Einfach Planen: Die Abstimmung von Baustellen, Mitarbeitern und Terminen ist Reduzierung von Komplexität.

Thomas Scheld, Geschäftsführender Gesellschafter der C.A.T.S.-Soft GmbH

Thomas Scheld, Geschäftsführender Gesellschafter der C.A.T.S.-Soft GmbH

Der Einsatz von Mitarbeitern auf Baustellen ist eines der zentralen Entscheidungsprobleme, mit denen sich der Malerunternehmer tagtäglich zu beschäftigen hat. In der Summe gilt es den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit auf der richtigen Baustelle einzusetzen. Wir haben es mit einer komplexen Handlungs- oder besser Entscheidungssituation zu tun. Solche Situationen sind durch komplexe, vernetzte, intransparente und dynamische Strukturen gekennzeichnet. Der Malerunternehmer kennt niemals alle Parameter und trotzdem soll er eine tragfähige Entscheidung treffen.

Komplexität
In einem Malerunternehmen geht es nie nur um eine Baustelle. Immer laufen mehrere Projekte parallel. Meistens wird nicht nur ein Mitarbeiter beschäftigt, sondern mehrere. Jede Baustelle hat ihre spezifischen Anforderungen und jeder Mitarbeiter seine persönlichen Stärken und Schwächen. Jeder Kunde hat seine Wunschtermine. Jeder Lieferant seine Lieferzeiten. Das sind nur einige der Parameter, die bei einer Entscheidung darüber wer wann was machen soll, berücksichtigt werden müssen. Es geht um viele kleine Details und jedes noch so kleine Detail kann im Tagesgeschehen ganz plötzlich enorm wichtig werden.

Vernetzte Strukturen
Es gilt immer die Wünsche mehrerer Kunden, Bauleiter oder anderer Handwerker zu erfüllen. Bittet ein Kunde beispielsweise darum bestimmte Arbeiten vorzuziehen, so wird dadurch Arbeitskraft gebunden, die eigentlich anderweitig benötigt würde. Meldet sich ein Mitarbeiter krank, dann fehlt eine Arbeitskraft mit ganz bestimmten Fähigkeiten. Werden diese Fähigkeiten auf der Baustelle genau in diesem Zeitpunkt gebraucht, so muß ein Ersatzmann her und der fehlt dann woanders. Vernetzte Strukturen sind Situationen, in denen die einzelnen Parameter voneinander abhängen und zwar wechselseitig. Eine kleine Änderung an einer Stelle im System führt zu einer ganzen Reihe von Folgewirkungen.

Intransparenz
Welcher Malerunternehmer kann schon wissen, was für ein Untergrund ihn erwartet, wenn die Tapete runter ist? Wer weiß, ob sich ein Mitarbeiter heute abend nicht noch ein Bein bricht und morgen ausfällt? Das alles passiert einfach und dann muß der Malerunternehmer damit klarkommen. Man kann nie sagen, was morgen sein wird und ob das, was heute perfekt paßt, dann überhaupt noch anwendbar ist. Man nennt das Intransparenz und die ist nun mal elementarer Begleitumstand unseres täglichen Daseins.

Dynamik
Manchmal entwickeln Kunden über Nacht Ideen und am nächsten Morgen sieht der bereits erteilte Auftrag dann plötzlich ganz anders aus. Und manchmal kommen überraschend neue Aufträge – irgend eine Arbeit muß schnell „dazwischengeschoben“ werden. Und natürlich läßt ein Malerunternehmer keinen Kunden „hängen“ – „das geht schon irgendwie“ lautet dann die Devise. Dynamik ist eng mit Intransparenz verbunden und Situationen werden durch Dynamik sehr schnell unübersichtlich.

Reparaturdienstverhalten
Was folgt nun aus der Erkenntnis, daß wir es im Tagesgeschehen eines Malerunternehmers – wie auch vieler anderer Wirtschaftseinheiten – mit einer komplexen und in weiten Teilen nicht in Gänze zu überblickenden Entscheidungssituation zu tun haben? Die Antwort könnte lauten: „Wir planen nicht, wir handeln einfach!“.
Man löst dann die Probleme, die gerade anstehen. Das wird in der Regel dann der Fall sein, wenn bestimmte Mißstände augenfällig werden, also quasi „laut schreien“. Dieses „Reparaturdienstverhalten“ ist allerdings nicht an Zielen ausgerichtet. Das Verhalten des Entscheiders orientiert sich nicht an fest definierten Vorgaben, sondern ist von blindem Aktionismus geprägt. Die Folge ist, daß Probleme gelöst werden, die eigentlich unwichtig sind. Die wichtigen Dinge hingegen bleiben auf der Strecke, weil sie entweder nicht auffällig wurden, oder man gerade keine Lösung dafür hatte. Der Einsatz des richtigen Mitarbeiters zur richtigen Zeit auf der richtigen Baustelle ist damit eher Zufall als konsequente Folge.

