Mehrwertsteueränderung: Fehler vermeiden – Rechnungsentwurf nutzen

Umsatzsteuer richtig ausweisen: Rechnungsentwurf nutzen

Der Stichtag rückt in greifbare Nähe. Am 1. Juli 2020 wird die Mehrwertsteuer temporär bis Ende des Jahres gesenkt. Diese Mehrwertsteueränderung verlangt der Bauwirtschaft einiges an Aufmerksamkeit ab. Gab es bis dato immer nur Mehrwertsteuererhöhungen wie zuletzt am 1.1.2007, so steht den Unternehmen jetzt zunächst eine Senkung auf 16% und zum Jahreswechsel wieder eine Erhöhung um 3% ins Haus.

Im Malerbüro muss daher besonders aufmerksam gearbeitet werden. Wird versehentlich die Umsatzsteuer zu niedrig ausgewiesen, wird dem Finanzamt dennoch die gesetzlich vorgeschriebene, höhere Umsatzsteuer geschuldet. Und wird die Umsatzsteuer zu hoch ausgewiesen, so wird die tatsächlich ausgewiesene und nicht die gesetzlich geforderte, niedrigere Umsatzsteuer fällig. Bei einer Falschausweisung ist also in jedem Fall zunächst das Finanzamt der Gewinner. Wird der Fehler bemerkt, kann natürlich eine Rechnungsberichtigung erfolgen. Doch dies ist mit Mehrarbeit verbunden. „Gut schreiben, neu schreiben“ heißt das geflügelte Wort bei fehlerhaften Rechnungen. Fehler frühzeitig zu erkennen, schützt daher vor Mehrarbeit.

Es ist ratsam, sich jede Rechnung im Detail anzuschauen, zu prüfen und zu korrigieren, und zwar bevor diese final ausgegeben wird. In der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM gibt es dafür eine geniale Funktion. Über die Entwurfsfunktion kann eine Rechnung, aber auch jedweder andere Beleg wie Angebot, Auftragsbestätigung oder Gutschrift zunächst als Prüfbeleg ausgegeben werden. Wird der Beleg vorab als Entwurf gedruckt, ist dieser durch ein Wasserzeichen deutlich als ENTWURF gekennzeichnet, egal, ob der Ausdruck auf Papier oder elektronisch als PDF ausgegeben wird.

Umsatzsteuer richtig ausweisen: Rechnungsentwurf nutzen

Mit dem Entwurfsdruck lassen sich vor finaler Rechnungslegung schnell Fehler finden. In Malerbüros, in denen das „Vier-Augen-Prinzip“ als präventive Kontrollmaßnahme genutzt wird, ist ein solcher Prüfbeleg ein willkommenes Hilfswerkzeug.

Der Fehlerteufel ist oft und schnell am Werk, mit dem Entwurfsdruck lassen sich schnell, vor endgültiger Belegerstellung Fehlerchen finden. Das ist vor allem jetzt bei der anstehenden Mehrwertsteueränderung von Vorteil. Nach erfolgreicher Prüfung wird der finale Beleg im Malerbüro erstellt und an den Kunden versendet. Mit dieser vorausschauenden Arbeitsweise wird die Buchhaltung nicht unnötig mit zahlreichen Rechnungsgutschriften und -neubelegen belastet.

TIPP: Es empfiehlt sich, im Malerbüro das „Vier-Augen-Prinzip“ einzuführen. Getreu dem Motto „Vier Augen sehen mehr als zwei“ sollte – falls verfügbar – eine zweite Person nochmals über den Beleg schauen und diesen auf inhaltliche Richtigkeit prüfen. Diese zweite Person kann auch der Chef sein, dem die Belege zur Prüfung vorgelegt werden. Der Entwurfsdruck stellt für diesen Prüfvorgang das geeignete Mittel dar. Die gewünschten Korrekturen werden vom Chef einfach auf dem Entwurfsbeleg vermerkt und vom Mitarbeiter vor dem finalen Belegausdruck entsprechend bearbeitet. Durch die Kennzeichnung als Entwurf ist zudem für alle im Büro gut sichtbar, auf welchem Bearbeitungsstand sich das Angebot oder die Rechnung befindet.