Wer sich auf deutschen Baustellen umschaut, stellt schnell fest: Der Arbeitsalltag wird bei Chefs und Führungskräften noch immer von Papier und Stift dominiert. Obwohl jeder ein neues und schickes Smartphone sein Eigen nennt, kommen diese digitalen Helfer nur rudimentär zum Einsatz. Dabei können diese mobilen Geräte mit der richtigen App so viel mehr leisten und zu einer effektiven Arbeitsentlastung beitragen.
Wer häufig auf Baustellen unterwegs ist, weiß, wovon die Rede ist. Jede Baustelle ist anders. Auf der einen Baustelle ist die Tapete komplett entfernt worden, doch der darunter liegende Putz weist größere Setzrisse auf. Als Untergrund für eine dekorative Wandgestaltung ein No-Go. Bei einer anderen Baustelle ist der Estrich noch so feucht, dass unmöglich am nächsten Vormittag der beauftragte Boden, so wie vom Auftraggeber gefordert, verlegt werden kann. Eine Bedenkenanmeldung ist unumgänglich. Auf der nächsten, bereits fertig gestellten Baustelle löst sich die Tapete von der Wand. Ein paar Fotos zu Dokumentationszwecken, um eine Mängelanzeige beim Hersteller bzw. Vorlieferanten abzusetzen, ist hier das Mittel der Wahl. Derlei Beispiele gibt es viele. Natürlich können hier wie in der guten alten Zeit ein paar Notizen auf Papier gekritzelt weiterhelfen. Und ein paar Fotos sind auch mit jedem Handy schnell geschossen. Doch professionelles Arbeiten heißt zeitsparendes Arbeiten und genau das geht anders.
Wichtig ist, dass alles, was auf der Baustelle notiert oder fotografiert wird, auch zugleich in der entsprechenden digitalen Kunden- oder Projektakte landet, und das am besten in Echtzeit. Genau so arbeitet die Chef-App VerA, die daher für unterwegs der ideale digitale Chef-Begleiter ist. VerA steht für VERnetztes Arbeiten und genau das zeichnet die App aus. Im Zusammenspiel mit der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM tauscht sie alle Informationen in Echtzeit aus. In den eingangs erwähnten Beispielen ruft der Chef einfach die entsprechende Checkliste in VerA auf. Mit dieser kann er nicht nur alles schnell und perfekt dokumentieren. Checklisten haben zudem den Vorteil, dass nichts vergessen wird, auch wenn es mal wieder stressig zugeht.
Auf der Baustelle mit den Setzrissen greift der Chef zur digitalen Checkliste „Untergrundprüfung“ und hält dort alle wichtigen Informationen fest. Er hinterlegt dort auch noch ein Foto zur Dokumentation der vorgefundenen Situation vor Ort.
Zurück im Büro bearbeitet der Chef den Vorgang sogleich weiter und informiert den Kunden, denn die Risse müssen saniert und dauerelastisch verschlossen werden. Ein Nachtrag ist schnell erstellt und alles ist perfekt dokumentiert. Die Checkliste ist stets zur Hand, denn die hat schon völlig automatisch den Weg in den Büro-PC und dort in die Maler-Software gefunden. Hier ist sie gut archiviert und jederzeit einsehbar.
Auf der Baustelle mit dem Estrich-Problem, ist der Fall klar. Der Chef greift sogleich zur Checkliste „Bedenkenanmeldung“. Mit dieser erfasst er alle wesentlichen Punkte, die in eine Bedenkenanmeldung gehören. Da die mit VerA erstellten Checklisten automatisch im Büro landen, kann die Bürokraft bereits eine Bedenkenanmeldung vorbereiten, noch bevor der Chef zurück ist. Denn mit den Informationen aus der Checkliste und dem Musterschreiben „Bedenkenanmeldung“ aus dem Office-Center der Maler-Software verfügt sie über alle wesentlichen Informationen und Formulierungen und kann das Schriftstück schnell erstellen.
Nicht anders verhält es sich mit dem Beispiel der sich ablösenden Tapete. Die mit VerA zur Dokumentation und zu Beweiszwecken geschossenen Fotos landen ebenfalls in Echtzeit im Malerbüro, in der digitalen Projektakte der Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM. So sind sie jederzeit für den Chef und sein Büropersonal im Zugriff und können einer Mängelanzeige per E-Mail oder als Ausdruck als Anlage beigefügt werden.
Und mal Hand aufs Herz: Wie oft wurde im Nachgang einer Auftragsbesprechung oder einer Baubesprechung schon mal etwas vergessen, weil es irgendwo notiert wurde und dann nicht mehr auffindbar war. Daher gibt es auch dafür entsprechende Checklisten, sodass alles notiert und in der digitalen Projektakte dauerhaft archiviert ist. Zurück im Büro ist die Terminnachbearbeitung nur noch ein Kinderspiel.
Die erwähnten Checklisten sind Umfang des vom Softwarehersteller C.A.T.S.-Soft bereitgestellten Musterkatalogs. Die Checklisten können von dem Anwender bei Bedarf individuell geändert, ergänzt und sogar neue Checklisten ganz easy hinzugefügt werden. Wichtig zu wissen ist, dass die auf der Baustelle mit VerA erfassten Checklisten und „geschossenen“ Fotos im Büro automatisch beim richtigen Projekt archiviert werden. So wird nicht nur jede Menge Arbeit gespart und Doppel- und Mehrfacherfassungen vermieden. Die Checklisten dienen auch Dokumentationszwecken und werden daher in der entsprechenden Projektakte archiviert. Und wer mit Checklisten arbeitet, behält stets den Überblick, egal wie stressig es mal wieder ist. Denn wer mit Checklisten arbeitet, vergisst so schnell nichts.
Natürlich kann die App VerA noch viel mehr als nur digitale Checklisten. Einen kleinen Geschmack auf das, was die Chef-App sonst noch so kann, lesen Sie in dem Artikel: Als Chef mobil unterwegs: Die vier entscheidenden Praxisanforderungen