Außenstände im Blick: Forderungsausfälle vermeiden – Liquidität sichern

Außenstände immer im Blick: Forderungsausfälle vermeiden – Liquidität sichern

Es ist vollbracht. Das Werk ist abgenommen. Die Rechnung ist geschrieben. In Zeiten voller Auftragsbücher nehmen Teil- und Schlussrechnungen überhand. Da heißt es für große und kleine Malerbetriebe, den Überblick nicht zu verlieren. Denn nicht die Rechnung sichert die Liquidität des Betriebs, sondern allein die Zahlung des Kunden. Fließt kein Geld aufs Firmenkonto, kann dies die betriebliche Existenz gefährden und das sogar bei einer guten Auftragslage.

Geld muss fließen
Erst wenn der Kunde die Rechnung bezahlt hat, ist der Auftrag wirklich abgeschlossen und kann zu den Akten gelegt werden. Daher müssen Malerbetriebe jeder Betriebsgröße zu jeder Zeit den absoluten Überblick über ausstehende Forderungen haben. Sie sind Grundlage für ein schnelles Handeln und ein funktionierendes Mahnwesen. Oft reicht schon ein freundliches Telefonat mit dem Kunden oder eine nette Zahlungserinnerung, die den Kunden zur schnellen Begleichung der Rechnung veranlassen. Nicht immer halten Kunden Zahlungen böswillig zurück. Häufig hat der Kunde sie schlichtweg vergessen oder die Rechnung ist auf dem Postweg verloren gegangen. In solchen Fällen wird der Malerbetrieb ohne ein professionelles Mahnwesen lange auf sein Geld warten können und damit seine Liquidität gefährden.

Offene Rechnungen verwalten
Eine professionelle Offene-Posten-Verwaltung ist heutzutage in jeder guten Branchensoftware vorhanden. In der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM werden alle Ausgangsrechnungen automatisch in die Verwaltung der offenen Posten übernommen. So hat der Betrieb jederzeit den Überblick über noch ausstehende Zahlungen. Wird das Zahlungsziel überschritten, können auf Knopfdruck Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch erstellt werden. Sogar der Abgleich der Zahlungseingänge auf dem Bankkonto mit den erstellten Rechnungen erfolgt mit der integrierten BankFIX-Funktion völlig automatisiert. Elektronische Kontoauszüge des Online-Banking-Systems werden ganz einfach in die Offene-Posten-Verwaltung der Maler-Software eingelesen. Jeder Zahlungseingang wird automatisch der entsprechenden Rechnung zugeordnet und ausgeglichen. Das zeitaufwendige Durchforsten von Kontoauszügen und das zeitaufwendige manuelle Buchen der Geldeingänge entfällt. So wird jede Menge Zeit im Büro gespart. Gleichzeitig ist ein aktueller Überblick über alle offenen Rechnungen garantiert. Durch das integrierte Mahnwesen lassen sich Forderungsausfälle auf ein Minimum reduzieren. Diese einfache Vorgehensweise ist ein nützliches Mittel zur Liquiditätssicherung.

So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.