baustelle.“ und Artikel „Einfach Planen: Die Abstimmung von Baustellen, Mitarbeitern und Terminen ist Reduzierung von Komplexität.“) Ob sein Plan aufgeht und er mit der Baustelle den geplanten Erfolg erzielt, hängt vom tatsächlichen Ablauf auf der Baustelle ab. Und hier spielen die Mitarbeiter die entscheidende Rolle. Setzen die Mitarbeiter die Planung ihres Chefs um und nehmen die in vielen Fällen notwendigen Detailanpassungen auf der Baustelle selbständig vor, dann wird alles in Ordnung sein. Bringen sich die Mitarbeiter aber nur ungenügend ein, dann wird jede noch so perfekte Planung zum Scheitern verurteilt sein. Im dritten Teil unserer Serie zur Einsatzplanung wollen wir klären, was der Maler-Unternehmer tun kann, damit es auf der Baustelle so wie geplant abläuft.

Empfängerhorizont
„Gut geplant, ist halb gewonnen“, so lautet eine altbekannte Binsenweisheit. Damit ein Plan aber zur Realität werden kann – damit er aufgeht – muß er umgesetzt werden. Und hier gilt wieder eine allseits bekannte aber leider manchmal vergessene Weisheit: „Nur wer den Plan kennt, kann ihn auch umsetzen.“ Ein Chef kann sich so viele Gedanken um die optimale Lösung einer Aufgabe machen, wie er will. Nur wenn die Mitarbeiter anschließend wissen, worauf es ankommt, wird aus der perfekten Planung ein Erfolg werden. Deshalb ist es so wichtig die Mitarbeiter einzubeziehen. Wenn Sie sich einen Plan machen, wenn Sie sich ganz detailliert überlegen, wie Sie etwas angehen wollen, dann vergessen Sie am Ende bitte Ihre Mitarbeiter nicht. Als Chef sollten Sie nicht davon ausgehen, daß Ihre Mitarbeiter auch so denken wie Sie selbst. Sie sollten ganz detailliert erklären, wo Sie wie hinwollen und worauf es Ihnen dabei ganz besonders ankommt. Das nennt man „Vorgaben machen“ und das ist so ziemlich die wichtigste Arbeit, wenn Sie die Umsetzung Ihrer Planungen sicherstellen wollen. Bei den Vorgaben sollten Sie so richtig ins Detail gehen. Denn jetzt müssen Sie damit rechnen, daß Ihre Mitarbeiter nicht immer genau das im Sinn haben, was Ihnen als Chef wichtig ist. Gehen Sie lieber davon aus, daß Ihre Mitarbeiter erst gar nichts mit Ihren Ideen anfangen können und erklären Sie lieber etwas ausführlicher worum es geht. Und hinterfragen Sie auch mal, ob verstanden wurde, was Sie wollen. Nur so stellen Sie sicher, daß wirklich jeder verstanden hat, was am Ende herauskommen soll. Denken Sie immer daran: Auf den Empfängerhorizont kommt es an und die Empfänger Ihrer Worte sind Ihre Mitarbeiter.

Vorgaben
Wenn hier von Planung und Vorgaben die Rede ist, dann geht es natürlich zunächst einmal um die Arbeit an sich. Also erklären Sie Ihren Mitarbeitern, welche Arbeiten im Detail auf der Baustelle zu erbringen sind. Und dann verknüpfen Sie diese Arbeiten mit einer Ausführungszeit. Das ist besonders wichtig, denn Ihre Planung geht davon aus, daß die Arbeiten in einer bestimmten Zeit erledigt werden. Wird diese Zeit nicht eingehalten, dann funktioniert Ihre Planung nicht mehr. Und außerdem fußt Ihre Planungszeit ja auch auf Ihrer Kalkulation. Damit ist die geplante Ausführungszeit letztlich die von Ihrem Kunden bezahlte Arbeitszeit. Brauchen Ihre Mitarbeiter länger, dann wirkt sich das einerseits auf Ihren Zeitplan auch für die anderen Baustellen aus und andererseits verdienen Sie weniger oder gar nichts. Beides darf nicht sein. Deshalb müssen die geplanten Ausführungszeiten von Ihren Mitarbeitern geschafft werden. Eine Vorgabe kann nur erfüllen, wer die Vorgabe auch kennt. Deshalb sind Zeitvorgaben so wichtig. Machen Sie das möglichst detailliert. Beschreiben Sie die auszuführende Leistung und nennen Sie die geplante Zeit. Und fügen Sie gleich noch die benötigten Materialien in den geplanten Mengen hinzu. So weiß jeder, was er leisten muß und was er dabei maximal verbrauchen darf. Das motiviert und so wird Ihre Planung zum Erfolg.

