Der Aktenschrank wird digital: Im Malerbüro der Infoflut Herr werden

Der Aktenschrank wird digital: Im Malerbüro der Infoflut Herr werden

Das Tagesgeschäft hat sich in den letzten Jahren in einem klassischen Malerbüro stark verändert. Die Zeiten sind nicht nur schnelllebiger geworden. Es stehen auch deutlich mehr Informationen in unterschiedlicher Form zu Verfügung. Das Büro wird teilweise täglich damit überflutet. Kostenvoranschläge, Rechnungen, Baupläne, Baustellenfotos, technische Merkblätter, Preislisten vom Handel und viele andere Dinge flattern fast täglich ins Malerbüro. Früher, zu Zeiten von Papier, wurden diese Dokumente in einem Projektordner oder einer  Kunden- oder Lieferantenakte fein säuberlich abgeheftet. Heutzutage kommen diese „Papiere“ fast alle in einem digitalen Format daher. Sie werden auch nicht mehr vom Postboten geliefert, sondern erreichen das Malerbüro per E-Mail, Download oder Speicherstick. Und genau das ist in vielen Büros häufig ein Problem.

Keinen „digitalen Müll“ produzieren
Während man früher bei Papierbelegen quasi zur Ablage gezwungen war, wenn sich auf dem Schreibtisch keine Papierstapel bilden sollten, ist zu beobachten, dass heutzutage die unterschiedlichen digitalen Transportwege zu mehr Bequemlichkeit im Büro führen. Frei nach dem Motto „Das befindet sich alles in meinem Computer“ verbleiben ein Teil der digitalen Papiere im elektronischen Postfach, ein Teil der Papiere wird lokal gespeichert und die Baustellenfotos werden irgendwo im Netz abgelegt. Das Problem liegt auf der Hand: Wird im Büro ein bestimmter Beleg benötig, wird oft lange gesucht und nichts gefunden. Hat sich jeder Büromitarbeiter sogar sein eigenes Ablagesystem „gestrickt“, auf das niemand, nicht einmal der Chef Zugriff hat, wird die Situation besonders dramatisch. Der eine oder andere wird diese bittere Erfahrung schon gemacht haben. Ohne ein einheitliches Ordnungssystem entsteht im Betrieb schnell Chaos. Es entsteht „digitaler Müll“, den niemand im Büro mehr überblickt. Das Auffinden der gesuchten Informationen wird zu einem Suchspiel.  

Viele Wege – ein Ordnungssystem
Wie also kann dieses wichtige Datenmaterial so archiviert werden, dass es bei Bedarf schnell wieder zur Hand ist –  und zwar ohne langwieriges Suchen? Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM verfügt über ein Archivierungssystem, in dem Informationen entsprechend ihrer Zugehörigkeit dort hinterlegt werden, wo sie hingehören. Das erlaubt es, sie auch sofort wieder zur Hand zu haben, wenn sie benötigt werden. Dabei orientiert sich die Software an den bekannten Ablagesystemen aus Papierzeiten. So ist kein Umdenken im Büro erforderlich. Alles ist im Zugriff, und das gilt für alle Mitarbeiter im Büro. So wird von jedem Büromitarbeiter schnell gefunden, was gesucht wird.  

Der digitale Aktenschrank
Für Infos zu Bauprojekten wie zum Beispiel Pläne, Bilder, Verträge, Preislisten oder andere externe Details, ein spezielles Bauvorhaben betreffend, steht eine digitale Projektakte für die Archivierung zur Verfügung. Alle Elemente werden einfach und schnell in der entsprechenden Projektakte dieses Bauvorhabens hinterlegt. Jedes Bauvorhaben verfügt automatisch über den digitalen Ordner, der alle Informationen verwaltet. Auch Dokumente, die von der Maler-Software direkt erstellt werden wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Angebote werden hier völlig automatisch abgestellt. Natürlich verfügt die Malersoftware auch für jeden Kunden über eine elektronische Akte. Hier laufen alle Informationen und Belege, den Kunden betreffend, zusammen. Gleiches gilt auch für die digitale Lieferantenakte.

Digitalisierung hat Mehrwert
Egal, ob es sich um externe Dokumente handelt oder von der Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM erstellte Belege, alles ist dort abgelegt, wo es hingehört. Der Ablageort ist klar definiert. Projektakten, Kunden- und Lieferantenakten sowie ein Rechnungseingangsjournal sind jedem Büromitarbeiter noch aus Papierzeiten bestens bekannt und werden daher auch in elektronischer Form von jedem schnell verstanden. Das in der Maler-Software integrierte, digitale Ablagesystem verwahrt alles dort, wo es hingehört. So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.