Betriebliches Engpaßmanagement: Den richtigen Mitarbeiter, zur richtigen Zeit auf der richtigen Baustelle.

Thomas Scheld, Geschäftsführender Gesellschafter der C.A.T.S.-Soft GmbH

Thomas Scheld, Geschäftsführender Gesellschafter der C.A.T.S.-Soft GmbH

„Wir haben mal wieder so viele Baustellen gleichzeitig laufen, daß ich bald nicht mehr weiß, wo mir der Kopf steht“, so hörte man es im vergangenen Herbst immer wieder, wenn man einen Malerunternehmer nach seiner Auftragslage fragte. Viele parallel laufende Baustellen sind eine echte Herausforderung und bedeuten für den Chef meist viel Streß. Manchmal ist die Struktur der Aufträge schuld. Da werden mehrere Gewerke am Bau parallel eingesetzt und dann kommt es in einem Gewerk zu Verzögerungen, die von den anderen mitgetragen oder gar aufgeholt werden müssen. Oder der Bauherr wirft geplante Dinge kurzfristig über den Haufen. Plötzlich wird eine andere Ausführung gewünscht oder es kommen umfangreiche Arbeiten zum zunächst vereinbarten Leistungsumfang hinzu. Oder der Malerunternehmer hat einfach mehr Aufträge angenommen als er eigentlich schaffen kann. Das alles und noch viel mehr kennen Sie sicher auch. Was sollten Sie jetzt beachten?

Mitarbeiterengpaß
Ihr Ziel ist es die laufenden Baustellen jeweils optimal abzuwickeln. Das bedeutet, daß Sie einerseits die mit den Kunden vereinbarten Termine einhalten müssen und andererseits die Baustellen im Sinne Ihrer Kalkulation mit einem Gewinn abwickeln wollen. Wenn Sie jetzt genügend Mitarbeiter hätten, dann wäre das alles kein Problem. Aber Sie haben nur eine bestimmte Anzahl und die können Sie nicht so einfach ausweiten. Wenn Sie beispielsweise nur fünf Mitarbeiter beschäftigen, dann können Sie keine sieben auf Baustellen einsetzen. Das ist Ihr großes Dilemma. Sie müssen Ihre Baustellen mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Mitarbeitern besetzen und damit die Aufträge abwickeln.

Anforderungen & Fähigkeiten
Um einen Mitarbeiter auf einer Baustelle einsetzen zu können, ist es zunächst einmal wichtig die Anforderungen der Baustelle zu kennen. Diese Anforderungen gilt es mit den Fähigkeiten des Mitarbeiters in Abstimmung zu bringen. Im einzelnen geht es um:

  1. Fachliche Anforderungen
    Abhängig von den auszuführenden Leistungen unterscheiden sich die fachlichen Anforderungen von Baustellen teilweise erheblich. Es ist leicht nachzuvollziehen, daß eine Baustelle im Objektbereich tendenziell andere fachliche Fähigkeiten vom Mitarbeiter verlangt als eine Baustelle im hochwertigen Privatkundensegment. Und natürlich verlangt eine WDVS-Baustelle andere Fähigkeiten als eine Tapezier-Baustelle. Und bei Bodenbelagsarbeiten ist alles wieder ganz anders. Leider haben die wenigsten Betriebe jedoch den „Alleskönner“ im Angebot, denn die meisten Mitarbeiter haben nun mal ihre Stärken und ihre Schwächen. Und selbst, wenn ein Mitarbeiter eine Leistung qualitativ ausführen kann, ist noch lange nicht sicher, ob er auch die notwendige quantitative Leistung bringen kann, so daß am Ende der Baustelle ein Gewinn entsteht. Deshalb müssen Sie die fachlichen Stärken und Schwächen Ihrer Mitarbeiter im Detail kennen. Wenn Sie dann auch die Baustellen genau betrachten, können Sie schnell den fachlich richtigen Mitarbeiter zuordnen.
  2. Organisatorische Anforderungen
    Baustellen werden in den meisten Fällen nicht an einem Tag und auch nicht in einem Arbeitsgang abgewickelt. Manche Baustellen sind einfach. Bei anderen gilt es im Arbeitsablauf viele Abhängigkeiten zu berücksichtigen. Und natürlich stellen Renovierungsmaßnahmen aufgrund oftmals im Ablauf auftretender Unwägbarkeiten andere Anforderungen. Alledem müssen die Mitarbeiter auf der Baustelle in einem gewissen Maß gewachsen sein. Wenn bei der Renovierung die Tapete entfernt wurde und die Wand Risse aufweist, dann muß der Mitarbeiter reagieren. Das alles bezeichnet man gerne als Selbstorganisation und die liegt bekanntlich nicht jedem Menschen. Hier können Sie durch die Zusammensetzung der Gruppe, die Sie auf die Baustelle schicken eine Menge ausgleichen – wenn der richtige „Vorarbeiter“ dabei ist und von den anderen akzeptiert wird. Sie merken, auch hier geht es wieder darum die Stärken und Schwächen des Einzelnen zu kennen und mit den Anforderungen der Baustelle in Abstimmung zu bringen.
  3. Soziale Fähigkeiten
    Natürlich ist es ein Unterschied, ob Sie eine Objektbaustelle haben oder ob Ihre Mitarbeiter bei einem Privatkunden arbeiten. Im zweiten Fall wird ein gewisses Maß an Kommunikationsfähigkeit gefragt sein. Und abhängig vom Kunden und seiner Lebenssituation kann dieses Maß enorme Ausmaße annehmen. Da ist es wichtig, daß Sie Mitarbeiter einsetzen, die damit umgehen können. Sie brauchen Mitarbeiter, die Ansprechpartner des Kunden sind. Denn jetzt entscheidet das Verhalten und Auftreten der Mitarbeiter mit darüber, wie zufrieden der Kunde hinterher sein wird. Weil aber auch Ihre Mitarbeiter nicht alle die besten „Gesellschafter“ sind, brauchen Sie auf einer solchen Baustelle mindestens einen, der es kann.

