Zahlungsausfälle vermeiden und dadurch die Liquidität sichern, das ist für jedes Unternehmen ein wichtiges, existenzielles Ziel. Genau dieses Ziel verfolgt das betriebliche Forderungsmanagement. Doch in guten Zeiten, wenn das Konto gut gefüllt ist, wird dieses Thema gerne schon mal vernachlässigt. In schlechten Zeiten rächt sich diese Einstellung schnell. Denn jetzt auf die Schnelle den Überblick zu bekommen und der neuen Situation entsprechend zu handeln, ist für viele nicht einfach.
Offene Rechnungen kennen und handeln
Dreh- und Angelpunkt eines professionellen Forderungsmanagements sind offene Zahlungen. Fragt man Malerunternehmer nach dem aktuellen Euro-Betrag der noch nicht von den Kunden gezahlten Rechnungen, schaut man oft in ratlose Gesichter. Doch Bauchgefühl ist hier völlig fehl am Platz. Werden offene Rechnungen nicht zügig beglichen, fehlt auf dem Konto Geld. Geld, das dem Unternehmen zusteht. Fehlendes Geld ist aber immer eine Gefahr für die betriebliche Liquidität. Malerunternehmer, die das verstanden haben, kennen den offenen Rechnungsbetrag auf den Cent genau und sie sorgen dafür, dass dieser Betrag so klein wie möglich gehalten wird. Das gelingt aber nur, wenn im Betrieb ein professionelles Forderungsmanagement umgesetzt ist. Wer die nachfolgenden Fragen allesamt sofort beantworten kann, macht bereits vieles richtig. Wer auf die nachfolgenden Fragen nicht sofort eine faktenbasierte Antwort weiß, sollte dringend an seiner Vorgehensweise etwas ändern.
Wie pünktlich zahlen die Kunden?
Jede Rechnung gibt ein Zahlungsziel aus. Das Zahlungsziel ist die Frist, die der Malerbetrieb seinem Kunden zur Zahlung einräumt, zum Beispiel „Zahlen Sie innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung“. Diese Zahlungsfrist ist nicht nur eine Aufforderung, sie dient dem Kunden auch als Orientierung. Das bedeutet konkret: Wird eine sehr lange Frist gewählt, erscheint dies auf den ersten Blick dem Kunden gegenüber zwar sehr freundlich, doch dem Kunden signalisiert dies auch, dass er sich mit der Zahlung Zeit lassen darf. Genau das tut er dann in der Regel auch. Lange Zahlungsfristen verführen den Kunden also dazu, die Rechnung beiseite zu legen, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu begleichen, was dann leider oft völlig vergessen wird. Wie steht es um das Zahlungsverhalten der Kunden? Wie viel Prozent der Kunden zahlt die Rechnung pünktlich und wie viel Prozent tut das nicht. Nur wenn der Malerunternehmer das weiß, dann kann er die Stellschraube drehen und vielleicht Zahlungsfristen entsprechend anpassen oder das Mahnwesen optimieren. Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM liefert dem Malerunternehmer übrigens genau diese Kennzahl auf Knopfdruck, damit er die Zahlungsmoral seiner Kunden stets im Blick hat und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen ergreifen kann.
In diesem Beispiel zahlen sechs Kunden regelmäßig innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung. Wie die Grafik zeigt, sind diese Kunden allein für 75,83 Prozent des Gesamtumsatzes verantwortlich. Sollte der Betrieb Liquiditätsprobleme haben, dürfte dies in vorliegendem Beispiel sicher nicht auf das Zahlungsverhalten der Kunden zurückzuführen sein.
Werden Zahlungseingänge konsequent erfasst?
Zahlt der Kunde, so ist dies auf dem Kontoauszug schwarz auf weiß dokumentiert. Im Malerbüro hat niemand Zeit und Lust, diese Zahlungseingänge im Fakturierungssystem zu erfassen und der Rechnung zuzuordnen. Die Folge ist simpel. Es herrscht im Betrieb überhaupt kein Überblick über die noch offenen Rechnungen. Doch was früher extrem zeitaufwendig war, geht heutzutage alles viel schneller und einfacher als gedacht. Dank der in der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM integrierten Funktion Bankfix© müssen keine Zahlungseingänge auf Kontoauszüge mehr abgetippt werden. Heutzutage findet in jedem Malerbüro ein Onlinebanking-System Anwendung. Der elektronische Kontoauszug, der alle zahlungsrelevante Daten wie Rechnungsbetrag, Kundennummer, Name oder Verwendungszweck enthält, wird einfach in die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM eingelesen und automatisch verbucht. Ein prüfender Blick und das war’s. Die Digitalisierung sorgt für einen echten Zeitgewinn.
