Das Aus für den Pendelordner – die intelligente Schnittstelle zum Steuerberater

Das Aus für den Pendelordner – die intelligente Schnittstelle zum Steuerberater

Wer kennt ihn nicht, den Pendelordner, der in regelmäßigen Zeitabständen und fristgerecht zusammengestellt ins Steuerbüro gefahren wird. Bei dieser veralteten Arbeitsweise rümpfen nicht nur Klimaschützer und Umweltaktivisten die Nase. Neben Fahrtkosten fällt auch jede Menge Arbeitszeit an, die sinnvoller genutzt werden könnte als auf der Straße Papierbelege vom Malerbetrieb in die Steuerkanzlei zu fahren und irgendwann wieder abzuholen.

Heutzutage lassen sich alle relevanten Daten und Belege sicher und schnell an den Steuerberater digital übertragen. Mit den in der betriebswirtschaftlichen Malersoftware C.A.T.S.-WARICUM integrierten Schnittstellen geht das ganz einfach und schnell.

Buchführung leicht gemacht
Viele Steuerbüros arbeiten mit der DATEV eG, einem IT-Dienstleister für Steuerberater, zusammen. Je nachdem welches DATEV-Programm der Steuerberater nutzt, kommt die entsprechende Schnittstelle zum Zug. Der Steuerberater entscheidet also in welchem DATEV-Format ihm die erforderlichen Journaldaten und Belege zur Verfügung gestellt werden. Noch weit verbreitet ist das klassische DATEV CSV-Format, zum Beispiel in Verbindung mit dem DATEV Programm Kanzlei Rechnungswesen. Hierbei werden die buchungsrelevanten Daten des Rechnungseingangsjournals, des Rechnungsausgangsjournals und des Kassenbuchs an den Steuerberater übermittelt. Auf Wunsch können auch die in den Journalen zugeordneten digitalen Belege direkt mit übergeben werden. Seit einiger Zeit bietet die DATEV auch eine Cloud-Anwendung, DATEV Unternehmen Online, für Betriebe, über die sie die Buchführungsdaten und digitale Belege mit der Steuerkanzlei austauschen können. Nutzt der Malerbetrieb die DATEV Cloudlösung, kann er über die DATEV XML Online Schnittstelle die in der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM bereits vorkontierten Rechnungen übertragen. Die Schnittstelle verknüpft automatisch den digitalen Beleg mit den im Betrieb zusätzlich erfassten Informationen. Das bedeutet für den Steuerberater eine weitere Zeitersparnis.

Lohn leicht gemacht
Der Steuerberater erledigt nicht nur die Buchführung, sondern vielfach auch die Lohnabrechnung. Oberstes Ziel ist auch hier der optimale Datenfluss, das heißt die Vermeidung von Doppelt- und Mehrfacherfassungen. Malerbetriebe, die mit der Zeiterfassung CATSbauzeit schon auf der Baustelle Stundenzettel digital erfassen, haben es besonders einfach. Sind die Zeiten auf der Baustelle erfasst, muss niemand mehr etwas abtippen. Einmal erfasst, fließen die digitalen Stundenzettel automatisch in die betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM, mit der der Malerbetrieb ebenfalls die gesamte Baustellenplanung, die Baustellensteuerung und das Baustellencontrolling abwickelt. Quasi als „Abfallprodukt“ entstehen hier die für die Lohnabrechnung benötigten Summen. Die aufbereiteten Daten werden nur noch mit in C.A.T.S.-WARICUM integrierten Schnittstelle „LODAS für DATEV“ oder „DATEV Lohn und Gehalt“ elektronisch an den Steuerberater übermittelt. Mit dieser Vorgehensweise werden aufwendige Tipparbeiten sowie ärgerliche Eingabefehler vermieden und zusätzlich jede Menge Zeit und somit letztendlich Kosten gespart.

Intelligente Schnittstellen erleichtern nicht nur die Arbeit, sie sind auch gut fürs Klima und die Umwelt.

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