Wer die Stärken und Schwächen seiner Mitarbeiter kennt, der hat es bei der Einsatzplanung leichter und läuft weniger Gefahr hier schon im Vorfeld etwas falsch zu machen.

planen & ändern
„Das was ich heute plane, wird vielfach morgen schon nicht mehr stimmen“, sagte unlängst ein Malermeister auf die Frage, wie er seine Baustellen plant. Und das kennen Sie sicher auch. Natürlich ist Ihre Planung nicht in Stein gemeiselt. Das geht heute nicht mehr und es ging vermutlich früher auch nicht. Es wird Änderungen im Bauablauf geben und Mitarbeiter werden krankheitsbedingt ausfallen. Und wer weiß, was noch alles passieren kann. Deshalb muß jede Planung jeweils aktuell an die neue Situation angepaßt werden. Immer sofort, denn nur dann gibt die Planung einen Überblick über das tatsächliche Geschehen. Planen heißt Gestalten. Und deshalb sollten Sie bei der Änderung der Planung einige Dinge berücksichtigen:

  1. Die Anforderungen einer Baustelle können sich ändern, die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter bleiben aber gleich. Stellen Sie sich beispielsweise vor, auf einer Ihrer Baustellen kämen nachträglich weitere Leistungen hinzu, entweder weil der Bauherr es wünscht oder weil sich im Bauablauf einfach technische Gegebenheiten ändern. Plötzlich sind neue Anforderungen da. Jetzt müssen Sie überlegen, ob Sie noch die richtigen Mitarbeiter auf der Baustelle haben. Genauso ist es natürlich, wenn Sie weitere Mitarbeiter neu für die Baustelle einplanen, weil es beispielsweise mit dem Termin eng wird. Auch hier müssen Sie wieder die Anforderungen der Baustelle mit den Fähigkeiten der neuen Leute abstimmen.
  2. Ein eingespieltes Team ändert man nicht. Auf der Baustelle ist es nicht anders als beim Fußball. Wenn Sie einer eingespielten Mannschaft einen oder zwei Stammspieler entziehen, dann läuft es nicht mehr rund. Wenn Ihre Mitarbeiter sich auf der Baustelle erst einmal aneinander gewöhnt haben, wenn die individuellen Arbeitsabläufe aufeinander abgestimmt sind, dann sollten Sie an der Zusammensetzung der Gruppe möglichst wenig ändern. Das kostet Sie sonst unnötig Produktivität. Und oft gilt zusätzlich: Auch Ihr Kunde gewöhnt sich ungern an neue Mitarbeiter auf seiner Baustelle.
  3. Jede Baustellenunterbrechung produziert unproduktive Arbeitszeit. Es kommt immer wieder vor, daß ein Malerbetrieb zu einem Zeitpunkt so viele laufende Baustellen hat, daß ihm die Mitarbeiter dafür fehlen. Und dann geht das „Baustellenhopping“ los: „Heute arbeiten wir bei den Müllers, morgen bei den Maiers und übermorgen wieder bei den Müllers.“ Oder noch schlimmer: „Morgen früh fahrt ihr bis zum Frühstück zu den Müllers und dann geht‘s zu den Maiers. Dann sind die Müllers erstmal beruhigt“. Wer so seine Baustellen bestückt, der muß wissen, daß seine Mitarbeiter sich bei jedem Baustellenwechsel wieder neu in die Baustelle eindenken müssen. Das verursacht unnötigen Streß und belastet die Motivation. Das einzige was zunimmt sind die Zeiten für Arbeitsvorbereitung, Abdecken und Aufräumen und vor allem die Fahrtzeit zum Kunden – alles unproduktive Zeiten, die den Baustellengewinn schmälert.

Fazit
Die Planung des Mitarbeitereinsatzes entscheidet in vielen Fällen darüber, ob der im Rahmen der Kalkulation und der Angebotsverhandlung vom Unternehmer beabsichtigte Gewinn überhaupt entstehen kann. Wer hier ordentlich plant, der hat im Sinne des Baustellengewinns schon halb gewonnen.