Beherrschbare Vorgaben
Ohne Vorgabe ist keine Leistung die beste Leistung. Sie können eine Leistung nur messen und feststellen, ob die Leistung gut oder schlecht ist, wenn Sie vorher festgelegt haben, welche Leistung Sie erwarten. Hier stellt man immer wieder fest, daß anspruchsvolle Ziele den Menschen durchaus motivieren können, die bestmögliche Leistung zu erreichen. Menschen brauchen Vorgaben, dann leisten sie mehr. Wenn alle Beteiligten wissen, worauf es ankommt, dann können Sie auch einen knapp kalkulierten Auftrag noch in die Gewinnzone führen. Natürlich geht das nicht in unbegrenzter Form. Denn auch Vorgaben können nichts Unmögliches aus den Menschen herausholen. Wer hier zuviel fordert, der schreckt eher ab, als daß er motiviert. Vorgaben dürfen ruhig anspruchsvoll sein, aber sie müssen immer realistisch bleiben. Sie müssen erreichbar sein – mit gewisser Anstrengung, aber in greifbarer Höhe. Deshalb sollten Sie auf die Ermittlung Ihrer Vorgabewerte genaues Augenmerk legen (vgl. Absatz „zeitmäßiger Umfang“ im Artikel „Einfach Planen: Die Abstimmung von Baustellen, Mitarbeitern und Terminen ist Reduzierung von Komplexität.“). Ein Chef, der anspruchsvolle Leistungen fordert und deren Erreichen dann honoriert, kommt mit seinen Mitarbeitern voran. Ein Chef hingehen, der Unmögliches verlangt, wird nicht akzeptiert. Und wer sich erst gar nicht die Mühe macht etwas zu Verlagen, sondern hinterher einfach nur meckert, daß die Leistung nicht stimmt, der hat nicht verstanden, wie Führung funktioniert.

Vorgabe & Kontrolle
Wer Vorgaben macht, der muß auch die Umsetzung und die Ergebnisse kontrollieren. Wenn die Kontrolle fehlt, dann nützt die beste Vorbereitung nichts. Deshalb werden Sie nicht umhin kommen Ihre Baustellen während des Ablaufs und auch am Ende zu überwachen und zu kontrollieren. Eine solche Baustellenüberwachung muß dabei mehr sein als ein gelegentlicher Besuch vor Ort. Natürlich sind Baustellenbesuche des Chefs wichtig. Einerseits möchte der Kunde seinen Auftragnehmer auch mal zu Gesicht bekommen und andererseits schadet es auch den Mitarbeitern nicht, wenn diese ihren Chef gelegentlich auf der Baustelle antreffen. Aber der Baustellenbesuch alleine reicht bei weitem nicht aus. Denn beim Baustellenbesuch werden Sie nie die Baustelle in ihrer ganzen Spannbreite beurteilen können. Vor Ort werden Sie mit Detailfragen und –problemen konfrontiert werden. Sie werden nie sicher beurteilen können, ob die Baustelle auch noch aus Kostensicht gut läuft. Beim Baustellenbesuch sieht der Chef meistens das, was er sehen soll. Das ist aber manchmal nicht das, worauf es wirklich ankommt. Deshalb brauchen Sie für eine echte Baustellenüberwachung mehr. Sie müssen wissen welche Arbeitszeiten angefallen sind und welche Materialien verbraucht wurden – alles möglichst detailliert, also besser nach Tätigkeiten als nach Stunden. Und Sie sollten den Stand der Arbeiten kennen. Wenn Sie diese Informationen in Beziehung zueinander setzen, haben Sie den perfekten Überblick. Das geht nur, wenn Sie es schaffen, daß Ihre Mitarbeiter diese Informationen systematisch erfassen. Baustellenüberwachung zielt auf Datensammlung ab. Überlassen Sie diese Ihren Mitarbeitern und sparen Sie sich die wertvolle Chef-Arbeitszeit auf der Baustelle und im Auto von Baustelle zu Baustelle.

Feedback
Ihre Mitarbeiter erbringen die Leistung, die Sie vorher geplant haben. Wenn die Planung die Umsetzung perfekt vorbereitet hat und die Ausführung zielgerichtet erfolgt ist, dann wird die Baustelle ein Erfolg werden. Jetzt kommt der Zeitpunkt, an dem die Mitarbeiter genau das erfahren müssen. Viele Chefs kennen keine Gnade, wenn es darum geht am Mitarbeiter Kritik zu üben. Da kann man sich trefflich und ausführlich äußern. Aber sobald es mal gut läuft, wird mit Lob gespart. Warum soll man für eine Arbeitsleistung auch loben, wenn die Arbeitsstunden doch bezahlt werden? Genau deshalb! Weil die Mitarbeiter nach Arbeitsstunden bezahlt werden und es einen großen Unterschied zwischen einer guten und einer schlechten Arbeitsleistung in der bezahlten Zeit gibt. Und wenn einer eine gute Leistung abliefert, dann hat er neben dem Arbeitsentgelt auch ein Lob verdient. Denn Lob ist Wertschätzung und Wertschätzung ist ein menschliches Grundbedürfnis, dessen Befriedigung motiviert.

Lob statt Lobhudelei
Natürlich geht es nicht darum jede Leistung zu loben. Denn dann wird das „Lob am Morgen“, das den Tag versüßen soll, ganz schnell zur Gewohnheit und nicht zum Ansporn. Sie können sicher sein, daß Ihre Mitarbeiter selbst auch ganz genau wissen, wann eine Leistung gut und wann sie schlecht war. Und auch für Ihre Mitarbeiter gehört Lob zur guten Leistung, so wie Kritik zur schlechten. Ein Chef, der das beherzigt, wird jeweils passend ein positives oder ein negatives Feedback geben. Und damit wird das Feedback der abgelaufenen Baustelle zur Motivationspille für die nächste.


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