Der perfekte Zahlungsfluss: Warnhinweis schützt vor Vergessen

Der perfekte Zahlungsfluss: Warnhinweis schützt vor Vergessen

Jedes Unternehmen muss immer und regelmäßig seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommen. Die fristgerechte Zahlung der Außenstände hat einen direkten Einfluss auf die Liquidität des Unternehmens und auf den Unternehmensgewinn, wenn über die Inanspruchnahmen von vereinbarten Skonti Kosten eingespart werden. Nicht zu unterschätzen ist auch, dass die fristgerechte Zahlung für die Kreditwürdigkeit des Unternehmens immens wichtig ist. Das wiederum kann sich bei Kreditverhandlungen mit der Hausbank und damit auf eventuelle Zinssätze unmittelbar bemerkbar machen. Je schneller der Betrieb also seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommt, desto besser. So lässt sich Geld sparen.   

Das Ziel: Chefentlastung im Büro
Doch häufig zeigt sich im Malerbüro folgendes Bild: Lieferantenrechnungen bleiben unbearbeitet liegen. Und das, obwohl das Bankkonto im Plus liegt. Der Grund liegt vielmehr in der Arbeitsüberlastung des Chefs. Während in größeren Betrieben die Buchhaltung für die fristgerechte Begleichung von Lieferantenrechnungen Sorge trägt, ist dies in kleineren Handwerksbetrieben Aufgabe des Inhabers. Dessen Zeit ist knapp bemessen und so bleiben offene Rechnungen schon mal unbeabsichtigt liegen. Denn auch wenn durch Online-Banking der Weg zur Hausbank gespart wird, bedeutet die Ausführung von Überweisungen für viele Betriebe noch immer einen nicht unerheblichen Zeitaufwand. Doch das muss nicht sein wie die Arbeit mit der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM zeigt. Nicht nur die umständliche Eingabe langer Zahlenreihen ist hier Schnee von gestern. Beim digitalen Malerbetrieb greift vielmehr ein Rädchen ins andere. Die Zahlungsabwicklung erfolgt quasi auf Knopfdruck. Und das geht so:

Optimaler Datenfluss dank Digitalisierung
Bereits bei der Erfassung der Eingangsrechnung kann automatisch ein Zahlungsvorgang erzeugt und für die eigentliche Bezahlung per Überweisung terminiert werden. Die benötigten Zahlungsdaten wie die Bankverbindung werden dabei automatisch aus den Lieferantendaten herangezogen – einmal hinterlegt, immer verfügbar. Die Malerbetriebe, die ihre Lieferantenrechnungen bereits elektronisch als ZUGFeRD-Dateien erhalten, haben es noch leichter, denn sie müssen gar nichts mehr per Hand eingeben. Alle Daten werden aus der Rechnung und den hinterlegten Stammdaten gelesen und mit wenigen Klicks verarbeitet.

Warnhinweis bei überfälligen Zahlungsvorgängen
Doch damit nicht genug. Die Software denkt mit: Damit die anstehenden Zahlungen fristgerecht den Weg ins Online-Banking finden, erinnert die betriebswirtschaftliche Malersoftware C.A.T.S.-WARICUM automatisch an anstehende Zahlungsvorgänge und gibt einen Warnhinweis bei überfälligen Zahlungsvorgängen aus. Damit kann bei konsequenter Nutzung der Software nie mehr eine Zahlung vergessen und somit ein Skontoabzug verloren gehen.

Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM mit integriertem Zahlungsverkehr

Im Zahlungsverkehr der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM zeigen farbige Smileys dem Anwender, welche Rechnungen zur fristgerechten Zahlung anstehen und welche längst überfällig sind. Bei konsequenter Softwarenutzung sollte der Anwender nur grüne Smileys vorfinden. Das spart ihm viel Ärger mit seinen Lieferanten. 

Hand in Hand: Malersoftware und Onlinebanking  
Mit wenigen Klicks werden die anstehenden Zahlungsvorgänge an das Onlinebanking übergeben. Durch den Standard der SEPA-XML-Datei ist dabei die Unabhängigkeit von der Bank gegeben. Die Übergabe funktioniert daher in der Regel mit jedem Bankingclient (SFIRM, GenoCash usw.) und auch mit der Banking-Website der Bank, die entsprechende Importfunktionen bereitstellt.

Bei der Zahlungsfreigabe sorgen umfangreiche Sortier- und Filterfunktionen dafür, dass auch bei einer Vielzahl von Zahlungsvorgängen der Überblick nicht verloren geht. Fällige Zahlungen sind direkt ersichtlich und die für die Überweisung nötige Summe steht jederzeit zur Verfügung. Damit ist eine Aufteilung von Zahlungen auf verschiedene Geschäftskonten ebenfalls ganz einfach abwickelbar. Und wenn sich einmal bei der Rechnungszahlung eine Frage zur Lieferantenrechnung stellt, so steht über das integrierte Dokumentenmanagement der digitale Beleg direkt zur Verfügung. Das spart Zeit und unnötigen Suchaufwand!

Zahlungsdokumentation schützt vor Doppelüberweisung
Da eine durchgeführte Zahlung von der betriebswirtschaftlichen Maler-Software direkt an das Rechnungseingangsjournal zurückgemeldet wird, ist jederzeit ersichtlich, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche noch nicht. Das sorgt jederzeit für den perfekten Überblick. Durch die Hektik des Alltags verursachte Doppelüberweisungen gehören damit der Vergangenheit an.

So arbeitet der digitale Malerbetrieb 4.0 heute!