Konsequente Planung
Wer eine Einteilung für Baustellen machen will, der muß zuallererst die Baustellen im Detail kennen. Und hier sind neben den Anforderungen der Baustelle vor allem der Umfang der Arbeiten von Bedeutung. Man versteht darunter den mengenmäßigen und den zeitlichen Umfang.

Mengenmäßiger Umfang
Oft werden Baustellen aufgrund von Ausschreibungen begonnen. Hier besteht natürlich immer die Gefahr, daß die ausgeschriebenen Massen mit der Realität nur wenig zu tun haben. Nun ist die Masse aber entscheidend für den Arbeitsumfang und damit die benötigte Arbeitszeit. Wer sich hier auf vorgegebenen Massen verläßt oder gar selbst nur grob abschätzt, der geht bereits vor Planungsbeginn von falschen Voraussetzungen aus. Jede Planung, die von falschen Voraussetzungen ausgeht, ist von vornherein zum Scheitern verurteilt. Deshalb ist ein detailliertes Aufmaß der geplanten Arbeiten vor (!) Arbeitsbeginn so wichtig. Nur so ist die auszuführende Masse und damit der maximale Zeitbedarf vorher im Detail bekannt.
An dieser Stelle bedarf es noch des Hinweises, daß ein detailliertes Aufmaß vor Ausführungsbeginn kein zusätzlicher Aufwand für den Malerunternehmer darstellt. Hier wird nichts zusätzlich gemacht. Lediglich der Zeitpunkt des Aufmessens wird vom Ende der Arbeiten auf vor den Anfang verschoben – der Zeitaufwand ist der gleiche. Während der Ausführung oder am Ende werden dann nur noch die Abweichungen erfaßt. Diese Arbeitsweise führt zu sicheren Planungsgrundlagen und nebenbei zu einer schnelleren Abrechnung.

Zeitmäßiger Umfang
Nachdem der mengenmäßige Umfang der geplanten Arbeiten bekannt ist, muß dieser noch mit Zeitwerten verbunden werden. Wie lange braucht man also für einen Quadratmeter einer bestimmten Arbeit? Wer hier über ausreichende Erfahrungswerte verfügt, der hat die Nase vorne. Aber auch demjenigen, der sich bei der Abschätzung von Ausführungszeiten unsicher ist, kann inzwischen geholfen werden. Zunächst hält die Industrie für viele ihrer Produkte Angaben hinsichtlich der Ausführungszeiten bereit. Diese Angaben sind oft zwar eher „Laborwerte“ und spiegeln die tatsächliche Baustellensituation nur ungenügend wieder. Aber sie sind doch ein erster Ansatz für eine Abschätzung. Und natürlich spricht nichts dagegen die Werte anhand der eigenen Erfahrungen zu optimieren.
Alternativ dazu helfen einschlägige Kalkulationsverzeichnisse mit tatsächlich auf Baustellen gemessenen Werte. Dazu werden die Bauzeiten einer Summe von Betrieben, die auf der Grundlage eines einheitlichen Leistungsverzeichnisses arbeiten, gemessen und idealerweise standardisiert. Bei den Zeitangaben handelt es sich um Durchschnittswerte, die gemäß dem mathematischen Gesetz der großen Zahl, auf andere Betriebs-Baustellen-Konstellationen übertragbar sind. In der Summe muß heute kein Malerunternehmer mehr an der Abschätzung der Baustellenzeit vor Baustellenbeginn scheitern!

Dekomposition & Visualisierung
Die detaillierte Betrachtung der Baustellen vor Ausführungsbeginn schafft eine wesentliche Planungsgrundlage. Allerdings muß auch diese Grundlage beherrschbar bleiben. So ergeben sich in der täglichen Praxis oft Baustellenkonstellationen mit sehr langen Bauzeiträumen oder sehr großen Flächenumfängen. Hier droht allein aufgrund der Größe und der sich ergebenden Komplexität bereits ein Scheitern noch vor Planungsbeginn. Eine zielführende Lösung stellt die Dekomposition dar. Hierbei wird einfach die große – nur schwer zu überschauende – Baustelle in kleinere übersichtliche Teileinheiten – nennen wir sie Bauabschnitte – zerlegt. Die anschließende Planung erfolgt dann ausschließlich auf Basis der Teileinheiten.
Nun gilt es lediglich den Überblick über die jeweils aktuellen Teileinheiten zu behalten. Am einfachsten ist dies mit einer optischen Darstellung der Baustellen, der Mitarbeiter und des Zeithorizontes zu erreichen. In einer matrixartigen Übersicht sollten die jeweils aktuellen Informationen zusammengeführt werden. Sie können so auf einen Blick erfaßt und überwacht werden. Natürlich müssen im Bereich der Mitarbeiter bereits bekannte Fehlzeiten – beispielsweise geplante Fortbildungen – und vor allem die geplanten Urlaubstage berücksichtigt werden. Die Planungsübersicht sollte für die nähere Zukunft sehr detailliert und für die weitere Zukunft eher grob geführt werden – getreu dem Motto „Sicher ist nur, daß in der Zukunft nichts sicher ist!“

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