Welche Rechnungssummen sind noch offen?
Werden die Zahlungseingänge regelmäßig erfasst, sieht der Malerunternehmer sofort, welche Rechnungen und damit welche Geldbeträge noch offen sind. Je nach Zahlungsziel ist aber nicht jede offene Rechnung schon zur Zahlung fällig. Für einen guten, unternehmerischen Überblick über die sogenannten „Offenen Posten“ kann daher nur eine Auswertung sorgen, die genau diese Fälligkeiten berücksichtigt. Die OPOS-Auswertung der betriebswirtschaftlichen Maler-Software liefert eine solche Auswertung mit grafischer Darstellung auf Knopfdruck. So sieht der Malerunternehmer schnell, wann mit welchen Geldeingängen zu rechnen ist. Die Kenntnis dieser Summen liefert dem Unternehmer wertvolle Informationen für sein weiteres Handeln.
Nicht jede offene Rechnung ist schon zur Zahlung fällig. So steht in unserem Beispiel ein Drittel dieser Rechnungen erst in 28 Tagen zur Zahlung an. Neben dieser prozentualen Verteilung, werden natürlich auch die absoluten Werte, sprich die entsprechenden Rechnungssummen auf dem Bildschirm angezeigt. Mit solchen Grafiken lassen sich schnell bestehende Probleme aufspüren.
Werden offene Rechnungen konsequent angemahnt?
Sind fällige Rechnungen vom Kunden noch nicht bezahlt worden, muss im Malerbüro gehandelt werden. Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM unterstützt das Malerbüro tatkräftig bei der Umsetzung des innerbetrieblichen Mahnwesens. Entsprechend den kaufmännischen Gepflogenheiten sollte der säumige Kunde bis zu drei Mahnungen erhalten. Die Mahnintervalle können betriebsseitig festgelegt werden, sollten aber nicht zu großzügig bemessen werden. Das System kennt die Mahnstufe und erstellt auf Knopfdruck das entsprechende Mahnschreiben an den Kunden. Das in der Software integrierte Mahnwesen verhilft so schnell und ohne Zeitaufwand den säumigen Kunden auf die Sprünge.
Mit der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM hat der Maler offene Rechnungen stets im Blick und das integrierte kaufmännische Mahnwesen sorgt für ein optimiertes Forderungsmanagement.
Werden Sicherheitseinbehalte zum richtigen Zeitpunkt angefordert? Werden Bürgschaftsurkunden zum Rückgabezeitpunkt zurückgefordert?
Oft sträflich vernachlässigt wird der Umgang mit Sicherheitseinbehalten. Aus den Augen aus dem Sinn, so könnte vielfach die Arbeitsweise beschrieben werden, die in so manchem Malerbüro vorherrscht. Doch hier schlummert bares Geld, das dem Unternehmen zusteht und das zum richtigen Zeitpunkt eingefordert werden muss. Wurde der Sicherheitseinbehalt durch eine Gewährleistungsbürgschaft abgelöst, gilt das Gleiche für die Rückforderung der Bürgschaftsurkunde. Sie ist ebenfalls am Ende des Gewährleistungszeitraums sofort anzufordern. Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM sorgt dafür, dass das Anfordern von Sicherheitseinbehalten oder Bürgschaftsurkunden nicht vergessen wird.
In der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM gibt es für jeden Auftrag eine „Projektauskunft“. Hier sind alle wichtigen Informationen zur bestehenden Sicherheitsleistung oder der Ablösung durch eine Bürgschaft zu hinterlegen.
Digital geht’s schneller
Ein wichtiger Bestandteil der Liquiditätssicherung ist der professionelle Umgang des Betriebs mit offenen Forderungen. Hier ist konsequentes Handeln gefragt. Der Betrieb hat seine Leistung schon erbracht. Jetzt ist es für den Kunden Zeit, seine vereinbarte Gegenleistung zu erbringen. Ein professionelles Forderungsmanagement ist weit mehr als der tägliche Blick aufs Konto. Mit digitalen Werkzeugen wie der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM lässt sich ein betriebliches Forderungsmanagement schnell integrieren und ohne großen Zeitaufwand umsetzen und zum Ziel führen.
