Fehlervermeidung im Büro: Wissen, was der Chef macht

Fehlervermeidung im Büro: Wissen, was der Chef machtDer Chef ist der Mittelpunkt des Unternehmens. Das ist zweifelsohne in jedem Betrieb so – auch im Maler- und Stuckateurbetrieb. Er gibt den Ton an, erteilt Anweisungen und gibt Regeln aus. Bei ihm laufen alle Fäden zusammen – Fäden von der Baustelle und aus dem Büro. Doch er kann nicht immer und überall zugleich sein. Er führt Beratungsgespräche beim Kunden vor Ort, zieht Aufträge an Land, managt die Auftragsabwicklung, arbeitet teilweise noch auf der Baustelle mit, kümmert sich um die ganze Unternehmensbürokratie, fährt auf Fortbildung und so weiter und so fort. Das alles ist fast gar nicht zu schaffen. Bunkert der Chef dann obendrein noch Wissen, über das nur er verfügt, kann sich schnell Chaos breit machen.

Chefwissen teilen und abgeben
Oft ist in den Betrieben gar nicht klar, wo „der Hase im Pfeffer“ liegt, wenn mal wieder was schief gelaufen ist. Es ist nicht ausschließlich die Vielfalt der Aufgaben, die den Chef überlasten. Oft fehlt es an der richtigen, betrieblichen Kommunikation. Ist der Zettel mit den notierten Rückrufwünschen verschiedener Kunden auf dem Schreibtisch verloren gegangen oder wurde der Baustellentermin mit dem Architekten verschwitzt, da nur der Chef Zugriff auf seinen Online-Kalender hat, dann ist das eine Frage der Organisation. Werden Sonderwünsche des Kunden dem Büro nicht mitgeteilt und erhält der Kunde das Angebot nicht wie gewünscht per E-Mail, sondern erst zwei Tage später per Post, so ist auch das eine Frage der Organisation.

Chef und Büro: Kommunikation ist das A und O
Das Büro muss stets auf dem Laufenden sein. Digitale Werkzeuge unterstützen heutzutage Chef und Büro in ihrem kommunikativen Austausch. Ist der Chef unterwegs, hat er sein Smartphone immer dabei. Nutzt er im Büro die Branchensoftware C.A.T.S.-WARICUM sind für ihn mobil alle relevanten Kundendaten, seine Termine und anstehenden Aufgaben in der App VerA verfügbar. Ein Signalton erinnert ihn an die bevorstehende Baubesprechung und die Mitarbeiter im Büro können den Terminkalender ebenfalls einsehen, selbstverständlich ohne die vom Chef als privat gekennzeichneten Termine. Privat bleibt eben privat. Eilige Rückrufwünsche plant der Büromitarbeiter sofort digital und diese landen umgehend auf dem Smartphone. Sonderwünsche des Kunden oder individuelle Absprachen werden noch auf der Baustelle in der digitalen Kundenakte notiert und sogleich weiß auch jeder Mitarbeiter im Büro Bescheid. Ist der Chef in einer Baubesprechung und sagt ein Kunde einen Folgetermin ab, wird dies im Büro einfach ins System erfasst und schon ist auch der Chef unterwegs im Bilde.   

Insellösungen und Medienbrüche vermeiden
Der Vorteil dieser Arbeitsweise liegt klar auf der Hand. Der Betrieb nutzt mit der Maler-Software im Büro und der mobilen App für unterwegs nur einen einzigen Kommunikationskanal. Betriebe, die via E-Mail, SMS oder Instant-Messenger kommunizieren, um wichtige Informationen weiterzugeben und  Betriebe, die für das Terminmanagement einen separaten Kalender nutzen, bedienen unterschiedliche, grundverschiedene Kommunikationskanäle. Nicht nur, dass die einzelnen Kanäle stets im Blick zu behalten sind, die Zusammenführung der einzelnen Informationen ist ebenfalls enorm zeitaufwendig und umständlich. Denn eins ist zu bedenken: Die Branchensoftware mit den digitalen Akten für Kunden, Lieferanten, Projekte und Planer ist Dreh- und Angelpunkt eines jeden guten Büromanagements. Am Ende eines Tages muss die Branchensoftware daher das Tagesgeschehen abbilden. Mit der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM und der mobilen App VerA ist alles schon da, wo es hingehört. Jede Notiz, jede Aufgabe, jeder Termin ist in den digitalen Akten der Maler-Software dokumentiert. Medienbrüche werden so vermieden. Malerbetriebe, die so arbeiten, nutzen ein Kommunikationskonzept, das auf sie zugeschnitten ist. Das ist das Arbeitsprinzip von C.A.T.S.-Soft, dem Softwarespezialisten für Maler und Stuckateure.  

Mehr Informationen zu dem mobilen Büro in der Hosentasche gibt’s hier: Die Chef-App VerA