Mit digitaler Planung Kosten im Griff haben

Büro & Baustelle: Mit digitaler Planung Kosten im Griff haben

Die Digitalisierung ist das beherrschende Thema schlechthin. Wir alle leben schon längst in einer immer weiter fortschreitenden digitalen Welt – und die macht natürlich auch vor dem Handwerk nicht Halt. Im Gegenteil, gerade hier liegt für Betriebe eine große Möglichkeit, sich am Markt fortschrittlich zu platzieren und dadurch enorme Potenziale im Unternehmen frei zu setzen.

Viele stecken in ihren Bemühungen noch ganz am Anfang. Denn allein der bloße Einsatz von digitalen Arbeitswerkzeugen macht noch lange keinen digitalisierten Betrieb aus. Dafür bedarf es Prozesse, die ineinander greifen, einander bedingen und die auf ganzer Linie im Unternehmen Vorteile bringen, wie Zeitersparnis, Ressourcenschonung und Mitarbeiterentlastung. Es muss ein Workflow entstehen, der einmal erfasste Informationen intelligent weiterleitet und sie an anderer Stelle automatisiert verfügbar macht.

Gerade im Maler- und Stuckateurbetrieb gibt es einige Arbeitsweisen, die sich optimieren lassen und die dazu führen, dass man mit digitalen Prozessen eine Menge Zeit und dadurch letztendlich vor allem eine Menge Geld einsparen kann.

Digitaler Workflow im Malerbüro
Das „papierlose Büro“, von dem immer wieder die Rede ist, ist durchaus keine Modeerscheinung. Viele Betriebe setzen den Wunsch nach weniger Papierverbrauch bereits sukzessive um. Die Digitalisierung macht‘s möglich. Die gesamte Bürokommunikation und -archivierung lässt sich digital abbilden. Das betrifft nicht nur den Emailverkehr, sondern generell alle Dokumente, die ein Malerbüro erreichen wie Rechnungen, Lieferscheine, Baupläne und vieles mehr. In diesen Betrieben sinkt nicht nur das Papieraufkommen, was gerade vor dem Umweltgedanken eine durchaus relevante Rolle spielt. Es werden zudem auch andere wichtige Ressourcen eingespart und Prozesse optimiert.

Dokumente werden, wenn benötigt, schnell gefunden. Eine aufwendige Sucherei entfällt, bedingt durch eine intelligente Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem. Zudem können digitale Belege direkt mit entsprechenden Softwarelösungen weiterverarbeitet werden und bedürfen keiner langwierigen Doppelerfassung mehr. Ganz zu schweigen von der Fehlerrate, die sich unweigerlich beim Abtippen einschleicht. Zudem sind weitaus weniger Personen an einem Vorgang involviert. Das spart Zeit und Mitarbeiterressourcen gleichermaßen und sorgt für ein aufgeräumtes Büro.

Doch im Malerbüro ist noch lange nicht Schluss. Eine konsequente digitale Arbeitsweise ermöglicht natürlich auch, digitale Belege in einem Datenaustausch an Dritte zu übermitteln. So freut sich beispielsweise der Steuerberater, wenn ihm alle relevanten Daten digital übermittelt werden, anstatt diese in einen unendlichen Wust an Papierbelegen zu liefern. Auch das spart Zeit und Ressourcen und schont den Geldbeutel, wenn die Rechnung des Steuerberaters günstiger ausfällt.

Digitaler Workflow auf der Baustelle
Selbstverständlich ist eine digitale Arbeitsweise nicht allein auf das Büro beschränkt, bloß weil dort ein PC bereitsteht. Auf Baustellen lösen digitale Werkzeuge althergebrachte Arbeitsweisen ab.  Das Smartphone, das ohnehin jeder Mitarbeiter zur Hand hat, ist hierbei ein guter Helfer. Arbeitszeiten und Materialverbräuche werden digital erfasst, Aufmaße digital erstellt, Ressourcen digital geplant, Geräte digital für Baustellen reserviert. Und der Chef ist über das Smartphone auch dann im Bilde über das Tagesgeschäft, wenn er unterwegs ist. Das sind nur einige Beispiele – und dennoch, sie schaffen extreme Vorteile für alle Abläufe im Unternehmen.

Büro und Baustelle als digitale Einheit
Wichtig ist die Erkenntnis, dass Büro und Baustelle nicht getrennt voneinander betrachtet werden dürfen. Sie gehören unweigerlich zusammen. Denn Arbeitsprozesse, die im Büro digital vorbereitet werden, schaffen auf der Baustelle eine bessere Organisation und optimieren dort die Abläufe erheblich. Wenn im Umkehrschluss dann die Informationen von der Baustelle automatisiert zurück ins Büro laufen, ist der digitale Workflow perfekt.

Bei einer durchgängig und kontinuierlich digital geführten Kalkulation und Planung einer Baustelle im Vorfeld, steht nicht nur der Material- und Zeitbedarf fest, sondern auch welche Geräte wann, wo und wie lange für die Arbeiten benötigt werden. So banal es klingen mag, aber ein Mitarbeiter weiß dann genau, was er zu tun hat, von welchem Material wie viel auf die Baustelle muss, welche Geräte eingepackt werden müssen, wer mit im Team vor Ort arbeitet. Das spart Rückfragen beim Chef, Leerfahrten zum Lieferanten, um Kleinigkeiten zu holen, die vergessen wurden und es vermeidet generell eine Menge Unruhe bzw. Arbeitsstopps, die durch Fehlplanungen häufig entstehen. Unterm Strich spart diese digitale Vorgehensweise Zeit und Geld.

Die perfekte Connection
Gelangen die auf der Baustelle erfassten Daten automatisiert zurück ins Büro, kann man von einer gelungenen Digitalisierung sprechen. Digital erfasste Arbeitszeiten der Mitarbeiter müssen von niemandem im Büro mehr eingetippt, überprüft oder dem richtigen Projekt von Hand zugeordnet werden. Das sollte in einem ordentlich digitalisierten Betrieb die entsprechende Softwarelösung automatisch regeln können. Dasselbe gilt für digital erfasste Aufmaße. Eine derartige Arbeitsweise schafft es, die ausstehende Abrechnung extrem zu optimieren. Sie kann nicht nur zeitnaher, effizienter und genauer erfolgen, sondern bedarf wesentlich weniger Schritte und Aufwand, da alle relevanten Daten bereits vorhanden sind.

Eine konsequente Umsetzung digitaler Abläufe im Unternehmen erleichtert das Tagesgeschäft merklich, schafft einen erheblichen Wettbewerbsvorteil und sorgt für eine Reduzierung der Kosten.